Константин Сокольский - Деловая жизнь

Если вы пропустили несколько дней по болезни, будьте добры позаботиться о том, чтобы при выходе на работу у вас на руках находился больничный лист, заверенный врачом.

Причиной объяснительной может послужить не только ваше опоздание, но и поведение, не соответствующее нормам, принятым в данной организации. Например, если вы имели неосторожность выразиться неподобающе в присутствии начальства, не выполнили какое-то распоряжение или допустили прочие мелкие и крупные промахи в своем поведении, от вас также потребуют объяснительную.

И все же хочется дать вам совет: старайтесь создавать как можно меньше поводов для написания объяснительной. Дело в том, что часто пишущий подобные документы человек постепенно понижает свой авторитет в глазах начальства. А ведь он является неотъемлемой частью вашего успеха в карьере. Если ваш авторитет будет подорван, вы станете несолидно выглядеть не только перед начальством, но и перед коллегами. А быть предметом насмешек, согласитесь, не очень то приятно.

Объяснительную могут потребовать после получения на вас докладной. Докладная представляет своего рода жалобу на то или иное обстоятельство. Например, начальник маленького отдела пишет вышестоящему докладную на сотрудника, который постоянно опаздывает, и просит в связи с этим принять какие-либо меры. Вполне возможно, что и вам придется писать докладные, поэтому следует знать правила ее оформления.

Как и в объяснительной, в правом верхнем углу докладной указывают должностное лицо, на имя которого она пишется (место работы, имя, фамилию и отчество), затем фамилия, имя и отчество сотрудника, подающего докладную. В середине листа указывается название документа – "Докладная". При этом ни одной точки не ставится (кроме точек сокращения). Ниже идет текст самой докладной. Вы, наверное, заметили, что докладная является однокоренным словом с "докладом". Напрашивается правомерный вывод, что эти два слова имеют похожее значение. Действительно, докладная составляется в форме доклада. В ней обозначаются основные пункты и важные моменты. Приводятся самые яркие доводы и факты.

Текст должен быть хорошо отредактирован. В нем крайне нежелательно присутствие ошибок (будь то ошибки грамматические, лексические или речевые). Старайтесь не строить слишком длинные и замысловатые предложения. Не стоит употреблять много научных терминов и заимствованных слов – это делает текст слишком сухим и неестественным.

В зависимости от цели, докладная может носить инициативный, отчетный или информационный характер. Текст делится как бы на две части. В первой идет изложение фактов, которые послужили поводом для ее написания, а во второй излагаются выводы и предложения, которые автор дает на рассмотрение адресату.

Если докладная адресуется в другую организацию, непременным условием является ее оформление на бланке. Внутренние же докладные могут быть отпечатаны или написаны от руки на чистых листах с учетом соблюдения всех норм их написания. Докладные, которые исходят от целого отдела или предприятия, подписываются его руководителем. Докладные внутреннего характера подписывает непосредственно их автор.

При написании докладной следует помнить о ее структуре. В первой части документа разместите только ту информацию, которая подтверждена фактами. Не стройте собственных версий и теорий. Лишь во второй ее части вы можете проявить инициативу и высказать собственное мнение по поводу обсуждаемого вопроса. Все выдвигаемые предположения и версии должны располагаться строго во второй половине документа. В противном случае текст получится смазанным. Документ потеряет стройность оформления, что значительно снизит его весомость в глазах начальства. При написании докладной постарайтесь максимально раскрыть ее тему, чтобы вопрос или проблема, рассматриваемые в ней, были показаны со всех возможных сторон. Постарайтесь, чтобы у начальства не возникло лишних вопросов по излагаемому материалу.

Научившись правильно оформлять эти два вида документации, вы всегда сможете достойно выйти из любой ситуации, сумеете правильно разъяснить свое поведение. Очень важно уметь четко расставить все необходимые акценты в документе. В объяснительной, конечно, не стоит полностью отрицать свою вину, это представит вас не в лучшем свете. Важно суметь оправдать свое поведение так, чтобы это не выглядело как отрицание собственной вины. Помните, что признание вины уже наполовину снимает с вас ответственность за содеянное.

Служебные записки – одно из средств коммуникации, которое позволяет передавать и получать полезную информацию. Как часто хочется дать какие-то рекомендации коллеге или подчиненному, а в силу различных обстоятельств личное общение с ним невозможно. Вам, наверное, приходилось испытывать некоторые трудности в общении с сотрудниками, когда они по той или иной причине временно отсутствуют на рабочем месте. Такие проблемы зачастую тормозят ход всего дела в целом. В подобных случаях вам помогут служебные записки, без которых нельзя обойтись ни одному деловому человеку. Если у вас нет возможности передать нужную информацию лично, служебная записка выручит вас.

Пользоваться записками очень удобно, ведь не всегда удается встретиться с сотрудником лично. Но чтобы адресат понял, о чем сообщается в ней, нужно учитывать некоторые моменты. Если вы научитесь правильно писать служебные записки подчиненным, коллегам или начальнику, это значительно облегчит вашу работу. Вам не придется долго дожидаться личной встречи с нужным вам человеком. Записки могут в некоторой степени заменить вам телефон.

Служебные записки отличаются краткостью и компактностью сообщаемой информации, вежливостью, в них недопустимы оскорбления или негативные моменты. Только тактичные обращения помогут адресату воспринять вашу записку не как приказ, а как просьбу.

Служебные записки обычно пишут на небольших листках. Сейчас в продаже можно увидеть различные блоки, блокноты для записи. Вы можете использовать их для написания записок. Главное, чтобы бумага была чистой, то есть, не содержала никаких других посторонних записей, ненужных сообщений. Не советуем писать служебные записки в адрес начальников или подчиненных на обратной стороне каких-либо бланков. Это является признаком плохого тона. Ваша записка будет выглядеть не лучшим образом, если она написана на рваной или помятой бумаге. Стоит обратить внимание и на почерк. Если вы записали сообщение неразборчивым почерком, адресат может его и не понять. Постарайтесь, чтобы информация была записана ровным, красивым, понятным не только вам, но и остальным почерком.