Е. Добронравова - Настольная книга администратора АХО

Практически аналогично выглядит зависимость формата числа и года в коде формата ячейки от количества соответствующих им символов: «D» – это просто число дня месяца, которое может варьироваться от «1» до «31» (перед однозначными числами нуль не дописывается), «DD» – также числовое обозначение дня, но обязательно в виде двузначного числа (то есть перед однозначными числами автоматически дописывается нуль), «DDD» – это буквенное обозначение дня недели через аббревиатуру (например, «Пон» вместо «понедельник»), а «DDDD» – полное буквенное название дня недели (например, «Понедельник»). Стоит заметить, что в данном случае необходимо чётко различать коды «D» и «DD», «DDD» и «DDDD», так первые дают число дня месяца, а вторые – название дня недели. По аналогичной системе различаются обозначения года: если «YY» – это номер года в виде двухзначного числа (например, 99 или 06), то «YYY» – в виде четырёхзначного (например, 1999 или 2006); здесь не так много различных форм, так как общеупотребляемыми формами обозначения номера года являются только две, предусмотренные в коде форматах ячейки.

Код «h» обозначает часы (то есть время) в виде числа от «0» до «23» (перед однозначными числами нуль не добавляется», тогда как код «hh» – в виде двухзначного числа от «00» до «23» (автоматически добавляет нуль перед однозначными числами); коды для минут и секунд обозначаются совершенно аналогично: для минут «m» отображает минуты в виде чисел от «0» до «59», тогда как «mm» – от «00» до «59», для секунд «s» отображает секунды в виде числе от «0» до «59», а «ss» – от «00» до «59». В квадратных скобках «[]» пишутся часы, минуты и секунды тогда, когда их число превышает 23 для часов и 59 для минут и секунд. Сочетания букв типа AM, am, PM, pm, A, a, P, p заставляют программу отображать время в ячейке с таким кодом форматирования в виде двенадцатичасового формата (отсутствие в коде таких буквенных сочетаний приводит к отображению времени в двадцатичетырёхчасовом формате): аббревиатура PM означает «после полудня», тогда как AM – «до полудня». Также следует учитывать то, что в некоторых русскоязычных версиях MS Excel буквенные коды, позволяющие настраивать формат даты и времени, также представлены в виде русских букв: например, «ГГГГ» вместо «YYYY» или «ч» вместо «h».

Однако, несмотря на всю свою бесспорную важность, формат ячеек позволяет лишь настраивать внешний вид ячеек электронной таблицы, тогда как основные функции в работе с MS Excel выполняет строка формул. Именно в ней задаются функции и действия для каждой ячейки, позволяющие использовать данный программный продукт как программное обеспечение для создания и поддержки баз данных и менее масштабных документов (например, смет на какие-либо расходы). В работе с MS Excel очень важен и удобен тот факт, что с помощью формул задаётся зависимость между ячейками, и при внесении каких-либо изменений в данные одной из них результаты формул во всех связанных с ней ячейках пересчитываются и изменяются мгновенно. То есть некоторая последовательность действий, которая описывается формулой в строке формул, фактически становится постоянной процедурой (операцией или функцией), которую, однако, пользователь может настроить или изменить по своему желанию в любой момент. Формула MS Excel может состоять из трёх компонентов: функций, операторов и ссылок на другие ячейки электронной таблицы. Наличие всех трёх компонент в каждой формуле необязательно, например, ссылок на другие ячейки в формуле вполне может не быть, однако либо хотя бы одна функция, либо хотя бы один оператор должен быть, так как в противном случае в такой формуле просто нет смысла. Причём обычно ссылки относят к операторам и называются «операторами ссылок», однако мы рассмотрим их отдельно в силу их существенных функциональных и внешних отличий от других операторов. Следует помнить, что просто введённую в ячейку электронной таблицы последовательность функций и операторов программа не воспримет как формулу, если ввод начинался не с символа «=». Кроме того, при работе с MS Excel необходимо учитывать, что введённая в ячейку формула в ней не отображается – как правило, в ячейку выводится сразу результат выполнения указанной последовательности действия; поэтому простым переписыванием информации, отображённой в ячейке, отредактировать формулу невозможно – такое переписывание просто удалит введённую формулу, полностью заменив содержимое ячейки на новые введённые пользователем данные. Поэтому, чтобы начать редактирование уже введённой в ячейку формулы, нужно, выделив интересующую ячейку, либо нажать клавишу «F2», либо перевести курсор в поле ввода строки формул и начать редактировать формулу там. При создании сложных (составных) формул приходится пользоваться скобками. Во внутреннем языке MS Excel скобки имеют большое значение и выполняют сразу несколько функций: отделяют различные элементы кода друг от друга и позволяют пользователю произвольно менять порядок действий в формуле, руководствуясь тем, что действия в скобках выполняются в первую очередь. Вообще, на порядок выполнения действий формулы влияют все её функции и операции, так как у каждой из них есть своя, вполне определённая очерёдность выполнения, которую можно сравнить с порядком действий в арифметических примерах, где умножение и деление выполняется в первую очередь, а сложение и вычитание – во вторую. Если в ячейке электронной таблицы вместо результата выполнения последовательности действий, указанной в заданной формуле, выводится символ «#» с некоторым специальным кодом, значит, формула была задана некорректно, и это привело к ошибке. Код, указываемый после символа «#», – это тип ошибки и косвенно указание на её местонахождение. Ошибки, встречающиеся при работе с MS Excel, разделяются на следующие типы: деление на ноль (обычно с этой проблемой можно бороться с помощью вставки в формулу проверки, не является ли делитель в формуле равным нулю), неверное число, неверная ссылка, неверное значение, недоступное значение, пустое множество, отсутствие данных, неверные данные. В большинстве случаев ошибки возникает либо из-за введения неверного формата ячеек, либо из-за того, что пользователь не учёл каких-либо вариантов изменения используемых данных и переменных. Вообще, для правильной работы формул в MS Excel в первую очередь необходимо правильно организовать все связи и ссылки между ячейками электронной таблицы документа, чтобы получить готовую структуру, которая сама будет производить все необходимые вычисления сразу же после ввода данных в соответствующие ячейки. Ячейки электронной таблицы, так или иначе используемые в различных формулах, могут быть зависимыми (если в этих ячейках выводится результат, полученный путём применения каких-либо функций и операторов к данным других ячеек – то есть отображаемое содержимое таких ячеек зависит от того, какие данные содержатся в других ячейках), влияющими (если данные из этих ячеек используются в каких-либо формулах для получения результата, выводимого в одной или нескольких других ячейках) или совмещать два этих назначения (если одна и та же ячейка и отображает результат выполнения какой-либо последовательности действий, и участвует в других формулах в качестве влияющей ячейки; например, если некоторая ячейка содержит число, являющееся суммой значений нескольких других ячеек, и это число затем используется в другой формуле, то такая ячейка и зависимая и влияющая). Для облегчения процесса отслеживания связей между ячейками в электронной таблице в MS Excel есть специальная панель инструментов «Зависимости», способная, в частности, выстраивать схемы влияния и зависимости для каждой конкретной ячейки. Ссылки на другие ячейки в данном программном продукте делятся на относительные, условные и смешанные. Если, например, в строке формул для ячейки C1 написать формулу = А1 + В1, то при копировании содержимого ячейки С1 в ячейку С2 MS Excel автоматически изменит в формуле номер строки с «1» на «2», и формула примет вид = А2 + В2; такие ссылки в формулах, автоматически изменяющиеся при копировании, принято называть «относительными» (если изменить не только строку, но и столбец зависимой ячейки при копировании, то в формуле изменятся и координаты столбцов – в данном случае ячейки будут автоматически заменены двумя, стоящими подряд слева и рассматриваемой). Чтобы формула не менялась при копировании в другую ячейку, необходимо перед каждой координатой влияющих ячеек поставить символ «$»; тогда приведённая выше в качестве примера формула примет вид: = $A$1 + $B$1. В этом случае каждая из координат станет строго фиксированной, и формула сохранит свой вид при копировании в любую ячейку. Такие ссылки в формулах называют «абсолютными». Если же в формуле часть координат фиксированные, абсолютные, а часть – изменяющиеся при копировании, относительные, то такие ссылки называют «смешанными». Они удобны тем, что дают пользователю возможность, раскопировав формулу из одной ячейки сразу в несколько, пользоваться полезными возможностями как относительных, так и абсолютных ссылок, заставив, например, ячейку ссылать одновременно на ячейку А1 и ячейку, расположенную слева от рассматриваемой.