Екатерина Бузукова - Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице

4.2. Запрос и получение от других подразделений компании необходимой информации, в том числе финансово-аналитических отчетов о деятельности компании – по вверенным товарным направлениям.

4.3. Самостоятельное проведение переговоров и переписки с поставщиками с представлением интересов компании по вопросам, касающимся поставок, ввода на рынок новых товаров и товарных направлений, проведение различных мероприятий по продвижению товара, финансовых взаимоотношений.

4.4. Внесение предложений по оптимизации работы отдела закупок.

4.5. Личное посещение любых помещений компании, используемых непосредственно под склад и реализацию вверенного товарного направления.

4.6. Требование от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4.7. Установление взаимоотношений с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов по закупкам, входящих в компетенцию менеджера по закупкам.

5. Критерии эффективности работы

5.1. Оценка эффективности работы менеджера отдела закупок производится категорийным менеджером.

5.2. Эффективность деятельности оценивается по следующим критериям:

– выполнение планов по маржинальной прибыли;

– выполнение норматива по оборачиваемости;

– выполнение плана закупок;

– соблюдение нормативов товарного запаса;

– другие критерии, важные для работы компании (указать).

6. Условия работы

6.1. Режим работы менеджера по закупкам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании, и трудовым договором.

6.2. В связи с производственной необходимостью менеджер по закупкам может выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

6.3. При отсутствии менеджера отдела закупок (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) его права и обязанности приказом категорийного менеджера возлагаются на другого сотрудника отдела.

С инструкцией ознакомлен:

___________________ ______________________

(подпись) (Ф. И. О.)

I. Общие положения

1. Начальник отдела закупок относится к категории руководителей.

2. На должность начальника отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности в области закупок не менее 3 лет.

3. Назначение на должность начальника отдела закупок и освобождение от нее производятся приказом генерального директора предприятия по представлению коммерческого директора.

4. Начальник отдела закупок должен знать следующее.

4.1. Основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность компаний по оптовой и розничной торговле продуктами питания.

4.2. Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере.

4.3. Требования компании к качеству товаров.

4.4. Оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента компании, в том числе цены основных производителей, поставщиков, а также компаний-конкурентов.

4.5. Методы и порядок закупок продуктов питания.

4.6. Порядок заключения договоров с поставщиками и контроля их выполнения.

4.7. Порядок расчетов по договорам.

4.8. Организация работы складского хозяйства предприятия, методы планирования, контроля и управления складским запасом.

4.9. База данных «XXХ», а также иные программные средства, используемые компанией для обеспечения торгового процесса.

5. Начальник отдела закупок подчиняется коммерческому директору или лицу, его замещающему, выполняет поручения генерального директора.

6. Начальник отдела закупок является членом расширенного состава совета директоров компании, по поручению совета директоров готовит материалы для обсуждения вопросов повестки дня совета.

7. На время отсутствия начальника отдела закупок (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет назначенный коммерческим директором менеджер по закупкам, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Задачи должности

1. Организует и лично руководит закупками товара по всему торговому ассортименту предприятия.

2. Формирует ассортимент, определяет объемы закупки и участвует в ценообразовании.

3. Обеспечивает максимальную конкурентоспособность цен и условий на закупаемую продукцию.

4. Обеспечивает выполнение целевых показателей по марже при сохранении конкурентоспособности выходных цен предприятия.

III. Должностные обязанности

1. Руководит работой отдела закупок, распределяет среди менеджеров отдела ответственность за конкретные товарные группы и дополнительные направления работы.

2. Определяет порядок и процедуру закупки продуктов питания, критерии и нормы проведения сделок по закупке, а также согласовывает порядок расчетов с поставщиками.

3. Контролирует состояние складских запасов по всем ассортиментным группам.

4. Проводит оптимизацию закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов.

5. Проводит регулярный анализ статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определяет прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, обеспечивает корректировку закупочной политики по результатам такого анализа.

6. Принимает решения о необходимых изменениях условий работы с конкретными поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условиях оплаты, доставки, фасовки и т. д.), а также решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении, в случае необходимости согласует свои решения с коммерческим директором.

7. Изучает маркетинговую информацию, коммерческие предложения и рекламные материалы с целью выявления устойчивого спроса на новые группы продуктов и/или изменения спроса на продукты из существующего ассортимента компании.

8. Рассматривает и, исходя из экономических интересов предприятия, утверждает предложения менеджеров отдела по закупке закрепленных за ними товарных позиций.

9. Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации компании с другими предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.