Юрий Демин - Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Генеральному директору

ЗАО «Универсал»

К. Б. Головину

или

АО «НИКФ»

Главному бухгалтеру

А. С. Елашову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрациям районов

Ленинградской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома «Регионпресс»

М. Ю. Игнатьеву

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки, электронные адресные шаблоны или конверты с заранее напечатанными адресами.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

♦ наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

♦ название улицы, номер дома, номер квартиры;

♦ название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

♦ название области, края, автономного округа (области), республики;

♦ страна (для международных почтовых отправлений);

♦ почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Рысковой О. Ю.

Ул. Энгельса, д. 6, кв. 31, г. Химки,

Московская обл., 141400

2.3.21. Утверждение документа.

Документ утверждается руководителем организации или специально издаваемым распорядительным документом. Распорядительный документ рекомендуется издавать в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний.

Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Мосхлебзакупка»

Личная подпись: В. А. Степанов

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Офисная мебель»

Личная подпись: Л. В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.11.2004 № 3

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

от 05.10.2004 № 22

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

2.3.22. Резолюция,написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты; инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

О. М. Ковалеву

С. А. Шевцовой

Прошу подготовить проект договора

с компанией «Нефтехим» к 15.03.2004

Личная подпись

01.03.2004

При наличии нескольких исполнителей основным исполнителем считается названный первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.3.23. Заголовок к текстувключает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

♦ о чем (о ком)? например: Приказ о переходе на упрощенную систему налогообложения;

♦ чего (кого)? например: Должностная инструкция специалиста.

Заголовок может содержать две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено. Например: « О подготовке проекта договора».

Заголовок составляет исполнитель документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.3.24. Отметка о контролеобозначает, что документ поставлен на контроль за ходом его исполнения в установленные сроки.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения определяются руководителем службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) на основании сроков, установленных:

♦ законодательством;

♦ организацией, направившей документ;

♦ распорядительным документом руководителя организации или указанных в резолюции.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах, требующих особого индивидуального контроля.

2.3.25. Отметка о наличии приложенияк служебному письму оформляется следующим образом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет

вид:

Приложение: на 6 л. в 2 экз.