Глеб Архангельский - Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений

В результате удалось найти простое и элегантное решение проблемы. Для управления процессом была разработана форма задачи Outlook, определяющая основные параметры отслеживаемого договора.

Руководитель, ставя задачу согласования договора, задает его параметры на вкладке «Контроль» (см. рис. 1).

Рис. 1. Вкладка «Контроль»

После того как руководитель определил предмет договора, контрагента, плановый срок согласования и другие необходимые параметры, задача отсылается исполнителю (см. рис. 2).

Рис. 2. Вкладка «Исполнение»

Сотрудник, получивший задачу на вкладке «Исполнение», видит весь порядок своих действий. Согласовав договор со следующим департаментом, сотрудник ставит соответствующую «галочку» и дату получения согласования.

Все изменения, вносимые исполнителем, автоматически пересылаются руководителю и отображаются в его версии задачи.

У руководителя настроено специальное табличное пользовательское представление, дающее обзор всех договоров (см. рис. 3).

В этом представлении руководитель может в зависимости от ситуации изменять приоритетность договоров, контролировать сроки их согласования, видеть статус договора – с какими департаментами он уже был согласован.

Средства автоматического форматирования Outlook позволили консультантам настроить простую сигнальную систему, выделяющую договоры разными цветами и шрифтами в зависимости от близости планового срока согласования к сегодняшнему дню.

Это простая обзорная матрица сделала процесс согласования договоров управляемым, позволила более жестко ставить сроки и отслеживать их соблюдение.

Александр Селютин сравнивает эту систему с прожектором, который высветил все туманные, неясные стороны работы с договорами и сделал ее полностью прозрачной.

Рис. 3. Обзор всех договоров

Андрей Томилин, руководитель юридического отдела «АЛФ Консалтинг Групп», участник Тайм-менеджерского сообщества

Конечно, каждый человек, начавший пользоваться этой программой, находит в ней что-то свое. Я хочу рассказать о том, что понравилось в Outlook лично мне и что облегчает мою повседневную работу. Когда я открыл для себя MS Outlook 2002, самым важным для меня было то, что программа позволяет хранить в одном файле все данные (или выборку данных по определенным критериям) и переносить их на другой компьютер. В своей повседневной деятельности я очень люблю использовать папку «Заметки», куда собираю свои и чужие мысли, понравившиеся мне цитаты, выдержки из статей в виде заметок с разделением по тематике. С помощью Outlook очень удобно переносить понравившиеся цитаты из Интернета. Простота меня впечатлила: достаточно выделить цитату мышкой и перетащить ее, удерживая левой кнопкой мыши, на значок MS Outlook, который при этом раскрывается. После этого остается лишь «затащить» «пойманную» мысль на нужную категорию заметок и отпустить мышь. Все. Заметка создана в нужной категории. Если нужна ссылка на источник – перетаскиваю ее тем же способом. Все очень просто и легко. Именно это мне и нравится в Outlook. Кроме того, я использую Outlook как диспетчер задач, с его помощью веду учет рабочего времени и планирую рабочий день, в нем храню адреса и телефоны. Другими достоинствами программы являются наличие напоминаний, совместимость с другими программными продуктами и возможность переносить данные в календарь мобильного телефона, адресную книгу и т. д. Все это вместе делает Outlook отличным помощником современного менеджера.

Все процессы в корпоративном и командном тайм-менеджменте, которые имеет смысл подвергнуть малой автоматизации, можно разделить на три большие группы.

1. События – подготовка презентаций, конференций, семинаров, заседаний совета директоров.

2. Задачи – прохождение этапов согласования договора, этапы сервисного обслуживания оборудования, стадии обработки заказа.

3. Контакты – шаги взаимодействия с контактным лицом (или организацией); значимые признаки контактного лица и т. п.

Разберем эти процессы последовательно, начав с самого простого – событий.

Приходится ли вашим сотрудникам проводить большое количество презентаций, семинаров, конференций, дней открытых дверей, заседаний совета директоров и тому подобных мероприятий, требующих серьезной подготовки?

Как правило, каждое такое мероприятие предполагает совершенно определенную последовательность действий. Например, для проведения презентации нового продукта необходимо:

• разработать программу презентации;

• подготовить слайды и раздаточные материалы;

• подобрать выступающих и проинструктировать их;

• разослать приглашения клиентам;

• забронировать конференц-зал и т. д.

Каждый из этих больших шагов дробится на множество мелких, за которые отвечают разные сотрудники компании. При этом даже самая незаметная мелочь может оказаться очень важной, и какие-нибудь забытые таблички смажут весь эффект от тщательно подготовленного мероприятия.

Организация – это механизм, где одно колесико зацепляется за другое. Как в механизме, так и в организации от этого получается внутреннее трение. Чем меньше трение, тем лучше идет работа. Организатор и должен так согласовать работу отдельных колесиков, чтобы свести трение до минимума».

Для того чтобы вы были уверены в качественной организации такого рода событий, которые готовят ваши подчиненные, у вас есть два пути. Первый – подобрать в высшей степени компетентных, чрезвычайно хорошо замотивированных и при этом весьма педантичных и пунктуальных сотрудников, которые не упустят ни одной мелочи, выполнят все точно и в срок. Второй путь, гораздо более реалистичный, – снабдить подчиненных простой электронной системой, которая позволит им ничего не забыть.

Для подготовки событий удобнее всего использовать раздел Outlook «Календарь». Поскольку события в любом случае планируются в нем в виде встреч, настройка дополнительного представления для их подготовки позволяет избежать лишней работы и ведения каких-либо отдельных пустографок.