Филипп Семёнычев - Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса

Шаг по визуализации расстановки персонала совершается параллельно с разработкой матриц квалификации, это видно из алгоритма. Визуализация расстановки необходима для оценки наличия необходимого количества персонала, что помогает своевременно оценить нехватку персонала и быстро среагировать на это. Еще она позволяет управлять ротацией персонала, чётко зафиксировать местоположение каждого работника и сделать всю приведённую выше информацию общедоступной. Пример визуализации расстановки персонала представлен на рисунке 8.8.

На приведённом примере схематично отображены рабочие места участка, повторяющие схему рисунка 8.7. Наиболее удобный известный мне способ оперативной и визуализированной расстановки персонала, не считая применения электронных систем, заключается в применении магнитов с фамилиями работников, располагаемых на соответствующих рабочих местах на схеме. Таким образом можно осуществлять быстрые изменения расстановки, не обновляя ни схему, ни какую-либо иную документацию. В случае отсутствия работника, как в приведённом примере на рабочем месте № 6, открытый красный прямоугольник будет сразу же привлекать внимание. Магниты с фамилиями отсутствующих работников перемещаются в соответствующие причинам их отсутствия зоны схемы (больничные и административные дни, незапланированное отсутствие, обучение и т. п.). На место отсутствующих работников могут привлекаться работники других участков (привлечённые работники), которые могут либо приходить с собственными магнитами (со своего участка), либо на участке может располагаться комплект запасных магнитов для привлечённых работников.

Рис. 8.8

Расстановка персонала может проводиться в начале рабочей смены бригадиром или любым руководителем нижнего уровня. Обнаруженная нехватка персонала в начале смены позволяет переместить работников с менее ответственных участков или операций, на необходимые. Наличие полного комплекта работников позволяет спланировать работу по наставничеству и обучению менее опытного персонала. Вариантов выполнения подобной схемы может быть огромное множество, ограничение – лишь ваша фантазия. Однако не следует увлекаться, необходимо помнить об основных задачах, которые поможет решить схема расстановки.

Завершающим шагом является организация ротации персонала, которая представляет собой создание постоянно функционирующей системы по поддержанию необходимого уровня компетенций работников путём наставничества, постоянного обучения и ротации. Основные инструменты в этой системе – матрица квалификации, графики или схемы ротации персонала и визуализированная расстановка персонала.

Так как постоянная ротация – это изменение, особое внимание стоит обратить на контроль и поддержание системы. Это будет нелегко, особенно первое время, так как любое перемещение работника будет выводить его из привычного и комфортного состояния, но такие изменения – это тоже дело привычки. Необходимо выработать привычку постоянно обновлять знания и опыт и обучаться чему-либо новому, для чего вам придётся серьёзно подготовиться к организации ротации: выделить и довести до работников все преимущества, держать их в курсе предстоящих изменений, а также выявлять лидеров и работать с ними.

Тема обеспечения контроля много раз всплывала на страницах настоящей книги, однако не была раскрыта в достаточной степени. Важность обеспечения контроля обуславливается сложностью перестройки мышления человека при реализации какого-либо изменения. Начать выполнять работу по-другому и совершать непривычные действия бывает достаточно сложно, так как невидимая сила привычки подталкивает к выполнению работы по-старому. Поэтому для облегчения подобной адаптации, а точнее для предотвращения возможного совершения ошибок, связанных с этим, нужен контроль. Он позволит своевременно среагировать на отклонение и повысит ответственность исполнителя. Это не означает, что все исполнители являются безответственными и не могут работать без контроля. Его работа происходит на подсознательном уровне, т. е., на том же уровне, на котором пытаются сработать старые привычки. Периодически проводимый контроль постоянно напоминает о правильном способе выполнения работы, который постепенно станет привычным. С другой стороны, правильно выстроенный периодический контроль позволяет своевременно реагировать на проблемы и решать их на начальных стадиях. Как известно, привычка формируется не менее 3-х недель, в зависимости от сложности изменения и силы старых привычек. Поэтому наличие качественно организованного контроля особо важно на стадии сразу после реализации улучшения. По мере формирования привычек и стабилизации процесса после улучшения вы можете изменить (уменьшить) периодичность и содержание (объём) контроля в зависимости от ситуации.

Не вдаваясь в долгие рассуждения о важности поддержания улучшений и контроля над ними, хочется подчеркнуть, что в данном вопросе рекомендуется опираться на два принципа: принцип визуализации и принцип применения петель контроля.

Принцип визуализации уже неоднократно упоминался на страницах настоящей книги. Его основная задача – сделать понятным для каждого то, что происходит в процессе (на рабочем участке). Визуальный контроль, основанный на данном принципе, как известно, является лучшим способом контроля. Визуальный контроль позволяет ответственному исполнителю с одного взгляда оценить состояние процесса, состояние выполнения работ и т. д. Кроме того, наличие визуального контроля является неким саморегулирующим фактором для персонала, который напоминает о необходимом состоянии процесса или способе выполнения работ. Для внедрения методов и инструментов визуального контроля нужно понимать, для чего предназначены эти методы.

Например, для оператора, выполняющего на рабочем месте набор периодически повторяющихся действий, в качестве визуального контроля могут быть использованы различные маркировки показаний работы оборудования (визуализация критических показаний давления, уровня жидкости, напряжения и т. п.). Визуальные подсказки, расположенные рядом с рабочим местом, для него также будут являться элементом визуального самоконтроля. Кроме того, визуальные отметки, проставляемые работником, такие как маркировка затянутых болтовых соединений, цветовые маркировки изделий после определённой проверки качества и т. п., тоже могут входить в эту категорию. Руководитель, осуществляющий контроль над выполнением работ, будет пользоваться уже другими средствами. Для него основной контроль будет заключаться в соблюдении рабочими СОК и РИ, которые, в свою очередь, и будут являться для него основным инструментом контроля. Отметки о проведении контроля руководитель отражает в специальных чек-листах.