Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

1. Общие положения.

2. Цель и задачи.

3. Функции.

4. Права и ответственность.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения (служебные связи).

1. Общие положения

Этот раздел определяет точное название структурного подразделения, его статус. Здесь обязательно надо оговорить, является ли секретариат самостоятельным структурным подразделением или входит в состав другого структурного подразделения, например, службы ДОУ. В этом разделе указывается также, кто возглавляет структурное подразделение и чьим приказом назначается на должность его руководитель. Необходимо оговорить, имеет ли руководитель заместителей. Следует также указать, чем в своей деятельности руководствуется секретариат или служба ДОУ, какую имеет структуру (наличие бюро, участков, секторов и т. д.), указывать перечень законодательных, нормативных правовых актов, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется в своей деятельности структурное подразделение. Раздел «Общие положения» заканчивается пунктом о наличии печати данного структурного подразделения.

2. Цель и задачи

В обобщенной форме указывается цель создания и деятельности секретариата, основные задачи по их реализации:

1. Постановка и ведение документационно-информационного обеспечения деятельности руководителя на уровне современных требований.

2. Организация бездокументного обслуживания руководителя в соответствии с целями и задачами организации.

3. Организация единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив (или уничтожения).

3. Функции

Раздел «Функции» является основным и содержит описание всех видов работ структурного подразделения по вопросам информационно-документационного обслуживания, организационного обслуживания руководства (бездокументное обслуживание). Функции излагаются в их логической последовательности.

4. Права и ответственность

Этот раздел указывает права, которыми наделен секретариат для реализации возложенных функций и задач, а также определяется ответственность, которую он несет за выполнение своих задач, состояние документации, ее соответствие установленным требованиям, организацию работы подразделений в составе секретариата.

5. Руководство

В разделе «руководство» указывают права и обязанности руководителя, однако, в последнее время возникла новая тенденция – этот раздел стал отсутствовать, так как права и обязанности руководителя секретариата или службы ДОУ нашли отражение в его должностной инструкции.

6. Взаимоотношения (служебные связи)

Здесь прописывается, с какими структурными подразделениями и по каким вопросам взаимодействует секретариат, то есть характер и наличие взаимосвязей.

Положение о структурном подразделении заканчивается пунктом о том, в каких случаях Положение должно быть заменено новым:

1. Изменение структуры организации.

2. Изменение структуры самой службы, ее переподчинение.

3. Внедрение новых технологий.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации и имеет следующие реквизиты:

• наименование организации, структурного подразделения;

• вид документа;

• дату и гриф утверждения;

• регистрационный номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• гриф согласования или визы согласования.

Положение подписывает должностное лицо, являющееся разработчиком, визирует юридический отдел, утверждает руководитель организации.

Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации.

Инструкции могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые распространяются на определенную категорию учреждений или организаций. Взяв за основу типовую, любая организация может разработать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству. В ней необходимо учесть все особенности организации и технологии делопроизводства конкретного учреждения. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Порядок оформления документов, а также требования к реквизитам.

3. Организация документооборота.

4. Регистрация документов.

5. Организация справочной работы.

6. Оперативное хранение документов.

7. Подготовка документов к сдаче в архив.

8. Приложения, которые содержат образцы бланков, формуляры документов, образцы учетных форм и документов, а также разного рода перечни, например:

• Перечень документов, не подлежащих регистрации;

• Форма журнала регистрации входящих документов;

• Форма журнала регистрации исходящих документов;

• Формы журнала регистрации внутренних документов (по видам);

• Оттиски печатей и штампов;

• Образцы бланков документов;

• Перечень документов, заверяемых печатью;

• Форма положения о структурном подразделении;

• Схемы документооборота;

• Форма должностной инструкции и др.;

• Перечень документов, подлежащих утверждению.

В организации, которая использует гербовые бланки, гербовые печати, обязательно в инструкции должен быть раздел, содержащий требования к работе с ними.

Инструкция отражает весь процесс работы с документами, всю последовательность технологических операций. Она является регламентирующим документом для службы ДОУ, секретариата или секретаря, осуществляющих документное обслуживание руководителя, а также для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ, затем проект согласовывается с заведующим архивом, юридической службой. Затем инструкция утверждается руководителем или вводится в действие его приказом и рассылается во все структурные подразделения организации для использования в текущей работе.

Номенклатура дел организации

В процессе своей деятельности любая организация создает и получает достаточно большое количество документов. После оперативной деятельности для решения возникших вопросов возникает необходимость обращаться к документам снова. Для осуществления быстрого и удобного их поиска необходима классификация, которая заключается в группировании документов в дела.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет термин «дело» как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» [24].