Екатерина Бузукова - Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице

Таблица, приведенная ниже, поможет вам разработать должностную инструкцию менеджера по закупкам. Как видно из таблицы, в любом случае менеджер по закупкам будет отвечать за поддержание ассортимента и за собственно поступление товара на склады компании (табл. 1.3).

Таблица 1.3.Функциональные обязанности менеджера по закупкам

Важный момент:возвращаясь к мысли о том, тратят закупки или зарабатывают, нужно помнить, что все указанное в функциональных обязанностях служит цели оптимизации закупок с целью получения дополнительной прибыли.

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера по закупкам.

1.2. Менеджер по закупкам принимается и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора по представлению категорийного менеджера.

1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно категорийному менеджеру.

1.4. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее высшее (специальное) образование или опыт закупочной деятельности (логистической деятельности).

1.5. Менеджер отдела закупок в своей деятельности руководствуется:

– действующим законодательством РФ;

– внутренними нормативными документами компании;

– Положением об отделе закупок;

– настоящей должностной инструкцией и прилагаемыми к ней документами.

1.6. Менеджер по закупкам должен знать:

– организационно-распорядительные документы вышестоящих руководителей, касающиеся работы коммерческого отдела;

– рынок (условия, бренды, цены, логистические особенности и т. п.), конкурентов, конкурирующие товарные марки, ассортимент поставляемых товаров;

– стандарты и технические условия на закупаемую продукцию;

– порядок заключения и оформления договоров на поставку продукции;

– правила оформления отгрузочных документов и документов на оплату товара; – стандарты хранения, транспортировки и отгрузки продукции со склада;

– этику и порядок делового общения;

– порядок отчетности о проделанной работе;

– методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, персональных компьютеров;

– правила внутреннего трудового распорядка.

2. Функциональные обязанности

2.1. Организация работы с поставщиками:

– поиск новых и потенциальных поставщиков;

– ведение коммерческих переговоров с поставщиками в интересах компании;

– оперативное реагирование на информацию, поступающую от поставщиков, и доведение ее до сведения категорийного менеджера;

– мотивация поставщиков на работу с фирмой;

– создание баз данных поставщика и ведение досье поставщика;

– ведение балансов поставщиков, обеспечение наиболее благоприятных для компании финансовых условий, предоставляемых поставщиком;

– недопущение дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками.

2.2. Планирование и аналитическая работа:

– создание ежемесячных планов поставок на основе анализа складских запасов, оборачиваемости склада, прогнозов продаж;

– корректировка планов и заказов в связи с изменениями ситуации. Предоставление информации об этих изменениях во все заинтересованные структуры компании;

– анализ статистических данных закупок, определение наличия и потребности в материалах на текущий момент и на будущие периоды, оптимизация складских запасов;

– предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела и фирмы;

– составление прогнозов по поставкам продукции на склад.

2.3. Обеспечение бесперебойного снабжения компании товарами:

– организация поставок: заказы, сверка с подтверждениями заказов, контроль готовности товара и своевременности оплат,

предоставление необходимой документации и информации для транспортного и таможенного отделов;

– окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад;

– обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством;

– контроль, анализ и оптимизация складских запасов по вверенному товарному направлению, поддержка сбалансированного складского запаса по ассортименту вверенного товарного направления;

– обеспечение своевременного информирования всех заинтересованных структур компании о товаре, об изменениях в товарной и ценовой политике поставщиков;

– обеспечение бесперебойных информационных потоков по состоянию поставок и во всех обозначенных электронных базах компании;

– создание, пополнение и корректировка инструкций по приему, хранению и перемещению по складу товара;

– работа с рекламациями по вверенному товарному направлению;

– обеспечение компании действующими сертификатами по вверенному товарному направлению.

3. Ответственность

Менеджер по закупкам несет ответственность за следующее.

3.1. Неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ.

3.2. Обеспечение выполнения месячного плана закупок.

3.3. Проведение сделок и заключение договоров по закупкам продукции с организациями и частными лицами.

3.4. Выполнение приказов, распоряжений и поручений категорийного менеджера и генерального директора компании.

3.5. Небрежное заполнение источников информации.

3.6. Передача информации, рассматриваемой как коммерческая тайна, лицам, не имеющим непосредственного отношения к работе компании с данной информацией.

3.7. Получение персональных бонусов от поставщиков, не заявленных непосредственному руководству и/или руководству компании.

4. Полномочия

Менеджер отдела закупок имеет право на следующее.

4.1. Внесение предложений по вопросам определения коммерческой политики в отношении состава и изменения ассортимента, продвижения товаров и брендов, разработки политики взаимоотношений с поставщиками – по вверенным товарным направлениям.