Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

Должностная инструкция призвана очертить круг обязанностей, определить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой. Должностная инструкция выполняет следующие функции:

• закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

• определяет его задачи, функции, права и обязанности;

• позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

• является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

• устанавливает организационные основы его работы [35].

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель организации.

Формуляр и структура текста должностной инструкции унифицированы УСОРД и включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Основные задачи и функции;

3. Должностные обязанности;

4. Права;

5. Ответственность;

6. Взаимоотношения.

1. Общие положения

В этом разделе устанавливается наименование должности, указывается, к какой категории относится работник, перечисляются квалификационные требования, предъявляемые к секретарю. Требования включают в себя два основных направления: образование (общее, среднее, высшее, специальное); практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для закрепления требований к квалификации служит Квалификационный справочник, разработанный Институтом труда и утвержденный Минтруда России [36]. Однако, каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию, исходя из своей политики работы с персоналом. Отдельный пункт содержит порядок приема и увольнения. Здесь же указываются требования к практическим навыкам работы. В первом разделе должны быть перечислены документы, которые секретарь должен знать, то есть здесь излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.

2. Основные задачи и функции

В этом разделе в обобщенной форме определяются основные трудовые функции работника, участок работы.

3. Должностные обязанности

Это раздел должен быть подробно и четко прописан.

В этом разделе необходимо детально расписать, что и как должен делать работник, т. е. виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

Раздел «Должностные обязанности» должностной инструкции составляется на основе раздела «Должностных обязанностей» соответствующей должности из Квалификационного справочника.

Если технический исполнитель не имеет навыков работы, целесообразно составить обучающую должностную инструкцию, в которой раздел «Должностные обязанности» прописывается пооперационно в той последовательности, в которой следует осуществлять действия, с тем, чтобы, изучив должностную инструкцию, технический исполнитель мог справиться со своей работой и у него на практике не возникало бы никаких вопросов.

4. Права

Этот раздел формулируется в соответствии с теми правами, которыми наделено структурное подразделение, в котором работает секретарь, например, службе ДОУ, секретариате и др.

Согласно должностной инструкции, секретарь может запрашивать различную информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач; запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей; требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации; докладывать руководителю организации обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

5. Ответственность

В этом разделе необходимо указать, что секретарь несет ответственность за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также Правил внутреннего трудового распорядка. Можно также указать ответственность более подробно, сославшись на его должностные обязанности, например, секретарь несет ответственность за: своевременность передачи руководителю и другим должностным лицам необходимой информации, ее достоверность; правильное ведение делопроизводства; сохранность документов, штампов, общих и строгого учета бланков; своевременное и правильное выполнение машинописных работ; материальный ущерб, причиненный предприятию в результате халатного выполнения своих обязанностей.

6. Взаимоотношения (связи по должности)

Здесь определяется порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В этом разделе указывается, с какими структурными подразделениями, их конкретными работниками, по каким вопросам взаимодействует секретарь руководителя. Необходимо указать, какие документы, в каком виде, от кого, как часто он получает и передает; кому передает информацию, с кем сотрудничает по определенным вопросам. Желательно этот раздел составить в табличной форме.

В последнее время в должностную инструкцию добавляют новый раздел «Оценка работы». Здесь необходимо указать, что оценка работы (деятельности) осуществляется в соответствии с качеством работы, а также сроками ее выполнения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен(на)», свою подпись, инициалы, фамилию и дату.

Должностная инструкция секретаря руководителя должна быть оформлена на бланке организации и иметь следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• гриф утверждения;

• дату составления;

• регистрационный номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• визу согласования;

• визу ознакомления;

• подпись;

• дату.

Положение о структурном подразделении: секретариате или службе ДОУ

Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий правила организации и деятельности структурного подразделения.

При разработке положения необходимо опираться на действующее законодательство, современные государственные нормативно-методические документы, устав организации или положение об организации.

Формуляр положения и структура текста положения о любом структурном подразделении установлена УСОРД [27]. Унифицированная структура текста включает следующие разделы: