Юрий Бедулин - Букварь продвинутого продавца, или К демократии через финансовую независимость

Каждый первый день месяца проводится собрание с рассмотрением выполнения месячных планов и установления планов на текущий месяц.

Планирование, прогноз, ожидание и учет доходов

Для самоорганизации, для внутреннего учета достижений отдела, для прогноза своевременного и полного выполнения планов руководства можно разработать универсальную форму. Она позволит без вороха бумаг четко и быстро оценивать текущие результаты и планировать, ожидать и прогнозировать доход в текущем месяце.

Для вашего внимания приведу образец такой формы (и), в ней можно вести учет по различным валютам и формам оплаты.

Рис. 8. Образец формы учета, прогноза и планирования дохода (часть 1)

Рис. 9. Образец формы учета, прогноза и планирования дохода (часть 2)

Только телефон

Минимальным оборудованием для работы является телефон. Тогда для связи можно использовать почтовую переписку и отправку документов, а для переговоров лучше выезжать к клиенту. Понятное дело, это крайняя мера. Но в очень маленьких населенных пунктах это вполне уместно, так как количество рекламодателей ограничено, ведь они тоже не располагают иной связью.

Одна телефонная линия

Несколько сотрудников замечательным образом могут работать с одной имеющейся телефонной линией и соответственно с одним аппаратом.

Это возможно, так как подготовка к переговорам и фиксирование информации после их завершения требует значительно большего времени, чем сам контакт по телефону. Это справедливо и для отправки писем по факсу, когда львиная доля времени уходит на подготовку текста письма. Причем письмо можно придумывать и писать от руки, а затем быстро набрать на компьютере или печатной машинке.

Достаточно удобным образом организовать рабочие места для работы с одним аппаратом. К примеру, расставить столы вокруг телефона. Телефон должен легко, одним движение руки переставляться на нужный стол. Можно установить поворотную телескопическую мультиформу с зафиксированным на ней аппаратом.

Без компьютера

Для эффективного использования недостаточных компьютерных ресурсов можно разработать бумажные формы фиксирования различной информации. Желателен их компьютерный аналог на удаленном или плохеньком компьютере. Возможно, с реализацией ее на MS Access.

Сотрудниками заполняются и редактируются бумажные формы, укладываются в папки по названию форм. В форме есть графа для указания даты, когда информация снова потребуется. Фактически дальше этого работу с информацией можно не организовывать. Но так как на разных этапах работы с клиентами информация требуется различным людям, то техническому сотруднику в конце дня ее следует вносить компьютер для более быстрого поиска и редактирования.

Технический сотрудник вносит данные из формы в базу данных и ставит соответствующую отметку об этом на форме. Так как на форме указан день использования, то технический сотрудник утром рабочего дня может их распечатать и передать менеджерам для работы.

Стоит отметить тот факт, что при умелом использовании бумажных форм, их использование поможет значительно сэкономить на некоторое время (до роста дохода от рекламы) средства на компьютеры.

Отчетность в отделе вводится как элемент обычной ежедневной деятельности сотрудника, для самоорганизации и взаимодействия с остальными сотрудниками. Введение отчетности не преследует цель руководства по уменьшению зарплаты от данных отчетов и организации давления, а способствует повышению эффективности работы, оперативного корректирования и отслеживания тенденций во времени. Отчет составляется ежедневно (фиксация личной деловой активности) и ежемесячно. Он представляет собой не что иное, как документ со всеми сопутствующими атрибутами, включая подпись. Подпись значительно увеличивает ответственность и организованность сотрудника. В отчете должна содержаться информация, определенная для каждого сотрудника. С приложением выданного ранее плана.

Пришло время обратить внимание на вопрос, обсуждение которого было начато на стр.. Рассматривали мы его до начала работ по организации отдела, чтобы, организуя работу, иметь в виду принципы и границы, которые дадут или не дадут нам возможность маневров при построении эффективной и активной рекламной службы. А также рассматриваем в конце организационной деятельности, чтобы подвести одну из важных черт, подытожить.

На начальном этапе работы создаваемого подразделения, на три месяца, достаточно будет определить для сотрудников оклады аналогичные существующим в редакции. К примеру, руководитель подразделения получает на 10% меньше главного редактора, технические сотрудники на уровне секретарей-машинисток, а остальные на уровне корреспондентов и руководителей редакционных отделов.

Затем стоит переходить на более прогрессивную оплату работы отдела в процентах от дохода за рекламу. Процент определяется исходя из среднего уровня доходов за последние 3 месяца и из суммарного размера получаемых ранее окладов. К примеру, это может получиться 2—5% от дохода за рекламу. Вряд ли из-за быстроменяющейся обстановки подойдет сравнение с аналогичным периодом прошлого года или среднегодовым показателем. Причем лучше сразу ввести прогрессивный рост этого процента от темпов прироста доходов в сравнении с прошлым месяцем. «Прогрессивный процент» может применяться без наличия бюджетного планирования на предприятии, но наиболее эффективен при прогнозировании превышения расходов над доходами издания в некоторые промежутки времени для увеличения мотивации сотрудников.

При постоянно снижающемся доходе от рекламы можно избрать стимулирование количества «скачков из болота» ().

Рис. 10. Стимулирование «скачков из болота»

В этом случае у сотрудников отсутствует возможность подтасовки (типа умышленного занижения дохода в этом месяце и перенос его на следующий для получения прогрессивки) из-за повышенной инфляции и непредсказуемости дохода следующего месяца.

К примеру, если доход в $USD на 25% больше дохода предыдущего месяца, то Зарплата = Доход * 0,03 * Доход/Доход предыд. мес.