Николай Химич - Практическое пособие руководителю как избежать штрафов из-за ошибок кассиров (продавцов)

Итак, каким образом и когда могут возникать проблемы, рожденные вашими сотрудниками. Естественно, они возникают тогда, когда:

√ Вы и Ваши сотрудники не изучили закон 54-ФЗ;

√ когда отнеслись к выбору обслуживающей организации несерьезно;

√ не направили кассира-операциониста (продавца-кассира) на комплексное обучение (отличие комплексного обучения кассира-операциониста от простого обучения, «как нажимать кнопки», – объясним далее в следующих разделах);

√ не разработали у себя необходимый комплект документаций, приказов, инструкций и т. д.;

√ не изучили особенности действий руководителя и кассира-операциониста при проведении проверок;

√ на фирме отсутствует «Инструкция и методические рекомендации» по ведению форм строгой отчетности КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-6, КМ-8, КМ-9;

√ у Вас отсутствует «Методика действий руководящего состава и сотрудников при проведении проверок»;

√ закончился договор на техническую поддержку;

√ у кассира отсутствует удостоверение об обучении работе на ККТ и др.

Однако есть «волшебные таблетки», которые могут предотвратить подобного рода «заболевания». Мы все прекрасно понимаем, что лучше предотвратить болезнь, чем ее лечить.

Поэтому по опыту применения ККТ успешными бизнесменами Вам необходимо обязательно приобрести соответствующую документацию и провести комплекс мероприятий для подготовки к внезапным налоговым проверкам.

Также помните, что, карточка регистрации должна находиться у кассира-операциониста на месте установки ККТ вместе с журналом кассира-операциониста.

Недопустимо, если в карточке регистрации указан один адрес места установки ККМ, а она установлена по другому адресу. Не разрешается использование ККМ, снятых с учета, незарегистрированных или исключенных из Госреестра.

Нужно знать, что организации и ИП, применяющие ККТ, помимо всего прочего, обязаны:

√ применять исправную ККТ, опломбированную маркой-пломбой в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении денежных расчётов;

√ выдавать покупателям при наличных денежных расчетах в момент оплаты, выполненные контрольно-кассовой техникой, кассовые чеки;

√ обеспечивать ведение и хранение документации, связанной с приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ;

√ обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющим проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию;

√ не использовать ККТ, на которой отсутствует или повреждена марка-пломба, отсутствует знак сервисного обслуживания, а также при отсутствии отметок в паспорте ККТ, подтверждающих регистрацию или перерегистрацию в налоговом органе, ввод в эксплуатацию, проверку исправности, ремонт, техническое обслуживание и замену программно-аппаратных средств;

√ эксплуатировать ККТ в фискальном режиме;

√ снимать ККТ с регистрации в налоговых органах в случае прекращении эксплуатации.

При эксплуатации ККТ обязательно ведение таких документов, как «Журнал кассира-операциониста» и «Журнал вызова технических специалистов». Рабочее место кассира должно соответствовать всем требованиям по технике безопасности и электробезопасности.

В начале работы кассир пробивает нулевой чек с целью проверки четкости печатания реквизитов и наличия их на чеке. В конце смены нулевые чеки прикладываются к кассовому отчету.

Если кассир совершил ошибку, пробил неправильный чек и не было возможности «погасить» чек в течение смены, неиспользованный чек актируется по форме КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам».

Ремонтировать блок фискальной памяти запрещено. При его поломке кассовый аппарат отправляется в ремонт в сервисный центр на основании разрешения налогового органа, в котором ККТ находится на учете.

При возникновении неисправности кассир обязан:

1. выключить кассовый аппарат, вызвать представителя администрации и определить характер неисправности;

2. в случае невозможности самостоятельно устранить сбой оформить окончание работы как при окончании смены, а в журнале кассира-операциониста время и причину окончания работы.

Выручка из ККМ по сумме должна четко соответствовать показаниям контрольной ленты и журнала кассира-операциониста.

В конце смены представитель администрации в присутствии кассира снимает показания счетчиков, получает контрольную ленту, подписывает в конце контрольной ленты (распечатке), указав на ней тип и номер ККТ, дневную выручку, дату и время окончания работы, показания счетчиков.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой необходимо выяснить причину расхождений. Старший (главный) кассир после получения всех необходимых документов составляет сводный отчет по форме КМ-6, КМ-7 за текущий день.

По опыту работы бизнесменов для исключения всяких ненужных проблем с полицией и налоговыми инспекторами у Вас в обязательном порядке должны быть разработаны следующие инструкции, приказы и документы:

√ должностная инструкция кассира-операциониста;

√ трудовой договор кассира-операциониста с Предприятием;

√ приказ «Об обязательном применении ККТ при осуществлении денежных расчётов с населением»;

√ приказ «Правила эксплуатации контрольно-кассовой техники на Предприятии»;

√ приказ «Об установлении ответственности кассира-операциониста за нарушение правил применения ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением и за нарушение порядка ведения кассовых операций».

Обычно трудовой договор и должностные инструкции есть практически на всех фирмах, а вот об остальных приказах почему-то руководитель не думает. А ведь эти приказы не только дисциплинируют сотрудников и устанавливают четкие рамки применения ККТ и деятельности кассиров-операционистов (продавцов). Самое главное, что если вдруг на вас будут наложены штрафные санкции, то в соответствии с законами вы сможете взыскать с виновных свои потери.

Самая большая проблема – неуверенность людей. Многих пугают количество проверяющих органов и характер проверок, опасаются дальнейших инициатив правительства по изменению налогообложения. Однако страх и неуверенность можно относительно легко предупредить или вообще устранить. Каким же образом?