Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

На этом приливе энергии вы готовы свернуть горы. Именно этим и нужно заняться. То есть решить одну или несколько задач «А». Больших, важных, крупных. Ведь когда есть силы, справиться с тяжелым заданием – не проблема. После завершения задач «А», в районе 14 часов, рекомендуется устроить обеденный перерыв, в идеале поспать. Однако российский офисный график не дает такой возможности. Поэтому, если вздремнуть возможности нет, займитесь задачами «В». Однако послеобеденные «важные» задачи отличаются от утренних. Эти задачи должны быть рутинными, не требующими серьезного умственного или физического напряжения. Сортировка почты, просмотреть новости в Интернете, разобраться с бумагами на столе, пройтись по кабинетам, решить ряд мелких вопросов. Работая в таком ритме, в 17 часов вы почувствуете очередной прилив сил. Тут уж беритесь решать задачи «В» произвольного характера.

Ежедневно живя и работая согласно такому графику, вы получаете поддержку со стороны природы. Бороться с нею – дело неблагодарное. Сколько вам лет? Десятки? Природе – миллионы. Неравная битва. Оставьте даже мысли перехитрить мать-природу, лучше сделайте ее своим союзником. Воспользуйтесь ежедневной силой биоритмической активности.

Представьте, что вы серфингист. Ваша задача – развить высокую скорость и преодолеть определенное расстояние. Когда биоритм на подъеме – это как волна, которую нужно просто поймать и оседлать, дальше используя ее силу, маневрируя доской, преодолеть маршрут. А когда волны нет – то приходится ее ждать либо грести руками. Вопрос: насколько далеко уплывем, гребя ладошками? А сколько сил затратим? Идея проста: работать – когда есть силы, отдыхать – когда сил нет.

Иркутская компания «ВостСибСтрой». При строительстве объектов используют профессиональные бригады китайских рабочих. Представьте себе строящееся здание, на котором работает сотня-другая китайцев. Как рассказал один из участников корпоративного тренинга Вадим, «работники они отличные. Им не надо объяснять, как делать и что делать. Поставил задачу – и работают. Только вот каждый день ровно в первом часу работа останавливается, и все идут обедать. После обеда вся сотня работяг ложится спать на часок. Не по-нашему как-то, понять не могу, зачем они теряют время впустую?»

Что интересно, скорость работы и результаты этих китайских бригад выше, чем у российских аналогичной квалификации. Для обычного глаза работают вроде неправильно. Ежедневно теряют час на сон. Однако, понимая биоритмы, мы с вами можем предположить, что именно за счет ритмизации ежедневной нагрузки китайские строители добиваются столь высокой производительности труда. Ежедневный дневной часовой тихий час позволяет восстановить силы и избежать перегрузок, а значит, качественно и оперативно выполнять поставленные задачи. Ну что, будем работать, как китайцы?

4 ПО 25

Нарисуйте квадрат. Поделите его на 4 равные части. Шаблон готов. Подпишите последовательно в квадратах «сегодня», «завтра», «буфер», «обучение». Ваш рабочий день поделен на 4 части по 25 %. Каждому из квадратов достается по 2 часа времени. Это означает, что каждый день необходимо уделять 2 часа задачам важным и срочным, которые следует решить сегодня. Это задачи «А». 2 часа посвятить задачам, которые потребуются завтра, то есть группа «В». Буфер, или запас времени на непредвиденные расходы, 2 часа, – использовать, если «А» или «В» выходят за пределы своих установленных границ.

И каждый день 2 часа необходимо посвятить обучению, развитию себя.

Метод позволяет держать ежедневно в балансе оперативный, тактический и стратегический разделы ваших планов. Один только минус: не каждый день удается работать в таком режиме.

Порционность задач

В данном разделе мы рассмотрим, как можно сортировать выполнение задач исходя из одного критерия: время выполнения дела. То есть сколько требуется времени, для того чтобы выполнить его. Условно разделим все задачи на категории 3, 15, 30, 90 минут. Для каждой из этих категорий будут работать свои правила. Для большей наглядности начните с практикума, предлагаемого ниже.

ПРАКТИКУМ

В течение 2 минут напишите список дел, которые вы успеете сделать, если дать вам 3 минуты свободного времени. Учтите, каждое из них укладывается в 3 минуты, а не 3 минуты – на весь список. Далее напишите 3–5 пунктов дел, которые потребуют от вас больше 3, но менее 15 минут. Потом список дел, укладывающихся в 30минут. И, наконец, представьте, что у вас выдалось 90 свободных минут. Что вы можете успеть выполнить за это время? Просмотрите полученный список и оцените, насколько для вас применимы нижеописанные правила порционности задач.

Правила порционности задач

Планируй большое, разделяя на мелкое.

Виктория Платонова, г. Кострома

3 минуты.Для задач, длительность которых занимает менее 3 минут, используем правило «упал, отжался!». Или принцип «здесь и сейчас». Если задача требует менее 3 минут для своего выполнения, нет смысла записывать ее в органайзер и думать, когда удобнее ее выполнить. Прямо сейчас возьмите и сделайте ее. Время, которое потребуется, чтобы сформулировать ее на результат, оценить ее приоритет, решить, в какое время лучше всего выполнять ее… Бред! Вы потратите больше времени на все эти процедуры, чем на то, чтобы встать, решить это дело и вернуться на место. Ни на секунду не задумывайтесь, «когда ее лучше сделать?» Если задача короткая, быстро выполнили и забыли про нее.

Единственное, когда 3-минутке позволительно уделить внимание, чтобы занести ее в органайзер – если выполнить ее сиюминутно невозможно. К примеру, дело на 3 минуты нужно выполнить на объекте, на котором вы будете вечером.

Примеры 3-минуток участников тренингов.

Сделать звонок по формальному поводу.

Проверить состав сотрудников, пришедших на работу.

Выяснить, чем занимается персонал отдела.

Подписать важные документы.

Почитать анекдоты.

Одеться летом.

Покормить рыбок.

Короткий ответ на четкий вопрос.

Связать отгрузку и приход.

Переодеться.

Подписать сверку.

Откорректировать заказ.

Распечатать объявление.

Подписать протокол.

15 минут.Для дел этой категории используем «В-ассорти». Выделите в рабочем графике одно-два окна в течение дня продолжительностью 60 минут. К примеру, утром и после обеда. В эти окна направляйте все задачи категории «В», которые занимают 3-15 минут. У вас получится нарезка из нескольких коротких задач. Как только подошло время окна выполнения, принимайтесь за их выполнение. Подобная компоновка позволит не терять концентрацию в течение дня, а если утро начать с такой нарезки, то вы получите львиную долю гормонов счастья уже в начале рабочего дня. При выполнении дел следует руководствоваться принципом очереди. Этот принцип описывает последовательность выполнения дел, когда они равного приоритета.