Алла Сорокина - Основы делового общения

Точность словоупотребления – одно из важнейших качеств речи. Чтобы речь (как устная, так и письменная) была понятна собеседнику (читателю), необходимо точно и правильно выбирать слова. Неправильно употребленное слово искажает смысл сообщения, создает возможность двоякого толкования и иногда даже придает фразе нежелательную стилистическую окраску.

Современная деловая речь, а также речь политиков, общественных деятелей – явление сложное. Наибольшую трудность представляют заимствованные слова, значение которых не всегда точно известно как говорящим, так и пишущим, как авторам, так и адресатам речи. Практически все слова общественно-политического и делового лексикона – это заимствования из греческого, латинского, английского, немецкого, французского и некоторых других языков.

Понимание значения слова поможет правильно и корректно построить фразу, избежать ошибочного сочетания с другими заимствованными словами, а также избыточного толкования терминов.

В целом набор слов должен характеризоваться не только точностью, но и уместностью. Не следует употреблять иностранное слово, если есть аналогичное русское слово или словосочетание. Однако у общественно-политической и деловой лексики ярко выражен терминологический характер – большинство слов не имеют в русском языке общеупотребительных синонимов.

Речь должна отличаться грамматической правильностью, стилистически соответствовать всему высказыванию (тексту), а слова следует подбирать с учетом норм сочетаемости.

В основе лексической сочетаемости в первую очередь лежит значение слова. Условием соединения слов в тексте становится наличие у них общих смысловых элементов.

Отнести одно слово к другому можно, если между ними приложим параметр качественной характеристики первого. Повысить, например, можно только то, чему приложим параметр «высокий»:

1) правильным будет словосочетание «повысить урожайность»;

2) неправильным – «повысить подготовку специалистов», можно лишь «улучшить подготовку».

Но ограничения сочетаемости не сводятся лишь к невозможности соединения слов, называющих не связанные между собой или противоречащие понятия. В действительности нормы литературного языка предписывают соединять или не соединять те или иные слова в соответствии не только со смыслом, но и с речевой традицией. Например, цвет шерсти животного называется «масть», в то время как цвет той же шерсти, используемой для изготовления одежды, так назвать невозможно. Равно неправильны словосочетания «цвет лошади» и «масть шубы».

Недопустимо использование однокоренных слов в составе словосочетания или грамматической основы предложения, т. е. когда значение одного из слов, входящих в состав словосочетания, включает в себя значение второго. Например, неправильным будет считаться выражение «следует учитывать следующие факты», ошибку можно исправить, использовав слово-синоним вместо любого из однокоренных элементов словосочетания, – «необходимо учитывать следующие факты».

Грамотное словосочетание содержит необходимый минимум информации. Смысловая избыточность считается грубой речевой ошибкой, поскольку существенно замедляет и затрудняет восприятие.

Деловая встреча и деловые переговоры в общем имеют одно определение – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую встречу можно рассматривать и как первый этап переговорного процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет дальнейших переговоров, решаются организационные вопросы. От результатов таких предварительных контактов, от впечатления, произведенного вами при «ознакомительной» деловой встрече, во многом зависит успех дальнейших переговоров.

Для достижения успеха во время деловой встречи необходимо побудить собеседника к общению, создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решения.

Деловая встреча происходит обычно в официальной обстановке, и намерения собеседников (деловых партнеров) сводятся к следующему:

1) дать, получить нужную информацию или обменяться ею. Получение информации можно считать основной целью деловой встречи;

2) договориться по интересующему собеседников вопросу;

3) убедить собеседника (делового партнера) в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действий и т. п.;

4) установить контакт, укрепить деловые отношения, а иногда и заключить какое-либо соглашение, закрепив его по возможности письменным протоколом о дальнейших намерениях;

5) динамика любой деловой встречи проходит четыре фазы: контакт, ориентация, решение и оценка, результат. Знание смысла этих фаз позволяет вам строить беседу или подстраиваться под собеседника так, что результатом встречи будет положительное для вас решение.

Первая фаза встречи – это контакт – те секунды, когда вы входите в помещение, здороваетесь и обмениваетесь первыми фразами. Основная цель данной фазы общения – это создание условий для установления партнерских отношений.

Основная задача, которую вы должны решить в первой фазе это установление эмоционального контакта с вашим собеседником.

Беседу на деловой встрече нужно строить последовательно, придерживаясь намеченного плана. В разговоре лучше держаться на ступеньку официальнее, чем на ступеньку фамильярнее, оставаясь при этом вежливым и приветливым. В России принято обращаться к партнерам по имени-отчеству, кроме тех случаев, когда корпоративная культура позволяет называть друг друга по имени, на американский манер.

Позитивное отношение и заинтересованность можно показать такими фразами: «Рады видеть вас!», «Спасибо, что вы нашли время с нами встретиться!» В начале деловой беседы рекомендуется завести короткий разговор на светские темы – о погоде, о последних культурных событиях, экономической ситуации. Такого рода вступительные фразы позволяют привыкнуть к манере говорить собеседника, настроиться на общую волну, достигнуть первого согласия (о погоде за окном мнения расходятся редко).

Чтобы беседа была продуктивной с самого начала, надо уметь:

1) установить контакт с собеседником;

2) создать благоприятную атмосферу для беседы;

3) привлечь внимание партнера и пробудить у него интерес к вашей теме (проблеме или предложению).

Контакт важно не просто установить, его нужно отслеживать по ходу беседы и принимать меры: если он прерывается – задайте вопрос, предложите чай, можно пошутить, если, конечно, позволяет обстановка.

Существуют такие способы начала беседы, которые закрывают нам путь к успеху или сильно затрудняют его достижение. Если вы хотите, чтобы ваша беседа при первой деловой встрече была результативной, то следует избегать: