Е. Клочкова - Организация работы с документами по личному составу (персоналу)

– табель форм документов по работе с персоналом;

– альбом форм документов по работе с персоналом;

– регистрационные книги. Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации (например, приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел). Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в свободной форме:

– книга регистрации трудовых договоров;

– книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;

– книга регистрации приказов;

– книга регистрации протоколов;

– книга регистрации актов;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

– книга регистрации личных дел;

– трудовой договор;

– договор о полной индивидуальной материальной ответственности;

– договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;

– внутренняя служебная переписка. Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку, а затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, руководитель структурного подразделения направляет в адрес руководителя предприятия представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия. Существует несколько видов служебной переписки :

письмо о переводе;

заявление;

докладная записка;

объяснительная записка;

протокол;

представление:

представление о переводе;

представление о поощрении;

представление об увольнении и др.;

– распорядительные документы. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя, с помощью которых он осуществляет полномочия по управлению предприятием, предусмотренные уставом. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. К первой группе относятся приказы по основной деятельности предприятия – по производственным вопросам, об утверждении штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации и т. д. Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность предприятия в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Ко второй – приказы по личному составу (например, приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России: приказы по кадровому составу; унифицированные формы (утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это приказ (распоряжение) о: приеме работника на работу (форма Т-1); приеме работников на работу (форма Т-1а); переводе работника на другую работу (форма Т-5); переводе работников на другую работу (форма Т-5а); предоставлении отпуска работнику (форма Т-6); предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а); прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8); прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а); направлении работника в командировку (форма Т-9); направлении работников в командировку (форма Т-9а); поощрении работника (форма Т-11); поощрении работников (форма Т-11а); командировочное удостоверение работника (форма Т-10); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а); а также: приказы, имеющие произвольную форму о (об): вынесении взысканий; изменении анкетно-биографических данных; установлении профессии; присвоении разряда; совмещении профессий (должностей); установлении надбавки; замещении временно отсутствующего работника; дежурстве; привлечении к сверхурочным работам; изменении режима работы;

– первичные учетные документы : личная карточка работника (форма Т-2); личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС); учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4); табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12); табель учета использования рабочего времени (форма Т-13); акт о приеме работ (форма Т-73);

– личные документы: трудовая книжка; документы личного дела (например, личный листок по учету кадров, анкета поступающего на работу, дополнение к личному листку по учету кадров, копии документов об образовании, автобиография, характеристика, рекомендательное письмо);

– информационно-справочные документы; уведомление о: предстоящем увольнении; сокращении штата; праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе; праве отказаться от работы в ночное время; получении трудовой книжки; справка с места работы.

Документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования:

– анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);

– заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);

– заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3);

– опись документов, передаваемых работодателем (форма АДВ-6);

– справка о соответствии (форма АДВ-7);

– индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-1).

Документы, необходимые для привлечения иностранных работников:

1) заявление о выдаче заключения на привлечение и использование иностранных работников;

2) заявление о выдаче иностранному гражданину или лицу без гражданства разрешения на работу.

Уже по данному списку можно судить, что разобраться с таким количеством документов довольно-таки сложно. Возникает вопрос: что делать в данной ситуации, с чего начинать, чтобы оптимально организовать документооборот в кадровой службе? Далее мы выделим самые необходимые документы кадровой службы, которые относятся непосредственно к работающему персоналу предприятия.