Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

Классификатором наименований дел служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [24].

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения или его структурного подразделения с указанием сроков хранения [37]. Таким образом, номенклатура дел служит распределителем документов в дела, позволяет их систематизировать. Номенклатура дел должна охватывать все виды документов, которые создаются в процессе деятельности данной организации.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• гриф утверждения;

• дату;

• регистрационный номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• визу согласования.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме и состоит из следующих граф:

В первой графе проставляется индекс дела, который состоит из двух частей, например, 01–03. Первая часть 01 обозначает структурное подразделение (руководство), вторая часть 03 – порядковый номер в пределах данного подразделения (Устав).

В конце каждого раздела оставлены резервные номера для заполнения дел, которые могут образоваться в течение текущего года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел и в течение года под одним может быть сформировано несколько томов дел.

В третьей графе указывается количество дел и томов, которое может быть заведено в течение года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на № статьи Перечня документальных материалов (Типового или ведомственного), в соответствии с которым установлен срок.

В пятой графе указываются различные отметки в течение года: «об уничтожении дел»; «передачи дел в архив»; делах, переходящих на следующий год.

Проект номенклатуры дел организации рассматривается и одобряется Экспертной комиссией организации, визируется заведующим ведомственным архивом и утверждается руководителем организации.

Она носит нормативный характер, так как имеет сроки хранения, установленные на основании Перечней документов с указанием срока их хранения.

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В конце года номенклатура дел закрывается, то есть заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка – свод обязательных для выполнения требований, норм [37].

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт организации, регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения, взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации [38].

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть разработаны в соответствии с Трудовым кодексом РФ и распространяться на всех работников.

Правила регулируют порядок приема и увольнения работников, права, обязанности и ответственность работников и работодателя, режим труда и отдыха, процедуру поощрения и взыскания к работникам организации.

Правила внутреннего трудового распорядка обычно утверждаются приказом руководителя организации.

Этот организационный документ направлен на достижение следующих целей:

• соблюдение прав и законных интересов работника и работодателя;

• определение трудового распорядка и трудовой дисциплины, обязательных для исполнения всеми работниками;

• соблюдение трудового законодательства Российской Федерации в организации, где работает секретарь.

Правила разрабатываются в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Отдельные положения Правил внутреннего трудового распорядка оговорены в статьях Трудового кодекса.

В законодательстве нет жестких условий к структуре текста Правил, однако, на практике, в большинстве организаций структура почти одинаковая и включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Определение терминов и расшифровка сокращений;

3. Порядок заключения, изменения и расторжения трудовых договоров с работниками;

4. Права и обязанности работника;

5. Права и обязанности работодателя;

6. Рабочее время;

7. Время отдыха;

8. Оплата труда, гарантии и компенсации;

9. Меры поощрения;

10. Дисциплина труда, дисциплинарные взыскания;

11. Охрана труда.

В Правилах внутреннего трудового распорядка должен быть подробно описан порядок приема на работу:

• указан список документов, которые необходимо предъявить при приеме на работу;

• описана процедура заключения трудового договора.

В Правилах указывается порядок перевода работников и порядок прекращения трудового договора, а также перечисляются права и обязанности работников и работодателя, основные из них.

Работники имеют право на:

• заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

• предоставление работы, обусловленной трудовым договором;

• своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;

• рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда;

• предоставление исправных инструментов, приспособлений, технических средств и материалов, необходимых для выполнения своих трудовых обязанностей;

• отдых – еженедельные выходные дни, нерабочие праздничные дни, ежегодные основной и дополнительные отпуска;

• обязательное социальное, пенсионное и иные виды страхования в соответствии с действующим законодательством РФ;

• льготы, гарантии и компенсации, предусмотренные действующим законодательством РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;

• защиту персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты;

• свободный доступ к своим персональным данным, хранящимся у работодателя, включая право на получение копий документов, связанных со своей работой.