Филипп Семёнычев - Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса

Любое отклонение по определению является проблемой, которая должна быть сформулирована и записана в соответствующей строке. По каждой проблеме определяются меры и назначаются ответственные за её решение. Организация работы по своевременному выявлению и оперативному решению проблем крайне необходима для поддержания эффективной работы метода. Она должна стать основной работой руководителя нижнего уровня.

Другой стороной обеспечения контроля, необходимой особенно в первое время внедрения метода, является аудит работы самого метода. Новые действия, документация и направление работ по непрерывному совершенствованию нуждаются в поддержке и контроле даже в большей степени, чем просто выполнение стандартизованных работ. Помощь в поддержании правильного направления работ могут оказать периодические аудиты работы системы. Принцип проведения подобных аудитов может быть аналогичен принципу петель проверки, а может являться сквозным, т. е. проверять в той или иной степени различные уровни управления. Технически аудит можно проводить по специально подготовленным чек-листам, куда можно включить вопросы, отражающие основные требования к работе метода, изложенные в настоящей книге, а также направления совершенствования, приведённые в этом разделе. В данном случае чек-лист можно выполнить в форме простого опросника с фиксированными ответами «да» или «нет».

По мнению автора, выше приведены только основные приёмы поддержания улучшений, в частности, применительно к работе описываемого в настоящей книге метода. Разумеется, их можно совмещать с существующими методами в вашей организации, адаптировать их под себя, делая их более эффективными. Здесь снова необходимо серьёзно поразмыслить и оценить, что конкретно в вашем случае будет работать лучше, быстрее, качественней.

Основные составляющие элементы методов описаны в разделе 6 «Метод стандартизованной работы». В данном разделе (см. выше) описаны другие элементы, которые содержит метод, но связанные с контролем и поддержанием его работоспособности, а также с качеством процесса и продукта. Всё, что не вошло в перечисленные категории, мы описываем в разделе «Прочие элементы метода».

Во-первых, стоит отметить элемент, не подходящий под приведённые выше категории, однако, необходимый как для развития метода, так и для совершенствования процесса в целом. Назовём его «лист идей», хотя в разных организациях он может называться по-другому: лист (доска) предложений, кайдзен идей и т. п. Суть этого простого элемента заключается в активации и поддержании процесса непрерывных улучшений, о чём подробно разъяснялось в разделе 4 настоящей книги. Как видно из возможных вариантов названий, данный элемент может быть выполнен в виде листа или доски, размещённой в непосредственной близости к рабочему участку, либо на самом рабочем участке. На размещённом листе работники участка записывают предложения по улучшению их работы, ликвидации потерь, решения проблем и т. п. Иногда для простого работника бывает достаточно трудно сформулировать предложение, тем более отвечающее целям и задачам развития организации или участка, поэтому на ранних стадиях внедрения метода работникам предлагается писать проблемы. Такие листы называют «листами проблем», «что мешает нам работать» и т. п. Как правило, в том и другом случае проблемы и предложения фиксируются анонимно, вовлечение персонала в таких случаях возрастает неоднократно. Впоследствии, при достижении определённого уровня культуры, когда персонал начнёт гордиться своими предложениями и улучшениями, формы можно легко поменять.

Пример подобного листа, объединяющего в себе формулировку проблемы и предложения, представлен в таблице 8.12.

Таблица 8.12

Удобство объединённой формы заключается в том, что руководитель, периодически просматривающий и заполняющий данный лист, может помочь работнику сформулировать предложение. Работник заполняет графу «проблемы» и «предложение», остальные столбцы заполняются руководителем. По каждому предложению выносится решение, которое не всегда может быть положительным, например, предложения, требующие изменения технологии, закупки чего-либо, либо временной остановки производства, могут быть отложены на неопределённый срок, а предложения, ведущие к появлению рисков по безопасности или качеству, могут быть сразу отклонены. В следующих столбцах фиксируются принятые по каждому предложению меры, назначаются ответственные за их решения, определяются сроки решения и отслеживается статус их выполнения (может применяться статус подобный статусу из матриц квалификации либо процент выполнения).

Наиболее важными условиями функционирования данного элемента являются:

– Постоянная работа с персоналом. Работники должны понимать, где и как они могут выразить свои идеи и мотивироваться на это.-

– Периодическая работа руководителя с листом. Необходимо понимать, что лист предложений – это динамичный и постоянно изменяющийся документ, мероприятия и ответственные, написанные в нём, являются реально запланированными и назначенными. Работа после принятия соответствующих решений должна осуществляться незамедлительно.

– Обратная связь должна быть обязательно. Даже если предложение отклонено или записанная проблема в настоящее время не является актуальной, необходимо аргументировать отказ или отсрочку в реализации каждого предложения.

И последнее, о чём мы не могли не упомянуть. В настоящее время существует огромное количество информационных продуктов, позволяющих систематизировать не только сбор, реализацию и распространение предложений по улучшению, но и упростить весь процесс разработки стандартных документов метода. Как правило, такие системы достаточно дорогостоящие, но они не гарантируют 100 % результата, так как в любом случае работа совершается руками персонала организации, а процесс непрерывных улучшений невозможно инициировать какой-либо программой. Поэтому, прежде чем принимать решение о закупке и применении какой-либо автоматизированной системы, задумайтесь, в чём реально она поможет, готов ли персонал. Вне зависимости от применения автоматизированных систем, подготовительные шаги для внедрения метода будут одинаковыми.

Теперь, когда все существующие элементы метода разобраны, настало время перейти к направлениям совершенствования. Ниже будут приведены основные показатели, к которым необходимо стремиться путём совершения небольших непрерывных улучшений. Стоит сразу оговориться, что эти направления не являются универсальными, неизменно применимыми к любому процессу любой организации. Разумеется, их придётся адаптировать под себя. Поэтому старайтесь перенять логику, объединяющую приведённые направления.