Константин Сокольский - Деловая жизнь

Вступлением будет первый абзац письма. Он должен содержать изложенную предельно ясно основную тему письма. Составляйте его так, чтобы адресат мог сразу понять, о чем пойдет речь в письме, прочитав этот абзац.

В основной части изложите само содержание. При этом не забудьте эту часть письма разделить на абзацы, в каждом из которых подробно рассматривайте отдельную тему или разные аспекты излагаемого вами вопроса.

Заключение должно представлять собой некоторый вывод из изложенных фактов. Оно же может содержать вашу просьбу или обещание каких-то действий, что напрямую связано с темой письма и его целью.

Главным требованием к составлению делового письма должна стать предельная точность изложения и краткость. Не употребляйте лишних слов, не приводите фактов, не имеющих отношения к делу, так как это отвлечет адресата от основного вопроса, рассматриваемого в письме. Старайтесь не делать основную часть слишком длиной. Обычно бывает достаточно нескольких небольших абзацев, чтобы полностью раскрыть содержание вопроса.

Начните писать на черновике. Вы можете использовать компьютер и исправлять текст непосредственно на экране. Если нет такой возможности, пишите от руки. Обратите внимание на стиль и правильность написания всех слов. Деловая переписка требует точного соблюдения всех правил грамматики и пунктуации, поэтому заранее запаситесь справочниками и словарями и старайтесь обойтись без ошибок.

Посмотрите на черновик и задайте себе несколько вопросов. Например, не использовались ли в вашем письме слова, без которых вполне можно обойтись. Если таковые имеются, вычеркните их. Проверьте, удалось ли вам изложить всю необходимую информацию, придерживаясь при этом предельной краткости, все ли в письме доступно для понимания. Заострите внимание на том, вся ли информация изложена в логической последовательности, соответствует ли стиль письма его цели. Если обнаружите какие-то погрешности, сразу же устраните их.

Особое внимание обратите на правильность написания слов и расстановку знаков препинания. Если вы не уверены, проверьте себя по справочнику или словарю. По возможности, избегайте сложных конструкций предложений, которые могут помешать восприятию информации. Не употребляйте слова, в правильности написания которых вы не уверены, или если они имеют двоякое толкование. Такие ошибки охарактеризуют вас и вашу компанию не с лучшей стороны, а также могут исказить изложенную вами информацию.

Когда внесете в черновик все необходимые коррективы, можете переписать его. Обычно в деловой переписке компании и организации используют свои фирменные бланки, на которых указывается название компании, нередко – ее логотип, может быть, адрес, телефон, факс и т. д. Согласно деловому этикету, даже для небольших по объему деловых писем принято использовать листы специального формата (формата 4-А). При этом письмо должно быть отпечатано таким образом, чтобы его было удобно читать. Чем аккуратнее оно оформлено, тем больше положительных эмоций останется у его адресата.

Вам, наверное, известно, что на предприятиях и даже в частных небольших фирмах существует такая форма отчетности как объяснительная и докладная. Пишутся они на имя директора или хозяина фирмы и несут функцию контроля за действиями подчиненного. Оба эти вида отчетности являются такой же документацией предприятия, как отчет или бухгалтерская книга. Хранятся они чаще всего у секретаря в отдельной папке в течение некоторого времени: объяснительные примерно около года, докладные – не менее трех лет.

Объяснительная – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта или происшествия. Составляется этот документ непосредственно самим работником.

Оба эти документа имеют определенную форму оформления. Пишутся они чаще всего от руки. Иногда на предприятиях существуют бланки этих документов, но встречается это крайне редко. Обычно сотруднику выдается лист бумаги, в правом верхнем углу которого пишется сначала название организации, затем должность лица, на имя которого пишется документ (его имя, фамилия и отчество), и имя сотрудника, который его пишет. Затем по центру следующей строчки пишется название отчетности ("объяснительная" или "докладная").

В объяснительной ниже следует текст, составленный от первого лица, то есть, например: "Я опоздал (а) на работу на 2 минуты из-за…" Текст должен быть составлен грамотно как с орфографической точки зрения, так и с пунктуационной и стилистической. Стиль подобных документов должен быть деловым и кратким. Не стоит писать длинных мемуаров и расплывчатых предложений. Текст требует предельной ясности. Старайтесь избегать безличных местоимений (кто-то, некто и т. д.) и вводных слов, которые придают содержанию оттенок неопределенности и расплывчатости (наверное, видимо и др.).

Помните, что от вас не требуется предположений и рассуждений. Необходимо сообщить лишь факты, которые действительно имели место. Ни один начальник не станет читать безграмотно составленную, длинную и расплывчатую объяснительную. Скорее, он сочтет вас нерадивым сотрудником и попросит написать заявление об увольнении по собственному желанию, а в худшем – просто уволит без лишних церемоний. И его можно понять. Безграмотно написанный документ у любого начальника или руководящего работника вызовет сомнения в вашей компетентности.

После окончания основного текста справа поставьте число, месяц и год написания документа, а ниже, под числом свою подпись.

Не берите для написания объяснительной маленький клочок бумаги, выдранный из тетради. Представьте себя на месте начальника: подает вам сотрудник лист бумаги с неровными краями, а то и забрызганный кофе, в котором старательно пытается уверить вас в своей компетентности и ответственности. Весьма сомнительно, что это произведет на него благоприятное впечатление. Поэтому уж будьте любезны утрудить себя и найти для написания документа (любого, не только объяснительной) стандартный белый лист бумаги.

Если при написании объяснительной или докладной вами была допущена помарка или неаккуратность, лучше потратить время на его переписку, а не подавать начальству черновой вариант. Неаккуратность сотрудника на бумаге может создать у вышестоящего лица впечатление, что и в работе вы неряшливы. А это, уж поверьте, будет играть не в вашу пользу.

Текст объяснительной должен состоять как бы из двух частей: констатации факта, послужившего поводом для ее написания, и объяснения причин произошедшего.

А теперь давайте поговорим о том, в каких случаях пишутся объяснительные. Во-первых, самым распространенным поводом служат опоздания. Конечно, все в мире невозможно предугадать. Один раз опаздываешь из-за сломанного автобуса, другой – из-за остановки лифта, а третий – просто из-за неумения правильно рассчитать свое время. Иной раз этот документ пишется из-за отсутствия на работе в течение всего дня, а то и нескольких дней. И вот тут-то начальник будет более придирчив к объяснению работника. И, естественно, не поверит таким объяснениям, которые принято писать для отвода глаз ("заболела голова", "выпал зуб" и т. д.).