Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Аналогично поступаем с планированием недели. В пятницу следует наметить основные события будущей недели. Никогда не уходите с работы, пока не выполните отчет за неделю и план следующей недели. Только в этом случае, если вам интересны результаты вашей деятельности, вы сможете реально ими управлять и при этом спокойно отдыхать в выходные. А начиная с понедельника ежедневно можно вносить коррективы в недельный план, исходя из скорости изменения рабочей ситуации.

Три первых шага планирования

100 % выполненный план приближает меня к цели.

Сергей Углиев, г. Норильск

Что такое хороший план? Каждый раз задаю этот вопрос участникам тренингов. Получаю совершенно разные ответы: «Когда все учтено, когда начальник доволен, когда достигаем целей, когда все идет по плану.» Лучшая формулировка: план должен доставлять удовольствие. Удовольствие от плана получаешь только тогда, когда он на 100 % выполнен. То есть он реален, учитывает все возможные и непредвиденные факторы.

Типичная картина руководителя. Каждое утро планирует будущий день, стараясь поместить в свой график все, что можно и нельзя. Ведь половину задач нужно было выполнить еще вчера! «Надо было вчера!» – самый очаровательный ответ от участников! Самый русский ответ. Правда в том, что треть предприятий России живут в таком графике. Сверху приходит нагоняй к задачам с грифом «надо было сделать вчера». Естественно, в таких условиях тайм-менеджмент воспринимается как насмешка. «Какое тут планирование, если задач реально больше наших физических сил», – и подобное я регулярно слышу от участников тренинга.

Стоп! Нажмите на паузу. Осознайте: если ничего не менять, то дальнейшие годы пройдут в такой же суете и спешке. Решите для себя, чего хотите? Если решите изменить ситуацию, то дальнейшие рекомендации вам помогут. Если читаете, чтобы убедить себя: «Планирование бесполезно!» – то закройте эту книгу, она вам не поможет. Лучше идите и быстро выполняйте «надо было вчера!».

Итак, первый признак: хороший план – это тот, который ежедневно на 100 % выполнен. Качество вашего плана становится понятно в конце дня, когда вы оцениваете, сколько из задуманного воплощено в жизнь.

Правильно записать задачу – это 50 % успеха! (Светлана Шабанова, г. Москва)

Признак второй: план должен доставлять удовольствие. Ваша картина, скорее, выглядит так. Утром написали список «что надо». К вечеру выполнили часть. Запланировал 10 дел – сделал 5, запланировал 6 – сделал 4, запланировал 4 – сделал 6. Каждый раз неудовлетворенность от результата. Хотели одно – получили другое. И так каждый день. Аналогия с сексом. Вы начинаете прелюдию, занимаетесь сексом, и в самый важный момент вас отрывают и не дают «дойти до финала». Удовольствие? Ха! Кайф обломали. То же с планами. Ежедневное чувство неудовлетворения в конце рабочего дня: «Все так и не успел!» Каждое утро – преодоление страха «знаю, планировать надо, чувствую, что опять не успею все сделать».

План, доставляющий удовольствие, базируется на трех китах:

фиксация результатов;

норматив;

60: 40.

Фиксация результатов

Фиксация результатов – возможность покончить с неопределенностью.

Борис Кизин, г. Самара

Рассмотрите две записи в органайзере.

1. Позвонить Иннокентию Павловичу.

2. Решить с Иннокентием Павловичем вопрос бюджета.

В первом случае вы набираете его номер, там занято. Кладете трубку и вычеркиваете из органайзера этот пункт. Ведь дело сделано – «вы уже позвонили». Спрашиваю сотрудника:

– Клиенту звонил?

– Да!

– Ну как, он согласен на наши условия?

– Не знаю, было занято!

Мозг так устроен, что вы получаете от него то, что требуете. Требуете процесса – получаете его. Требуете результата – получаете результат. И в данном примере вторая формулировка той же задачи — результативная.Вы набираете номер Иннокентия Павловича, там занято. Вы пишите ему письмо, просите, чтобы коллега передал ему, лично заходите к нему в кабинет, берете за грудки: «Иннокентий, когда будет закрыт бюджет?» То есть всё вышеперечисленное – всего лишь средства достижения результата «согласовать дату презентации». И наша натура не останавливается, пока не будет выполнено то, что записано.

Фиксировать результаты более эффективно, чем прописывать действия. (Виктор Соловьев, г. Москва)

Настоятельно рекомендую формулировать пункты плана, ориентируясь на результат. Признаки такой фиксации. Во-первых, это 2–5 слов. Одним словом передать результат невозможно. Во-вторых, в написанном должен присутствовать глагол в прошедшем времени. К примеру: сделал, завершил, отдал, проверил, согласовал, выполнил, сдал, купил, пригласил и т. д. Все эти глаголы совершенного действия, то есть они указывают на завершенное дело, на результат. Теперь более подробно, на примерах из практики.

Фиксация результата позволяет донести до сотрудника задачи без искажений. (Елена Чекасина, г. Пермь)

История, произошедшая со мной осенью 2005 года.

В течение дня заглянул в список дел секретаря. Обнаружил строчку «ДИКТОФОН». Мне она не была понятна, задал вопрос.

– Оль, что означает этот пункт плана?

– Диктофон! – торжественно отвечает она.

– Слово мне понятно. Расскажи, что тебе нужно выполнить, чтобы закрыть этот пункт.

Уже нет быстрого и гордого ответа. Ольга задумывается, видно, что она тужится, пытаясь вспомнить.

– Может, купить диктофон? Хотя они у нас есть. Зарядить? – и устремляет на меня глубокие голубые глаза.

Я понимаю, она взглядом просит у меня подсказки. Ольга в тупике. Утром, получив от меня распоряжение «вечером переписать все записи с диктофонов на сервер.», она для быстроты записала как ключевое слово «ДИКТОФОН». В течение дня работа настолько поглощает, что вспомнить в подробностях, что было утром, по одному слову порою невозможно. И вот мы наблюдаем именно такой случай. Поручение, отданное руководителем, записано так, что выполнено быть не может.

Следующий пример рассказал участник Вадим во время тренинга в Иркутске: «Совершенно верно! Одним словом передать суть невозможно. Порой напишешь "Деньги". И потом утром вспоминаешь: ты должен? Или тебе должны?» – группа взрывается хохотом и аплодисментами.

Это всего два наброска. Уверен, вы можете вспомнить подобные ситуации, произошедшие в вашей жизни. Теперь, зная, к чему могут привести подобные действия, «чтобы быстрее записать», мы должны работать на опережение. Задачи в органайзере фиксируем «на результат».

Норматив

Планирование дает удовлетворение от работы, так как мы добиваемся результатов.

Правило гласит: каждая задача должна получать четко выделенный, ограниченный бюджет времени на выполнение. Иначе, если вы не ограничите время выполнения, вступает в силу закон Мерфи: «работа отнимает все отведенное на нее время».