Екатерина Бузукова - Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице

10. Следит за предоставлением предприятию наиболее выгодных и благоприятных условий по оплате.

11. Совместно с финансовой службой организует взаиморасчеты с поставщиками, следит за состоянием кредиторской задолженности пред приятия, возникшей в связи с закупками товара.

12. Разрабатывает совместно с финансовой службой еженедельный график выплат поставщикам предприятия.

13. Организует претензионную работу с производителями и поставщиками при нарушении ими договорных обязательств, контролирует проведение расчетов по этим претензиям, согласовывает с ними изменения условий заключенных договоров.

14. Постоянно готовит альтернативные варианты менее затратных и более прибыльных закупок.

15. Совместно с финансовой службой ведет учет затрат компании на закупку продуктов питания, регулирует затраты в пределах выделенного лимита (бюджета закупки).

16. Ставит бонусные цели и осуществляет расчет бонусной части вознаграждения сотрудникам отдела в соответствии с установленным на предприятии порядком.

17. Организует текущее взаимодействие своего отдела с другими отделами, входящими в коммерческую службу, а также с отделами, входящими в службы генерального, финансового и исполнительного директоров.

18. Формирует сметы затрат отдела, гарантирует правильность содержащихся в них данных, а также контроль за их исполнением.

19. Осуществляет подготовку всех установленных для отдела форм отчетности, контролирует правильность содержащихся в них сведений, подтверждает (визирует) их достоверность.

20. Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем отделе (базы данных, договоры, доверенности и т. д.).

21. Обеспечивает своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками отдела издаваемых на предприятии распоряжений, приказов, инструкций и т. д.

22. Поддерживает хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива.

23. Разрабатывает предложения по совершенствованию организационной и кадровой структур отдела, мероприятия по профессиональному развитию сотрудников, повышению их мотивации.

24. Проводит работу по предупреждению хищений сотрудниками отдела.

25. Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками отдела.

26. Выполняет служебные поручения своего непосредственного руководителя и прямых начальников.

IV. Права

Начальник отдела закупок вправе…

1. Действовать от имени предприятия, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок.

2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися закупок и сбыта продукции.

3. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности отдела закупок.

4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия.

5. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7. Вносить на рассмотрение коммерческого директора представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.

V. Ответственность

Начальник отдела закупок несет ответственность за следующее.

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За причинение материального ущерба – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За ошибки, допущенные в процессе организации закупок, приведшие к низкой продаваемости товара, – в пределах переменной части заработной платы.

VI. Критерии оценки деятельности начальника отдела закупок

Критериями оценки деятельности начальника отдела закупок являются:

✓ соблюдение бюджета закупок;

✓ выполнение планов предприятия по марже;

✓ выполнение плана по экономии затрат на закупку и хранение товара;

✓ оптимизация ассортимента (соотношение ходовых и неходовых позиций);

✓ постановка эффективной закупочной политики предприятия;

✓ организация бесперебойной работы отдела закупок;

✓ экономия внутриотдельских расходов;

✓ отсутствие негативных оценок со стороны руководства компании и руководства коммерческой службы;

✓ отсутствие обоснованных претензий к отделу закупок со стороны других структурных подразделений предприятия.

VII. Заключительные положения

1. Настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, другой – у работника.

2. Задачи, обязанности, права и ответственность начальника отдела закупок могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, задач и функций коммерческой службы.

3. Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Продолжая разговор о закупщиках, мы рассмотрим, какими же качествами должен обладать этот специалист, чтобы профессионально исполнять возложенные на него обязанности.

Основная зона ответственности закупщика – это принятие решений о количестве, качестве, сроках, месте и способах поставки товара. Текущая работа зачастую требует немедленных решений (например, поставщик при загрузке машины звонит и спрашивает, какой груз положить на оставшееся свободное место в машине). Принимая решения, нужно уметь действовать: а) быстро; б) точно; в) правильно. Перефразируя известное выражение, можно сказать: «Хороший закупщик – быстрый закупщик!»

Компания, формируя требования к специалисту, выбирает те навыки (и тот стиль объявлений о найме), который максимально соответствует задачам должности. Требования могут быть обычными, подразумевающими стандартную квалификацию для получения этой работы (пример такого объявления см. ниже).

Вариант 1. Объявление о найме менеджера по закупкам

Требуется менеджер по закупкам в розничную компанию по торговле компьютерной техникой

Пол: мужской

Возраст: 25–35 лет

✓ Техническое образование;

✓ математический склад ума;

✓ знание английского языка (на хорошем уровне);

✓ коммуникабельность, ответственность.

Обязанности: