Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел

2. Неаккуратность в обзоре дел – признак неряшливости в голове. Хотя это сложно, постарайтесь самое важное записывать четким разборчивым почерком, возможно, применяя разные цвета. Очень обидно, когда даже свой почерк приходится долго разбирать, теряясь в догадках. Это же касается любых документов, заполняемых бланков, любых записок коллегам. Им разобрать будет еще сложнее. Если используются условные обозначения, их перечень должен находиться на первой странице ежедневника.

3. Контакты – валюта бизнеса. Любую информацию о новых контактах записывайте не на оборванных бумажках, которые обязательно потеряются, а в отдельном разделе ежедневника. Обязательно указание всех подробностей: полной темы контакта, фамилии, имени, отчества, организации, должности, рабочих и мобильных телефонов, e-mail и т. п.

Корпоративный стандарт должен предполагать, как минимум, следующее.

1. Организация времени сотрудника компании – это не его личное дело.

2. Собственная единоличная организованность – это степень вашего уважения к коллегам и клиентам.

3. Личная пунктуальность – это верный признак, который свидетельствует о ваших деловых качествах.

4. Не опаздывать на встречи, перезванивать именно в то время, которое было условлено, укладываться в намеченные сроки – это такой же показатель культурного человека, как ежедневное умывание.

Почему же в корпоративных масштабах так тяжело заниматься планированием? Почему фактическое время, затраченное на задачи, всегда больше, чем запланированное? Даже если оценки доверяются непосредственно тем людям, которые должны справиться с этой задачей, они все равно часто ошибаются. При этом они всегда находится масса оправданий увеличению сроков – «перебежали» на другой проект, кто-то отвлекал, позвали в бухгалтерию по поводу ИНН и т. д. Эта ситуация типична для всех корпораций.

В большинстве компаний ведется статистика об использовании рабочего времени. Но ни в одной не существует отчетности о качестве этого времени.

Итак, причину мы знаем в лицо – это всякого рода отвлечения, чаепития, разговоры, перекуры, выполнение чужих обязанностей, ненужные совещания (для галочки). Так КПД деятельности сотрудника становится вынужденно низким. Что можно порекомендовать для борьбы с подобного рода издержками? Время, расходуемое не на рабочие обязанности, можно искать в четырех возможных областях рабочей деятельности.

1. Административная деятельность поддерживающих служб компании.«Когда в товарищах согласья нет…», – стоит продолжать цитату из известнейшей басни Крылова? Конечно, нет. Она и так всем известна. Очень часто бывает, что разные службы и подразделения одной компании затормаживают работу друг друга, а то и вовсе мешают. В глаза эта проблема практически не бросается, а суть ее, как правило, сводится к разведению бумажной волокиты внутри организации и внутреннему недовольству сотрудников, а выходит наружу чуть позже, неблагоприятно отражаясь на финансовых результатах компании. Отделы стараются переложить часть обязанностей на другие подразделения, в итоге не успевают справляться ни те ни другие. Проблема легко решается сверху. Все обязанности и сроки исполнения должны быть строго определены, распределены и всем понятны.

2. Бюрократическая деятельность, связанная с проектным делопроизводством.Это просто бездонная пропасть, пожирающая время. Заполнение кучи лишних документов, бланков, листовок… О, даже объяснять это глупо. Это есть в каждой компании. При этом для эффективного расходования рабочего времени документация должна быть сведена к необходимому минимуму, а ее формы стандартизированы и упрощены. Это поможет сэкономить не только рабочее время, но и расходы на архивы и дополнительное обучение персонала, да и производительность непременно вырастет.

3. Рабочая обстановка самого офиса.Нет, нет. Речь пойдет не о цветовой гамме или фэн-шуй. Если сотрудники стараются приходить на работу к 8 ч или уходить в 1 ч ночи – это верный признак не трудоголизма или любви к делу, а того, что в офисе лучше всего работается, когда никого нет. В официальное же время стоит постараться свести к минимуму такие факторы, как скученность, телефонные разговоры, громкие обсуждения, духота.

4. Личные интересы сотрудников.Ни для кого не секрет, но достаточно много людей понимают работу как возможность на халяву заниматься любыми делами за счет своего работодателя. Прежде всего это бесплатный доступ в Интернет. Чаты, знакомства, форумы, поиск фильмов и музыки, онлайн-общение – вот далеко не полный список развлечений в рабочее время. Конечно, не надо путать пресное со сладким – форумы могут простимулировать профессиональный рост, коммуникаторы позволяют совещаться с коллегами из других городов, но во всем хороша мера.

Для сокращения напрасно потраченного времени есть много способов, обратить особое внимание стоит на эти четыре области. Эффективными часто являются следующие меры.

1. Разрешите своим работникам отвечать на все письма, не относящиеся напрямую к рабочей деятельности, в конце рабочего дня.Данная рекомендация больше всего относится к большим компаниям. Каждый пользователь Интернета, имеющий электронный ящик, ежедневно получает, как минимум, 2-3 письма типа «сообщите», «проголосуйте», «представьте данные». Да-да, и ваши сотрудники тоже, но это же не их вина. Однако все это мешает сосредоточиться и требует затрат времени, при этом не является критичным.

2. Требуйте использовать голосовую почту на рабочих и персональных рабочих телефонах.Во-первых, это значительно снизит уровень шума в комнате, а во-вторых, позволит людям меньше отвлекаться, так как они не будут отрываться на звонки. Голосовую почту можно прослушивать на перекурах или кофе-брейках, убивая двух зайцев.

3. Сядьте так, чтобы видеть мониторы членов вашей рабочей группы.После этого самым удивительным образом повышается количество времени, которое люди уделяют работе. Часто лучше всего поставить рабочие столы по периметру комнаты вплотную к стенам – это имеет сразу несколько плюсов. Доля облучения будет ниже, появится достаточное количество рабочего пространства, свободу передвижения ничто не будет ограничивать, да и дышать наконец-то станет легче.

4. Станьте брандмауэром перед вашими людьми.Защищайте их от неправильных действий руководства или других служб организации, любых попыток вовлечь их в ненужные совещания, начинания, замену мебели в середине рабочего дня, другими словами, от любых действий, которые могут помешать им работать.