Ольга Скачкова - Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие

– ОКСО(Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.

Документы в соответствии с требованиями законодательства изготавливают на бланках, модель которых составлена на основании положений нормативного акта – ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки документов положено делать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. ГОСТом Р 6.30-2003 установлены два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Бланк документа – это набор реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и идентифицирующих автора официального письменного документа. Перечень реквизитов, употребляемых при составлении документов, содержится в ГОСТ Р 6.30-2003:

1) 01– Государственный герб Российской Федерации (данный реквизит проставляют только на документах, издаваемых Правительством РФ и подведомственными ему министерствами и ведомствами, обычные организации не вправе проставлять этот реквизит на своих документах);

2) 02– герб субъекта Российской Федерации (используют на документах, издаваемых правительствами субъектов РФ, например, правительством Саратовской области; обычные организации также не вправе проставлять этот реквизит на своих документах);

3) 03– эмблема организации или товарный знак, знак обслуживания (помещают на бланках организаций – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей – в соответствии с уставом (положением об организации));

4) 04– код организации (проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5) 05– основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица или основной государственный регистрационный номер (ОГРНИП) для индивидуального предпринимателя (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

6) 06– идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

7) 07– код формы документа (проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД));

8) 08– наименование организации (должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах);

9) 09– справочные данные об организации (почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации: номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.);

10) 10– наименование вида документа (должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000));

11) 11– дата документа (время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования);

12) 12—регистрационный номер документа (состоит из его порядкового номера, присвоенного в организации);

13) 13– ссылка на регистрационный номер и дату документа (регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ);

14) 14– место составления или издания документа (указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»);

15) 15– адресат (то лицо (лица), которому адресуется документ: организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица; документ не должен содержать более четырех адресатов);

16) 16– гриф утверждения документа (придает нормативный или правовой характер его содержанию);

17) 17– резолюция (состоит из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержит принятое им решение);

18) 18– заголовок к тексту (кратко излагает его содержание);

19) 19– отметка о контроле;

20) 20– текст документа (информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа);

21) 21– отметка о наличии приложения;

22) 22– подпись (собственноручная роспись полномочного должностного лица);

23) 23– гриф согласования документа (выражает согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием);

24) 24– визы согласования документа (выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа);

25) 2 5– оттиск печати (заверяет подлинность подписи должностного лица на документах);

26) 26– отметка о заверении копии (личная подпись должностного лица, заверившего копию документа; по усмотрению организации допускается заверять печатью);

27) 27– отметка об исполнителе (включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона);

28) 28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело (включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ);

29) 29– отметка о поступлении документа в организацию (содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа, при необходимости – часы и минуты);

30) 30– идентификатор электронной копии документа (отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации).

Ознакомившись с основными реквизитами, специалист по ведению делопроизводства должен знать, что бланк документа содержит постоянную частьреквизита документа, которая является неизменяемой и наносится при его изготовлении, а также переменную частьреквизита документа, которая является изменяемой частью реквизита документа и вносится в бланк документа при его заполнении. В нижеприведенных примерах можно посмотреть, в каком месте бланка расположена постоянная часть реквизита документа, а в каком – переменная. На практике традиционно используют два варианта бланков – угловой и продольный (в зависимости от расположения реквизитов, согласно ГОСТу Р 6.30-2003).

Как видно из примеров, постоянная часть реквизита документа расположена в верхнем поле бланка. Ниже постоянной части реквизита находится переменная часть, но в данных примерах она пуста. В переменной части бланка пишут самые разнообразные тексты документов: тексты постановлений, распоряжений, приказов, решений, писем в сторонние организации и т. д. Вот как выглядит документ с заполненной переменной частью реквизита (см. ниже).