Александр Горбачев - Тайм-менеджмент в два счета

Отправка сообщений

MS Outlook 2007 изначально направляет сообщение в папку Исходящие и только потом при нажатии кнопки Отправить/Получить отправляет их на сервер. Рекомендуем сразу убрать автоматическую отправку почты при наличии соединения с Интернетом.

Для этого выполните следующие действия:

Запустите MS Outlook 2007.

Нажмите клавиатурное сочетание Ctrl+Alt+S. Появится меню Группы отправки и получения. Если меню открылось, можно воспользоваться длинным путем: Меню ► Сервис ► Отправить/Получить ► Параметры отправки и получения ► Определить группы отправки получения.

Снимите галочки напротив пунктов Автоматически доставлять каждые… минут и Автоматическая отправка и получение при выходе.

Нажмите кнопку Закрыть.

Дело в том, что при написании письма и незамедлительной отправке зачастую в него закрадываются ошибки. Чтобы еще раз проверить текст подготовленного сообщения, войдите через некоторое время (чтобы прочитать письмо новым взглядом) и после этого, окончательно убедившись в правильности своего письма, отправляйте сообщение.

Отправка копий сообщений

Традиционно сообщения направляются людям, от которых ожидаются определенные действия в ответ на сообщения, а их копии – тем, кто должен знать о сообщении, но не предпринимать никаких действий. При использовании MS Outlook 2007 адресаты, имена которых указаны в полях Кому. и Копия., видят имена всех остальных получателей сообщения. Иногда вам требуется отправить копию сообщения таким образом, чтобы об этом не узнали другие получатели. В этом случае вам следует направить скрытую копию сообщения.

Чтобы вызвать меню для ввода адресов скрытой копии, выполните следующие шаги:

Создайте новое сообщение.

Выберите пункты меню Вид ► СК. Появится поле СК…, куда следует ввести нужные адреса электронной почты.

Повторная отправка сообщения

В случае если ваш респондент не получил отправленного вами сообщения, или при необходимости повторной отправки выполните следующие шаги:

Выделите необходимое письмо в папку Отправленные.

Дважды щелкните по заголовку письма.

Воспользуйтесь командой меню Действия ► Отправить заново.

Появится сообщение, готовое к отправке тому же адресату, в которое можно внести исправления, если требуется. Нажмите клавиши Ctrl+Enter, чтобы поместить письмо в Исходящие, откуда оно будет отправлено при нажатии Отправить/Получить или функциональной клавиши F9.

Устранение неполадок с отправкой электронной почты

Вы можете быть уверены, что отправленные вами письма будут доставлены. Однако иногда письма приходят назад.

Это может быть вызвано несколькими причинами: вы неправильно ввели адрес отправителя;

ваш сервер, промежуточный или сервер респондента не работал должным образом;

неверные настройки протокола.

В этом случае вы получаете сообщение от системного администратора. Если такое произошло, отправьте письмо заново через некоторое время, проверив адрес отправителя и настройки протокола (см. раздел «Настройка почтового эккаунта»).

Очень часто, когда письмо не доходит, вы получаете сообщение, в теме которого следующий текст:

Mail delivery failed: returning message to sender.

Иногда за этим скрываются вирусы, поэтому будьте осторожны с открыванием подобных сообщений.

Обозначение сообщений как прочитанных

Каждое полученное вами сообщение первоначально обозначается символом в виде закрытого конверта, содержащимся во втором столбце информационной панели Входящие. После того как вы открыли сообщение в форме Сообщение, а затем закрыли его, сообщение обозначается символом в виде открытого конверта, содержащимся во втором столбце информационной панели Входящие.

Чтобы изменить статус сообщения, выберите сообщение и правой кнопкой вызовите меню Свойства, где нажмите пункт Пометить как непрочтенные.

Отображение цепочки сообщений

Возможность MS Outlook 2007 отображать несколько связанных сообщений в одном списке – действительно очень мощный инструмент, особенно в том случае, если вы отправляете и получаете много сообщений электронной почты.

Цепочка сообщений, иногда называемая разговором, – это последовательность сообщений на определенную тему. Отправляя сообщение, MS Outlook 2007 помечает его как разговор. И если

ваши адресаты пользуются для работы им же – то вы можете воспользоваться функцией быстрого поиска таких связей.

Установите курсор на заголовок письма, выберите правой кнопкой меню Свойства ► Найти все ► Связанные сообщения. В появившемся меню производится поиск и отображение найденных сообщений.

Также вы можете быстро найти все сообщения от заданного отправителя. Для этого выберите пункты меню Свойства ► Найти все ► Найти все сообщения от..

Обработка сообщений

С сообщением можно проделывать различные действия:

ответ на сообщение;

пересылка сообщения;

открытие и сохранение вложений;

удаление сообщения или вложений.

Ответ на сообщение

Чтобы написать ответ на пришедшее письмо, выделите его щелчком мыши. Нажмите клавиши Ctrl+R, чтобы создать новое сообщение, в поле Кому будет указан адрес отправителя, а в теле письма будет исходное сообщение. Остается только набрать текст сообщения и отправить его нажатием клавиш Ctrl+Enter.

Пересылка сообщения

Вы можете пересылать сообщение другим людям. Пересылка сообщения очень напоминает отправку ответа на сообщение. Для того чтобы переслать сообщение, выделите его в информационной панели Входящие, после чего щелкните на кнопке Переслать («горячие» клавиши Ctrl+F) стандартной панели инструментов. Либо откройте сообщение в форме Сообщение и щелкните по кнопке Переслать.

Введите комментарии к сообщению, после чего отправьте его. В отличие от ответов на сообщение, при пересылке сообщения MS Outlook 2007 отправит и все вложения. Вы можете легко изменить параметры пересылки сообщения программой MS Outlook 2007.

Ответ на запрос о прочтении

Некоторые люди, прознав, что можно настроить свою почту на получение подтверждения о доставке всех своих писем, устанавливают ее по умолчанию и тем самым удваивают и утраивают поток обрабатываемых писем. На самом деле мы не рекомендуем устанавливать эту галочку. Причины этого таковы.