Юрий Бедулин - Букварь продвинутого продавца, или К демократии через финансовую независимость

Например, если отдел планирует подготавливать статьи, то необходимо ввести в матричную структуру проект типа «Статьи» и по горизонтали за каждым сотрудником определить кто и что будет делать: разговаривать с персоналом клиента, собирать информацию из внешних источников и искать в прессе интересные особенности темы, набирать текст, делать первый набросок статьи, делать авторскую и редакторскую правку, корректуру и прочие необходимые работы. Затем предстоит пересмотреть затраты времени отдела и перераспределить их в пользу нового проекта.

Фактически не существует ограничений в развитии даже в сложной политико-экономической внешней ситуации. Поэтому и отдел может развиваться до невообразимых размеров. Единственное условие, что и редакция будет развиваться позволяющими это темпами.

Стоит признать, организационные работы по формулированию, распределению обязанностей, описанию структуры требует огромных затрат времени. За один раз ее сделать невозможно, это скорее непрерывный процесс. Но что требуется сделать обязательно, так это расписать должностные обязанности сотрудников в соответствии со штатным расписанием. С торжественным, без шуток, вручением под роспись вновь принятому на работу сотруднику, чтобы он чтил этот документ, очерчивающий его обязанности и полномочия. Документ этот должен существовать не только как бюрократическая формальность в кадровом учете.

С этим документом и он сам сможет сверять свою работу, и его руководители. В соответствии с должностными обязанностями к сотруднику будут применяться наказания и поощрения в соответствии с трудовым законодательством.

Не только кадровый учет требует определения должностных обязанностей (инструкции) сотрудников. Это необходимо и для самой редакции, отдела и самих сотрудников.

Рассматривая работу отдела в предыдущих разделах, не сложно составить и формальные инструкции с учетом специфики конкретной редакции. Существующие не только на бумаге, но и работающие фактически. Определяя должностные инструкции стоит учитывать, что они одновременно не смогут охватить всех нюансов, но и могут описывать вопросы, не нашедшие отражения при менеджменте внутри отдела. Формальные инструкции устанавливают и четкие рамки, принципы построения отношений в редакции, стыковку подразделений. Учитывая важность, рассмотрим ниже примерные обязанности сотрудников. После определим и другие организационные моменты: рабочий день, отчетность, собрания.

Первая фраза в инструкции должна звучать так: «Сотрудник отдела рекламы выполняет прямые поручения начальника отдела рекламы и исполняет нижеприведенные обязанности:… " последняя: «С обязанностями ознакомлен … (подпись, дата)».

А ранее описанную организацию работы условного отдела можно свести к нижеследующим () обязанностям. На основе примера и вам будет легче скорректировать должностные инструкции и разработать их.

Обратите внимание на название должностей. Название должности должно звучать не только красиво, но и гордо, если так можно сказать. Название должности должно положительно воздействовать на собеседника при первых контактах с ним, а также на самого сотрудника, мотивировать его этим, вселять в него гордость за себя и свою работу. Если красивому названию мешает законодательство, например, соответствовать какому-либо государственному реестру должностей, то его можно использовать внутри отдела и при общении с клиентами, внося в штатное расписание иное.

Для руководителя отдела вообще полезно подбирать название должности, позволяющей вести переговоры «на высоком уровне», например, с президентами крупных компаний, как уже упоминалось.

Пример 6. Должностные обязанности сотрудников

Начальник отдела рекламы или руководитель рекламной службы

Должностные обязанности:

– управление, планирование и контроль деятельности отдела рекламы и его сотрудников, а также штатного и нештатного персонала газеты, занимающегося сбытом рекламы;

– формирование (подбор) кадрового состава отдела рекламы, определение системы и объемов стимулирования сотрудников и обеспечение условий работы в соответствии с ресурсами определенными генеральным директором или бюджетом;

– определение должностных обязанностей сотрудников, оперативное определение и перераспределение работ;

– создание эффективного сбытового комплекса с учетом текущей внешней маркетинговой и внутрифирменной ситуации;

– представление интересов предприятия перед потребителями рекламных услуг, проведение переговоров по вопросам относящимся к компетенции;

– изучение и анализ конъюнктуры на рынках сбыта рекламного пространства газеты, принятие адекватных решений по вопросам входящих в компетенцию и выработка предложений и рекомендаций по вопросам не входящим в компетенцию с целью сохранения и/или улучшения позиций газеты на рынках сбыта;

– реализация установленных генеральным директором или посредством бюджета показателей дохода от продажи рекламы с использованием при этом определенных для этих целей расходов и ресурсов;

– выработка рекомендаций для подразделения корреспондентов по изменению качества и параметров выпускаемой газеты;

– налаживание и поддержка эффективных и плодотворных коммуникаций с остальными отделами и руководством,

– контроль выполнения размещенных заказов и исполнения договоров в части рекламы,

– методическое обеспечение, обучение, направление и контроль сотрудников для выполнения задач отдела,

– создание условий для благотворных межличностных отношений,

– определение системы ценообразования на рекламные услуги,

– создание временных групп из сотрудников отделов производственного (по согласованию с главным редактором), распространения и рекламы для эффективного и направленного продвижения рекламных услуг на определенные сегменты рынка; планирование их деятельности и контроль за реализацией проектов;

– выполнение функций менеджера контактов,

– обеспечение подготовки отчетов по установленной форме и предоставление ее лично генеральному директору и главному бухгалтеру,

– обеспечение выполнения сотрудниками отдела рекламы письменных распоряжений и приказов генерального директора,

– выполнение иных обязанностей по письменным указаниям или приказам генерального директора,

– в отсутствие генерального директора и заместителя генерального директора исполнение обязанностей генерального директора.

Отчетность

Ежемесячно не позднее первой недели следующей за отчетным месяцем: