М.А. Городилов - Система внутреннего контроля в общих центрах обслуживания

Ведение бухгалтерского учета в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» организуется руководителем экономического субъекта. Законом также допускается возложение обязанностей по ведению учета и составлению финансовой отчетности на другое лицо. Требования для такого стороннего лица действуют такие же, как для главного бухгалтера или иного лица организации, на которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета. Если это юридическое лицо, то оно должно иметь в штате не менее одного работника, соответствующего указанным требованиям. Данные требования действуют и для организаций, оказывающих услуги по ведению бухгалтерского учета.

Передача функции ведения бухгалтерского учета сторонней организации, как правило, происходит в следующих случаях:

– малый или средний бизнес в несложных видах деятельности (например, торговля) передает функцию учета сторонней организации. При этом исполнитель никак организационно или экономически не связан с заказчиком и специализируется на ведении учета и составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности. По сути, это аутсорсинг функции в чистом виде;

– крупная корпорация, в составе которой может быть несколько взаимосвязанных компаний, передает функцию учета подразделению, филиалу либо отдельному юридическому лицу, связанному с ней каким-либо образом (имеет общего собственника, общие органы управления и т.д.). Это т.н. общие центры обслуживания (далее – ОЦО), практика создания которых распространена по всему миру. В данном случае аутсорсинг функции происходит скорее формально, так как фактически операции переводятся в дочернюю или аффилированную компанию (подразделение, филиал), т.е. происходит инсорсинг функции.

ОЦО создаются крупными корпорациями для достижения следующих целей:

– повышение прозрачности управляемости бизнеса за счет получения стандартизированной, более достоверной и оперативно обновляемой информации по всем предприятиям, входящим в группу;

– снижение совокупных издержек за счет унификации и стандартизации процессов обработки больших объемов операций и исключения дублирования функций на разных уровнях управленческой иерархии;

– возможность масштабирования при расширении бизнеса и приобретении (образовании) новых предприятий, которое позволит быстро включить новые элементы в действующую технологическую и управленческую иерархию компании;

– повышение инвестиционной привлекательности как компании в целом, так и отдельных предприятий 30 30 Общий центр обслуживания [Электрон. ресурс]. URL: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/338605-obschii-tsentr-obsluzhivaniya (дата обращения: 17.01.2019) .

Мотивы создания ОЦО могут быть различными: стратегическими, организационными, политическими, техническими, экономическими. Практика создания ОЦО показывает, что далеко не все первоначально запланированные цели и мотивы могут быть подтверждены в последующем. Например, М. Янсенн и А. Йоха в исследовании ОЦО в публичном секторе указывают на факт неподтверждения после запуска ОЦО таких мотивов, как повышение продуктивности, снижение стоимости и неопределенности, концентрация инноваций, высокий уровень обслуживания и др. Вместе с тем достигнуты такие первоначально не заявленные цели, как лучшая предсказуемость затрат, сокращение избыточных мощностей за счет консолидации систем, распространение и внедрение успешных практик и др. 31 31 Janssen, M., Joha, A. Motives for establishing shared service centers in public administrations // International Journal of Infor¬mation Management. 26 (2006). P. 102–115. .

По результатам глобального исследования, проведенного компанией «Делойт», большинство компаний также выделяют такие преимущества внедрения ОЦО, как повышение эффективности системы внутреннего контроля; повышение качества бизнес-процессов; повышение качества обслуживания; снижение нагрузки на бизнес-функции; повышение соответствия нормативным требованиям 32 32 Практика открытия Общих центров обслуживания (ОЦО) в России [Электрон. ресурс]. URL: http://www.ucmsgroup.ru/ru/resources/surveys/the-practice-of-shared-service-centers-ssc-opening-in-russia (дата обращения: 17.01.2019) .

При создании ОЦО могут возникнуть определенные сложности: различия в правовом (в том числе и налоговом) регулировании их деятельности на территории других стран; значительный срок окупаемости инвестиционных затрат на создание, который может составлять несколько лет, потеря сотрудниками ощущения личного контакта при решении вопросов, которые раньше можно было решить при непосредственном обращении в подразделение предприятия, и разрыв бизнес-процесса между предприятием и ОЦО, который может сам по себе стать «слабым звеном» в процессе и нести повышенные риски при неправильной его организации 33 33 Кувшинов, М.С., Шевелева, Е.А., Шевелев, А.Е. Особенности формирования рискориентированного подхода к ведению бухгалтерского учета в условиях аутсорсинга // Вестник ЮУрГУ. Серия «Экономика и менеджмент». 2012. № 9. C. 91–94. .

Н. Су, Р. Акираджу, Н. Наяк и Р. Гудвин предлагают рассматривать ценности создания ОЦО в соотношении с возникающими при этом рисками в разрезе следующих категорий: финансы, операции, клиент, организация. Так, например, в категории «клиент» ценность «профессионализация обслуживания клиентов» противопоставляется риску «отсутствие индивидуального обслуживания». Среди указанных рисков наиболее важными, по нашему мнению, являются риски отсутствия синергии и культурного соответствия с клиентом, потеря местных (клиентских) знаний, снижение гибкости работы и чрезмерная стандартизация процессов 34 34 Su, N., Akkiraju, R., Nayak, N., Goodwin, R. Shared ser¬vices transformation: Conceptualization and valuation from the per¬spective of real options // Decision Sciences. 2009. 40(3). P. 381–402 .

Нами проведено сравнение аутсорсинга и «внутренней» учетной функции предприятия (см. табл. 3). Для ОЦО характерна необходимость выполнять большой объем однотипных операций по нескольким клиентам (заказчикам). Отсюда возникают повышенные требования к регламентации процессов, стандартизации и унификации операций. Ввиду разделения процесса движения информации и документов между ОЦО и заказчиками порядок действий должен быть четко описан как на стороне ОЦО, так и на стороне заказчиков. Разделение процесса требует достижения соглашений об уровне оказания услуг для заказчиков (SLA) как ключевого элемента договора оказания услуг. Множество и сложность операций создают необходимость в поддержании системы внутреннего контроля ОЦО на высоком уровне, а также устанавливают повышенные требования к информационным системам и уровню информационной безопасности.

Таблица 3

Сравнение учетной функции на аутсорсинге в ОЦО и в бухгалтерском подразделении