Ольга Скачкова - Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие

1) без учета чьего-либо мнения и без согласования (если они по законодательству не требуются);

2) с учетом мнения представительного органа работников (выборного профсоюзного органа либо других органов, уполномоченных работниками);

3) по согласованию с представительным органом работников.

В целях соблюдения единых правил ведения документации в рамках деятельности конкретного работодателя целесообразно принять Инструкцию по делопроизводству, которую нужно составить в начале деятельности работодателя. Инструкция по делопроизводству призвана упорядочить ведение документации во всех сферах деятельности конкретного работодателя.

Работодателю также следует уделить внимание другим локальным нормативным актам, которые будут способствовать успешной работе: правилам внутреннего трудового распорядка, коллективному договору, инструкции по заполнению трудовых книжек, правилам ведения трудовых книжек, правилам по охране труда, положению о премировании работников, положению об отпусках, положению о порядке обработки персональных данных и т. д. Так, например, работодателю целесообразно принять Положение о порядке обработки персональных данных, так как ст. 86 ТК РФ содержит требование об ознакомлении под роспись работников с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных. Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников.

Персональные данные– это информация, касающаяся конкретного работника, которую получает работодатель в связи с трудовыми отношениями. Обработку персональных данных работодатель производит в виде документированной информации, включающей получение, хранение, комбинирование, передачу или любое иное использование соответствующих сведений.

Для упорядочения ведения кадрового делопроизводства особо нужно уделить внимание разработке Положения об отделе кадров и Инструкции по кадровому делопроизводству. Для эффективного составления трудовых договоров можно принять такой локальный трудовой акт, как Положение о должностных инструкциях.

Локальный нормативный акт вступает в силу, согласно ст. 12 ТК РФ, со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

До заключения трудового договора работодатель обязан ознакомить работников (под роспись) с действующими в организации локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).

Для того чтобы заложить эффективную систему и методы руководства и управления специалистами по кадровой работе, работодатель может разработать локальный нормативный акт – Положение об отделе кадров. Названное Положение определяет цели и задачи кадровой службы, порядок ее деятельности. На его основании проще организовать работу кадровой службы. Если у работодателя есть в штате кадровые работники и юрисконсульт, то он может дать им задание разработать названное Положение, так как они являются профессионалами. Если работодатель не имеет вышеуказанных работников, но он собирается организовать кадровую службу, то он сам может разработать такое Положение. Положение об отделе кадров имеет общую структуру (см. приложение 1 к данной главе). Образец Положения приведен в приложении 2. Положение о кадровой службе должно быть утверждено руководителем организации. Когда на этом документе будет стоять гриф «Утверждено», то это означает, что Положение имеет юридическую силу, и для введения его в действие никаких дополнительных приказов издавать не нужно. Затем этот акт дают для прочтения всем сотрудникам отдела кадров, которые должны поставить на нем визу ознакомления.

Приложение 1

Приложение 2

1. Общие положения

1.1. Отдел кадров (далее – Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее – Организация).

1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.

1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.

1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.

1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.

1.7. Структура и штат Отдела утверждаются генеральным директором Организации.

1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.

2. Основные задачи

2.1. Подбор и расстановка кадров.

2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации.

2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда.

2.4. Повышение квалификации работников.

2.5. Проведение аттестации.

2.6. Формирование кадрового резерва.

2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.

2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

3. Функции

3.1. Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.

3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.

3.3. Разработка штатного расписания.

3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников.

3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

3.6. Ведение учета личного состава работников Организации, оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.

3.7. Документальное оформление служебных командировок.

3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.