Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 16.03.2002 № 23) [33];

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64) [34].

Так, в «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» указаны действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. Единица измерения при машинописных работах – страница формата А4 – 210х297 мм, напечатанная с одной стороны.

С учетом того, что каждая строка включает 60–64 печатных знака, нормально заполненной считается страница, на которой размещается:

58-61 строка (3630 знаков) – через 1 интервал;

38-41 строка (2450 знаков) – через 1,5 интервала;

29-31 строка (1860 знаков) – через 2 интервала.

В этом же нормативном документе предусматриваются по состоянию оригинала, с которого проводится печатание, три группы сложности:

I группа – печатный или разборчивый рукописный оригинал;

II группа – печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение до 50 % текста;

III группа – неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающий 50 % текста, мелкий типографический шрифт.

«Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления» содержат важный для секретаря раздел «Секретарско-референт-ские работы», где указаны виды работ по бездокументному обслуживанию руководителя:

• организация работы руководителя;

• прием посетителей;

• подготовка совещаний;

• ведение телефонных переговоров.

Особенностью данных документов является то, что они указывают виды работ с определением норм времени на их выполнение, а также поэтапно описывают содержание работы, то есть последовательность операций, что позволит начинающему секретарю правильно выполнить необходимую работу.

Нормы времени содержат также вопросы организации труда, режим труда и отдыха, санитарные нормы, правила рационального оборудования рабочих мест.

В своей практической деятельности секретарь руководствуется требованиями документов по охране труда и технике безопасности, являющихся элементами иерархической системы стандартов безопасности труда (ССБТ), однако не принадлежащих к высшему ее уровню – госстандартам РФ. К стандартам безопасности труда относятся санитарные правила и гигиенические нормативы, правила и инструкции по охране труда, положения, методические указания и др.

1. Правильно расположите нормативные акты в соответствии с их иерархией (субординацией):

1) Указы Президента РФ;

2) Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (постановления, приказы, распоряжения);

3) Федеральные Конституционные законы»;

4) Федеральные законы.

2. Какой из перечисленных документов содержит требования к оформлению документов:

1) Общероссийский классификатор управленческой документации;

2) ГОСТ 7.0.8-2013;

3) ГОСТ Р 6.30-2003;

4) Правила работы архивов организаций.

3. К нормативно-методическим документам по делопроизводству относятся:

1) Перечни типовых управленческих документов;

2) Федеральные законы;

3) Указы Президента РФ.

4. В соответствии с федеральным законодательством на данный момент установлены следующие виды письменных обращений:

1) Предложение;

2) Жалоба;

3) Служебное письмо;

4) Рекомендация.

5. Должностная инструкция секретаря руководителя разрабатывается на основе:

1) Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих;

2) Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих;

3) Номенклатура дел учреждения.

Основные понятия: организационно-правовой документ, методика составления, структура текста, состав информации, оформление, порядок пересмотра.

Правовой основой деятельности секретаря наряду с общегосударственными законодательно-правовыми актами является также комплекс нормативно-правовых и нормативно-методических документов той организации, в которой работает секретарь. Они образуют локальную нормативную базу, которая представлена, как правило, следующими документами:

1. Должностной инструкцией;

2. Положением о структурном подразделении, например, секретариате;

3. Инструкцией по делопроизводству;

4. Номенклатурой дел организации;

5. Правилами внутреннего трудового распорядка.

Основным организационно-правовым документом является должностная инструкция секретаря.

Если секретарь руководителя является сотрудником Секретариата, то он должен ознакомиться и знать основные разделы «Положения о Секретариате».

Когда секретарь руководителя находится в составе Службы ДОУ, что встречается крайне редко, он, соответственно, должен быть ознакомлен с Положением о Службе ДОУ – структурного подразделения организации, в котором он работает.

При составлении и оформлении документов, а также при работе с ними, секретарь руководствуется инструкцией по делопроизводству своей организации.

В работе с документами при формировании дел и отборе их на хранение или уничтожение секретарь руководителя использует номенклатуру дел своей организации.

Регулирование трудовых взаимоотношений работодателя и секретаря осуществляется посредством трудового договора, при этом Правила внутреннего трудового распорядка конкретной организации регулируют порядок приема, увольнения работника, права, обязанности и ответственность работника и работодателя, поэтому секретарь должен знать этот свод норм.

Должностная инструкция

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Должностные инструкции позволяют оптимальным образом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия.

При разработке должностных инструкций на работников конкретного функционального направления необходимо обеспечивать единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения.