Юрий Бедулин - Букварь продвинутого продавца, или К демократии через финансовую независимость

– ввод новых данных и корректировка иных данных в информационной системе, контроль работы иных сотрудников в этой части,

– контроль наличия документов (договора и акты) по сделкам,

– прием клиентов в офисе (не переговоры),

– прием входящих телефонных звонков,

– прием рекламы по факсу,

– подготовка и отправка почтовой корреспонденции,

– ведение реестра счет-фактур,

– ведение реестра договоров,

– еженедельное составление отчетов о проделанной работе,

– руководство подчиненными, их обучение, отчет вышестоящему руководителю о их деятельности,

– выполнение работ по дополнительным направлениям при наличии времени,

– выполнение иных работ, закрепленных за сотрудниками отдела рекламы, по поручению руководителя отдела или в связи с обстоятельствами,

– выполнение соответствующих письменных приказов по редакции,

– выполнение иной работы согласно «Перечня обязательной ежедневной технической работы», не вмененной в обязанности другим сотрудникам.

Дополнительные направления работы:

– подготовка отчетов для бухгалтерии,

– контроль за внешним видом помещения отдела,

– обучение сотрудников оптимальной работе на компьютере для выполнения ими должностных обязанностей,

– привлечение новых клиентов по проекту «Х3».

Отчетность

Еженедельно не позднее вечера понедельника предоставлять вышестоящему руководителю письменный отчет содержащий:

– количество привлеченных новых клиентов по проектам «Х1» и «Х2».

– уровень дохода за неделю (месяц), уровень дневных поступлений,

– количество выставленных за неделю счетов и их общая сумма,

– затраченное время: на выписку счетов, на их отправку, на набор и корректировку информации отделом (в человеко-часах),

– о количестве отсутствующих документов по сделкам,

– список отправленной почтовой корреспонденции, количество и расходы,

– количество заключенных отделом договоров,

– перечень выполненных работ, не входящих в должностные обязанности, основания и затраты времени.

Подчиненность:

– непосредственно менеджеру контактов и финансовых вопросов,

– в отсутствии менеджера контактов и финансовых вопросов старшему менеджеру контактов, а в отсутствие последнего – начальнику рекламного отдела.

Помощник менеджера контактов или менеджер по информационной поддержке

Должностные обязанности:

– выполнение поручений старшего менеджера контактов в рамках должностных обязанностей последнего,

– выполнение поручений менеджера контактов и финансовых вопросов в части контактов с рекламодателями по оплате,

– доставка рекламных материалов от клиента в редакцию,

– осуществление информационной поддержки деятельности отдела:

а) выявление новых источников вторичной информации,

б) мониторинг указанных руководителем источников информации на предмет выявления отсутствующих в газете рекламодателей, сбор по ним информации и передача данных сотрудникам отдела,

в) выявление компаний на указанных руководителем рынках, о их рекламной активности,

г) сбор статистических данных по указанным руководителем рекламным агентствам (клиенты, объемы рекламы по клиентам, объемы рекламы по газетам) из доступных периодических изданий и иных источников,

д) подготовка (составление) списков участников по указанным руководителем выставкам и мероприятиям,

– еженедельное составление отчетов о проделанной работе,

– руководство подчиненными, их обучение, отчет вышестоящему руководителю о их деятельности,

– выполнение иных работ, закрепленных за сотрудниками отдела рекламы, по поручению руководителя отдела или в связи с обстоятельствами,

– выполнение соответствующих письменных приказов по редакции.

Отчетность

Еженедельно не позднее вечера понедельника предоставлять вышестоящему руководителю письменный отчет содержащий:

– список используемых источников информации и их текущая сущность, новые источники,

– список компаний и найденная информация о них (результаты мониторинга),

– список найденных компаний на указанных рынках и информация о них,

– собранные данные по рекламным агентствам,

– списки участников по указанным выставкам и мероприятиям,

– другие письменные документы, если предполагается их использование другими сотрудниками или при наличии соответствующих распоряжений,

– перечень выполненных работ, не входящих в должностные обязанности, основания и затраты времени.

Подчиненность:

– непосредственно старшему менеджеру контактов,

– в отсутствии старшего менеджера контактов менеджеру контактов и финансовых вопросов, а в отсутствие последнего – начальнику рекламного отдела.

Утверждение должностных обязанностей производится по форме, которая может иметь следующий вид, как в.

Пример 7. Утверждение должностных обязанностей

Утверждаю

Генеральный директор

____ {предприятие} ___

______ {Ф. И. О.} _____

Подпись ____________

«__" ______ 2000 г.

Должностные обязанности

Должность: _____________ {наименование должности} ______________

Должностные обязанности:

{перечень должностных обязанностей}

Отчетность:

{требования к отчетности}

Подчиненность:

{принцип подчиненности}

Ознакомлены _____ {Подписи, ФИО} ________ "__" _______ 2000 г.

Есть вопросы, требующие краткого, но четкого определения. К минимальным организационным требованиям можно отнести определения по таким вопросам как рабочий день, собрания и учет доходов, а также отчетность по отгруженной продукции, о которой поговорим позже.

Рабочий день четко определяется началом и окончанием и является 8-ми часовым. К примеру с 9:00 до 18:00, с перерывом на обед на 1 час. Начинать работу раньше, равно как и позже заканчивать не целесообразно – другое время работы с клиентами является неудобным. Инициатива сотрудника о выполнении работ после 18:00 должна приветствоваться, но не поощряться. У сотрудника есть семья (мы же не взяли на работу не семейного сотрудника) и о ней они не должны забывать. Засиживание на работе более часа и более 2-х раз в неделю ненормально – он просто не умеет организовывать свой рабочий день.

Собрания необходимо проводить еженедельно в виду высокой активности работы. К примеру, в день выхода газеты или понедельник. Продолжительность собраний желательно сразу регламентировать 30-ю минутами. На собрании очень кратко подводится итог работы за предыдущий период, выносятся соответствующие решения. Основное время уделяется определению плана работы на предстоящую неделю. Отчеты сотрудников сдаются начальнику до собрания для изучения.