Юрий Демин - Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Датой протокола, акта является дата проведения заседания; дата события печатается на документе при его подготовке.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, 25.06.2004.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц – буквами, год – четырьмя цифрами.

Например, 05 января 2004 г.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

В международных стандартах допускается цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2004.07.07 или 20040707). Действующий ГОСТ Р6.30-2003 допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

Если на бланке предусмотрено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

2.3.17. Подписьявляется обязательным реквизитом документа. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

♦ не на бланке организации:

Вице-президент личная подпись А. И. Шабанов

ОАО «Софинтер»

♦ на бланке организации:

Вице-президент личная подпись А. И. Шабанов

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии Личная подпись В. Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А. Н. Сокова

Личная подпись А. С. Красавин

Личная подпись О. И. Рысков

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и. о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

Как правило, рекомендуется проставлять факсимильную подпись руководителя на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись руководителя.

Удостоверение подлинности электронного документа (ЭД) осуществляется посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности ЭД посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи».

2.3.18. Регистрационный номер документа является обязательным реквизитом документа.Регистрационный номер состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен по усмотрению организации буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки документа (эп – электронная почта, факс, тф – телефон и т. п.) или автора, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых под соответствующими названиями организаций или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

2.3.19. Ссылка на регистрационный номер и дату документа,на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем-ответов, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т. п.), или документов – отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной справочной информации.

2.3.20. Реквизит Адресатиспользуется преимущественно в различных формах переписки. Управленческие документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Наименование адресата-организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например (здесь и далее наименования организаций и их справочных данных являются условными):

Корпорация «Квант»

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже; его инициалы указываются перед фамилией, например: