Ольга Скачкова - Образцы кадровых документов с комментариями. Практическое пособие

Положение о должностной инструкции должно служить для них руководством по разработке должностной инструкции. Положение должно быть составлено так, чтобы разработчику инструкции было достаточно знаний для того, чтобы грамотно составить должностную инструкцию. В Положении должно быть подробно изложено, какие действия будет осуществлять разработчик должностной инструкции при составлении должностных обязанностей работника. Например, как он будет использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Наемные работники приходят и уходят, а единые правила, закрепленные в данном Положении, остаются в деятельности работодателя надолго. Если работодатель, например, индивидуальный предприниматель, самостоятельно занимается приемом на работу, то самому работодателю и придется разрабатывать указанный документ. Такому предпринимателю не надо пренебрегать и отказываться от разработки Положения о должностной инструкции и от составления должностных инструкций к должностям. Что с того, что в штате работодателя один-два сотрудника, они же наемные и могут увольняться. На вакантное место будут приходить новые сотрудники, а Положение о должностных инструкциях и должностные инструкции к должностям будут действовать постоянно, независимо от того, кто будет занимать штатную единицу: Иванов или Петров, или Сидоров и т. д. Требования, изложенные в локальных трудовых актах, над которыми однажды потрудился работодатель, будут применяться к каждому новому работнику и принесут предпринимателю только пользу и удобство в работе.

Используя в своей деятельности Положение о должностных инструкциях и разрабатываемые на его основе должностные инструкции, работодатель закладывает успешную систему и методы руководства и управления персоналом, определяет меры определенного поведения работника в соответствии с законодательством Российской Федерации, обосновывает рациональное разделение и организацию профессионального труда.

«Каждой штатной должности – должностная инструкция» – вот девиз для разработчика должностной инструкции. При разработке должностной инструкции кадровик должен руководствоваться локальным трудовым актом работодателя – соответствующим Положением о должностных инструкциях, в котором содержатся рекомендации по разработке должностной инструкции. Разработчик должен понимать задачи конкретной должности, которая введена штатным расписанием, для которой он обязан разработать должностную инструкцию.

Задачами должностной инструкции являются:

1) правильный подбор, расстановка и использование кадров;

2) определение содержания выполняемых трудовых функций работников;

3) определение мер требовательности работодателя к дисциплине работника, а также к его должностной компетентности и должностной ответственности;

4) обеспечение единства при определении должностных обязанностей для группы должностей;

5) разграничение функций, полномочий и ответственности между работниками. Должностная инструкция имеет единую структуру построения, которую разработчик может взять за основу.

Подробная структура должностной инструкции.

В верхней части инструкции указывают полное наименование организации (предприятия), его организационно-правовую форму. Здесь также располагают сведения, когда и кем (руководителем или иным должностным лицом, уполномоченным утверждать должностные инструкции) утверждена инструкция, подпись (и ее расшифровку) лица, утвердившего документ.

Далее пишут текст о том, в соответствии с какой нормативно-правовой основой разработана и утверждена данная конкретная должностная инструкция. Это делают в короткой преамбуле перед разделом 1 инструкции.

После преамбулы располагают следующие пять разделов, которые являются текстом должностной инструкции:

раздел I. «Общие положения»;

раздел II. «Функции работника»;

раздел III. «Должностные обязанности работника»;

раздел IV. «Права работника»;

раздел V. «Ответственность работника».

Рассмотрим подробнее содержание всех разделов должностной инструкции. Раздел I должностной инструкции «Общие положения»содержит следующие сведения: квалификационные требования; профессиональные знания; схема взаимодействия с другими работниками, подразделениями и организациями; непосредственная подчиненность работника, наличие и состав подчиненных, порядок замещения, возможность совмещения должностей и функций; порядок назначения и освобождения от должности; нормативные документы, регулирующие деятельность работника. Работодатель имеет право делать исключения для лиц, не имеющих специальной подготовки или стажа работы, но имеющих достаточный практический опыт и стремление выполнять качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, установленные требованиями к квалификации. Он может назначать таких лиц на соответствующие должности так же, как и лиц, которые имеют специальную подготовку и стаж работы.

Раздел II «Функции работника»должен содержать перечень основных функций должностного лица.

Раздел III «Должностные обязанности работника»располагает данными о конкретных видах работ, выполняемых работником. Здесь также указывают обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению его руководителя.

В разделе IV «Права работника»целесообразно закрепить и конкретизировать права должностного лица с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей, которыми оно распоряжается в пределах своей компетенции при исполнении должностных обязанностей. В этом разделе также отражают взаимоотношения должностного лица с другими должностными лицами в рамках деятельности работодателя.

Раздел V «Ответственность работника»уточняет и конкретизирует персональную должностную ответственность работника и меру его ответственности за несоблюдение требований, установленных законодательством.

На практике можно встретить разделы II и III, объединенные в один, тогда текст должностной инструкции состоит из четырех разделов. Но главное в документе – четкое изложение функций и обязанностей работника, а не тот факт, какое количество пунктов будет содержать инструкция.

Когда текст должностной инструкции составлен, в конце его должно быть место: