Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Карта мысли – полезный и гибкий инструмент: все на плоскости одновременно. (Алексей Зубрилин, г. Тольятти)

Подводя итоги, следует понять границы применимости каждого из методов. Если у нас задачи привязаны к точному времени: 12:00, 15:05 – то их фиксируем списком дел. Напротив каждого прописываем время начала выполнения. А вот задачи типа «если Петрович подготовит отчет, то внести его в реестр отчетной документации» очень удобно фиксировать картой мыслей. Чтобы организовать на основе списка дел и карты мыслей удобный планировщик на день, следует лист разделить на две половины. На одной – создать шкалу времени с утра до вечера. На второй – свободной – рисуйте карту мыслей задач, не имеющих четких временных точек старта.

При этом в течение дня по мере появления новых задач вы быстро определяете, куда их записать. Задайте вопрос: когда ее нужно сделать? Если время не задано – «в течение дня, главное – сегодня», насаживайте «новый Чупа-Чупс» на ядро карты мыслей и обводите овалом. Если же «в 13:15 начать отзвон по клиентам», то напротив шкалы времени фиксируете, что делать.

Руководителю рекомендуется овладеть обоими методами, так как в его работе регулярно присутствуют задачи, требующие то «аналитики», то «творчества». Практикуя рисование карт мыслей в течение двух-трех недель, вы сможете перевести это на уровень Навыков.

Секретарь

Девиз успеть за день – девиз на твоем щите!

Отличный инструмент. Один только минус – удовольствие дорогое. Хороший секретарь, или, точнее, помощник руководителя, требует высокой оплаты труда. Рекомендуется для высшего управленческого звена: председателей правления, директоров. Секретарь хорош, если он обладает слепым методом набора, навыками быстрого чтения, отлично разбирается в офисных приложениях и Интернете. Умеет сортировать и приводить в порядок информацию как в электронном, так и в бумажном виде. Кроме того, должен буквально с полуслова понимать руководителя, чтобы экономить время на коммуникацию. Умело отсеивать «входящий мусор», точно фиксируя, кто, когда и с какой целью звонил. Он также должен уметь планировать график руководителя, то есть обладать навыками тайм-менеджмента, хорошо общаться и сглаживать острые углы, легко работать в стрессе и конфликтных ситуациях.

Метод «швабры»

Лучше сделать два крупных дела, чем пять мелких.

Реальная история. Англия, 50-й год прошлого века. Вице-президент Бетл-Хим Шваб вызывает консультанта Ли и просит дать совет по лучшему управлению делами. Недолго думая, Ли предлагает следующее:

– Напишите список дел, которые собираетесь делать завтра. Теперь выберите из них самое важное, самое ценное. Завтра утром приступите к нему. Ни на что не отвлекайтесь, пока его не завершите. После выполнения снова пересмотрите список. Возможно, появились новые задачи, которые требуют решения. Выберите на этот раз самую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее выполнению. И в такой последовательности работать до конца дня. Даже если вы не дойдете до конца списка, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать. Насколько сочтете этот совет ценным, столько мне и заплатите, – с этими словами Ли удалился.

Через две недели Ли получает чек на сумму 25 000 долларов. На чеке внизу мелкой строчкой было приписано: «Это был самый лучший совет по менеджменту, который я услышал за последние 20 лет!»

Метод «швабры» – круто! Чистить, убирать – не загонять себя в угол. (Сергей Большаков, г. Уфа)

Это хорошая и поучительная история. Одно но: Англия, прошлый век. Россия, XXI век: насколько может позволить себе управленец весь день работать, не отрываясь ни на какие задачи, пока не завершит выполняемую? Практически нереально, находясь в офисе, пользоваться этим советом. Данный метод хорошо подходит только для закрытых часов, или day off, о которых речь пойдет дальше. Именно в такой день метод «швабры» позволяет полноценно и качественно «зачистить» рабочие задачи, сконцентрировавшись на крупных, «дорогостоящих задачах».

Почему метод «швабры»? Производная от имен героев этой истории Шваб и Ли. Только имена чужие, нерусские. А вот слово «швабра» всем знакомо со школы, когда драили полы, будучи дежурными по классу. Используя такую швабру, можно быстро зачистить рабочий график. Графически обозначается так: стержень швабры – список дел, а поперечная палка – приоритеты. Ведь суть метода – составить список и периодически менять тряпку (определять приоритеты), выполняя только важные задачи.

Рисунок «швабры»

В-АВВ

Мы с вами недалеко ушли от животных. По-прежнему являемся частью природы. Нашей активностью управляют биоритмы.

Рисунок суточного биоритма

На данном рисунке представлен суточный биоритм. То есть так изменяется степень нашей активности, энергетики в течение 24 часов.

На данной схеме есть два холма. Первый примерно вдвое выше второго. С восходом солнца активность организма начинает возрастать и достигает своего максимума в полдень. После обеда – небольшой спад, после которого – очередной подъем. В 4 часа утра физиологическая активность организма вдвое меньше, чем в полдень. То есть в 12 часов дня на 100 % выше степень внимания, сила и скорость реакции, чем в 4 утра. Попробуем расположить выполнение задач согласно этим волнам.

Нельзя решать задачи «А» с 14 до 16 часов. (Наталья Доморацкая, г. Москва)

Рабочий день будем начинать с задач категории «В». Важных, но не срочных. Важно, чтобы эти задачи были по продолжительности не более 1,5–2 часов. То есть вы должны быть полностью уверены, что успеете завершить за час-два начатую работу. По их завершении вы получаете две волны энергии. Первая – вдоль растущего графика биоритма, вторая – мозг впрыскивает в кровь эндорфины, гормоны счастья. Мы так устроены, что после завершения полезного дела мозг реагирует секрецией гормонов счастья. Получается одна поддержка – снаружи, вторая – изнутри. Можно ли желать лучшего?

Узнав биоритмы – буду делать дела «А» до обеда. А рутину с 14 до 16. (Олег Полянский, г. Москва)