Олег Давтян - Этикет делового письма

Меморандум представляет собой документ, подробно излагающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержащий анализ соответствующих положений, аргументацию в защиту своей позиции и (или) полемику с доводами другой стороны. Этот вид документа может содержать несколько страниц текста.

Меморандум составляется не в форме письма, адресованного какому-либо лицу или учреждению, а в виде изложения фактической, документальной или юридической стороны вопроса, не подписывается и не парафируется. В случае необходимости упоминания отправителя или адресата (например, министерство, дипломатическое представительство) это делается в третьем лице. Печать на таком документе, как правило, не ставится. Меморандум пишется обычно на отдельных, скрепленных между собой листах бумаги канцелярского формата (иногда на первом из них стоит логотип учреждения или государственный герб). Дата проставляется на первом или последнем листе. Меморандум не содержит обычных для дипломатических документов трафаретных формул вежливости. Он либо прилагается к ноте, развивая и обосновывая ее положения, либо препровождается в качестве самостоятельного документа, либо вручается лично в процессе устной беседы с целью дать возможность собеседнику подробно ознакомиться с вопросом.

Меморандум вручается лично или пересылается с нотой. При вручении он печатается на нотном бланке, не имеет обращения и комплимента, под текстом указываются место и дата вручения, печать не ставится. Меморандум, посылаемый с нотой, печатается на нотной бумаге (не на бланке); место и дата отправления не указываются (хотя напечатание их не будет ошибкой); печать также не ставится. Приложение меморандума к ноте позволяет сократить текст самой ноты и дает определенные преимущества при изложении вопроса, являющегося предметом переписки.

Следует также назвать очень важный вид дипломатической переписки – верительные грамоты. Так называются документы, удостоверяющие назначение данного лица в качестве дипломатического представителя и аккредитование его при главе государства страны пребывания. Верительные грамоты составляются стереотипно. В них указывается, что глава государства назначает такое-то лицо в качестве посла или посланника в данной стране. Верительные грамоты подписываются главой государства и обычно скрепляются подписью министра иностранных дел или других уполномоченных на то лиц. Их вручение обставляется в более или менее торжественной обстановке, в зависимости от практики и обычаев каждой страны.

До вручения верительной грамоты дипломатический представитель еще не считается официально вступившим в исполнение своих обязанностей. Его визиты к должностным лицам и коллегам по дипломатическому корпусу носят лишь частный характер, и он воздерживается от официальных служебных демаршей перед министерством иностранных дел страны пребывания.

Он сохраняет свой официальный статус до момента отозвания или же вручения им или его преемником отзывных грамот.

Дата вручения верительной грамоты определяет старшинство дипломатических представителей одного и того же ранга. Что касается консульских представителей, то их старшинство определяется датой получения из министерства иностранных дел экзекватуры взамен врученного консульского патента. Получение экзекватуры свидетельствует о признании их в качестве консульских представителей государств в стране пребывания.

Знакомым официальным лицам, когда посылка личной или вербальной ноты по тем или иным причинам не представляется возможной, направляются частные письма.

В них может быть высказана просьба об оказании содействия по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, и тем самым подчеркивается заинтересованность автора в конкретном деле, в ускорении решения проблемы и т. п.

Данный вид дипломатической переписки используется и по протокольным поводам – для поздравлений с личными и семейными событиями (день рождения, продвижение по службе, получение ордена, рождение ребенка в семье), а также в случае траурных событий и др. С частным письмом также препровождаются сувениры.

Частные письма пишутся на обычной бумаге (в пол-листа), иногда на бланке с напечатанными типографским способом в левом верхнем углу именем и фамилией или официальным положением отправителя. Обратная сторона листа не используется. Типовые обращения: «Уважаемый господин Министр», «Уважаемый господин Директор» и т. п. Заключительный комплимент в письме зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений с ним (за основу могут быть взяты рекомендации о комплиментах при посылке личных нот). Частное письмо предпочтительнее писать от руки, чем подчеркивается особое уважение к лицу, которому посылается письмо. Адрес пишется только на конверте.

Дипломатический язык – это выражение, употребляемое для обозначения двух разных понятий. Во-первых, это язык, на котором осуществляются официальные дипломатические сношения и составляются международные договоры. Во-вторых, это совокупность специальных терминов и фраз, которые используются дипломатами в повседневном общении.

В настоящее время не существует единого языка, на котором обязаны общаться дипломаты и использовать его для составления международных документов. В прошлом, как известно, официальным дипломатическим языком был французский. В настоящее время утверждается принцип равенства языков, причем за основу берется перечень языков Организации Объединенных Наций. Как правило, государственные органы внешних связей ведут официальную переписку на своих национальных языках. Дипломатические и консульские представительства, переписываясь с органами власти, обычно прилагают к документам, составленным на национальном языке, так называемый «неофициальный перевод». Тем самым подчеркивается их уважение к стране пребывания, а также это предохраняет от возможного неправильного толкования тех или иных фраз.

Что касается второго значения понятия «дипломатический язык» как совокупности специальных терминов и фраз, входящих в общепринятый дипломатический лексикон, например, «третейское разбирательство», «персона нон грата», «модус-вивенди», «статус-кво», «вето» и т. п., то их удельный вес в современных дипломатических документах весьма незначителен. В книге «Техника дипломатии» немецкий ученый X. Вильднер пишет: «Дипломатический стиль отличается, прежде всего, простотой и ясностью; под этим подразумевается не простота ремесленнического способа выражения, а классическая форма простоты, которая умеет выбирать при каждом предмете единственное подходящее для данных обстоятельств слово и которая, к примеру, избегает употребления имени прилагательного, когда для правильной передачи мысли в этом нет абсолютной необходимости. В этом простом, однако достойном стиле должна пульсировать внутренняя жизнь, и, как таковой, он должен выражать индивидуальность хорошего дипломатического стилиста, индивидуальность, которая не считает необходимой погоню за оригинальностью, для того, чтобы стать в позу. Вычурный способ выражения, так же как и многоречивость, будет иметь своим следствием недостаток простоты. Не всякий хороший стилист, будь он действительно таковым, является в то же время хорошим дипломатическим стилистом. Нет, этого названия заслуживает только дипломат и именно тот дипломат, который и в письменной области умеет проявить себя как полностью дееспособный представитель своей профессии».