Константин Сокольский - Деловая жизнь

Обдумайте, где вы оставите записку. Чаще всего сообщения такого рода кладут на стол или рабочее место адресата. В этом случае подойдут листки, покрытые с одной стороны тонким липким слоем. Такую записку вы можете просто повесить на рабочем месте коллеги, где он сразу же ее обнаружит. Но записки на липкой бумаге нельзя передавать начальнику или подчиненным.

В некоторых офисах есть специальные доски, приспособленные для того, чтобы сотрудники записывали нужную информацию для коллег. Важно, чтобы на этой доске не было сообщений негативного характера, так как сведения такого рода ставят адресата в неудобное положение. Записку подчиненным вы можете передать через секретаря или третье лицо. Считается некорректным, если в передаче записки участвует более одного посредника. Не следует передавать записки свернутыми или сложенными в несколько раз. Если информация, которую вы хотите передать, носит конфиденциальный характер, запечатайте записку в конверт.

Содержание служебных записок делится на три части: обращение, основная часть и подпись. Наличие в любой из них этих компонентов обязательно. Адресат служебной записки должен быть указан в самом начале. Соотнесите то, к кому вы обращаетесь, с какой целью вы пишите записку, и в зависимости от этого напишите инициалы или фамилию и имя. После обращения можно поставить как восклицательный знак, так и точку. Основная часть несет весь информационный объем. К ее написанию нужно отнестись с особым вниманием. В основной части вы должны как можно короче сообщить всю нужную информацию. Основная часть, как правило, включает не более 5 предложений, но в особых случаях допускается и больший объем. Подпись также обязательна в записке, как и обращение. Адресат должен точно знать, кто автор послания. Подписать записку вы можете просто фамилией.

Существует несколько разновидностей служебных записок, различающихся по тому, кто является адресатом и отправителем сообщения. Служебные записки, отправляемые начальником подчиненному, отличаются тем, что они, как правило, написаны в повелительном наклонении, но с соблюдением тактичного обращения к подчиненному. Такая записка содержит большой объем информации, касающейся организации рабочего времени, или включает запоздалые указания сотруднику по тому или иному делу. Такие обращения вы, будучи начальником, можете передавать не сами лично, а через других сотрудников. Но учтите, что для передачи записок нужно использовать только одного человека, то есть, между вами и подчиненным должно быть только одно промежуточное звено.

Адресатов у такой записки может быть несколько, например, группа сотрудников, которым необходима информация, содержащаяся в ней. Тогда на записке в качестве обращения нужно написать поименно всех подчиненных или общее для них обращение. Вы вправе адресовать служебную записку непосредственно лицу, которое должно исполнить ваши указания, а также нижестоящему подчиненному, который, в свою очередь, в устной форме передаст сообщение.

В отношении записок, передаваемых подчиненным начальнику, существуют строгие ограничения. Во-первых, такие записки передаются непосредственно лицу, стоящему выше вас. Во-вторых, ни в коем случае не следует передавать их через посредников. В-третьих, подобным средством коммуникации с начальником следует пользоваться очень редко, только в крайних случаях. Служебные записки, адресованные вами в адрес начальника, больше похожи на совет, пожелание, чем приказ. Использование повелительного тона недопустимо, даже если начальник способен на вольности в общении. Ваши профессиональная вежливость и такт должны всегда находиться на должном уровне. Обязательно напишите полностью имя и отчество адресата, хотя фамилию в таком сообщении можно и опустить. Подпись должна включать в себя ваши фамилию и инициалы.

Своеобразны записки, которые пишут друг другу коллеги по работе. Они отличаются от вышеназванных служебных записок тем, что допускают некоторые вольности в разумных пределах. Например, если вы обращаетесь к хорошо знакомому вам сотруднику, в сообщении можете указать только имя адресата или принятое между вами обращение. Это относится и к подписи, которая обязательно должна присутствовать в конце записки. Иначе коллега, получив сообщение без подписи, может засомневаться, вы ли его написали.

Тем не менее, несмотря на некоторую свободу, в таких записках нетактично делать сообщения личного плана. Записки между коллегами должны нести в себе информацию, касающуюся рабочего процесса. Как правило, таким средством коммуникации пользуются сотрудники, работающие на одном месте в разные смены. Ваша служебная записка коллеге может быть передана посторонним лицом или вы можете положить ее на рабочее место. Не пишите очень длинные записки своему коллеге, так как в любой из них ценны краткость и лаконичность. В записке к своему коллеге вы можете пожелать ему счастливого рабочего дня наряду с основной информацией.

Если вы, в силу своей работы, часто сталкиваетесь с написанием подобных записок, вам обязательно помогут все вышеуказанные советы. Служебные записки рекомендуется писать только в особых случаях, когда нельзя передать информацию в устной форме. Не переусердствуйте в их написании, так как непосредственное общение с подчиненными, коллегами и начальником никогда не заменит письменную форму общения.

В разных фирмах и организациях используются разные системы отчетности. Так, отчет может быть устным и письменным. В большинстве случаев используется письменная форма отчета, так как информация, изложенная на бумаге, гораздо лучше воспринимается. Но иногда вам может понадобиться и умение составить отчет, который нужно представить в устной форме. В этом случае от вас не требуется такого количества информации, как при письменном отчете. Но вам необходимо подготовиться к нему более тщательно. Обычно устные отчеты используются на собраниях или конференциях, проводимых по итогам работы коллектива за небольшой период времени.

Различаются отчеты и по срокам, за которые они предоставляются. Так, о проделанной работе отчет может составляться каждый день, раз в неделю или один раз в декаду. Существуют также отчеты ежемесячные и годовые. Все они имеют помимо ряда общих черт характерные особенности. Отчеты такого рода достаточно удобно сопоставлять и изучать, так как в них могут использоваться разнообразные таблицы, графики и диаграммы.

Отчет может также передавать информацию о каком-то происшедшем событии или представлять собой фиксирование устного процесса общения, например заседания или совещания. В этом случае он представляет собой письменный документ, который необходим для фиксирования каких-либо конкретных фактов и их хранения или передачи третьему лицу. Он также может представлять собой ответы на определенные вопросы адресата.