Алексей Челяпин - Проектное управление в сфере информационных технологий

Несмотря на разность подходов, стандарты, по сути определения проекта, не противоречат друг другу. Стандарты сходятся на том, что проектом является деятельность по созданию уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений.

В связи с тем, что проект развивается во времени и его состояние изменяется, для удобства определения состояния проекта, для контроля за ходом выполнения проекта принято разбивать продолжительность проекта на отдельные отрезки, называемые фазами (этапами) жизненного цикла проекта (см. рисунок 1.1.).

Рисунок 1.1. Фазы жизненного цикла проекта

Жизненный цикл проекта – это набор, как правило, последовательных и иногда перекрывающихся фаз (или этапов) проекта, названия и количество которых определяются потребностями в управлении и контроле участников, вовлеченных в проект, характером самого проекта и его прикладной областью.

Принято выделять четыре фазы жизненного цикла проекта:

1. ИНИЦИАЦИЯ. Целью фазы является формальное открытие проекта. В результате инициации должно быть принято решения о старте проекта, назначен руководитель и куратор проекта, определены основные заинтересованные стороны проекта, даны обоснования необходимости выполнения проекта, определены основные результаты и общие требования к ним. Хорошей практикой является разработка Устава проекта – документа, содержащего всю вышеперечисленную информацию в упорядоченном виде. Про разработку Устава проекта будет сказано подробно в главе «Создание системы управления проектом».

2. ПЛАНИРОВАНИЕ. Если говорить кратко, то на данной фазе должны быть определены (или уточнены), запланированы и согласованы все составляющие проекта, которыми планируется управлять на фазе исполнения проекта: содержание, сроки, затраты, риски, персонал, заинтересованные стороны, поставки, качество, коммуникации, изменения, интеграция и др.

Обязательным для любого проекта является планирование требований к результатам проекта, сроков выполнения проекта, человеческих и других ресурсов проекта, бюджета проекта. Также на данной фазе определяются механизмы контроля и порядок их действия. Результатом фазы должен быть базовый, т. е. первоначальный план проекта.

3. ИСПОЛНЕНИЕ. В рамках данной фазы происходит создание результатов (продукта) проекта за счёт применения ресурсов проекта, осуществляется контроль за ходом выполнения проекта, применяются ранее спланированные механизмы контроля и инструменты управления проектом.

4. ЗАВЕРШЕНИЕ. Целью данной фазы является формальное закрытие проекта. Чтобы проект можно было считать оконченным необходимо выполнить ряд формальных процедур:

• провести приёмку результатов проекта Заказчиком (подписать акты);

• закрыть договора по проекту (получить оплату от Заказчика, закрыть акты субподрядчиков и оплатить счета);

• проинформировать команду проекта и заинтересованные стороны об окончании проекта и произвести расчёт премий по результатам проекта;

• сформировать итоговый отчёт по проекту и создать архив проекта.

Помимо фаз жизненного цикла проекта принято отдельно выделять группу процессов мониторинга и контроля, осуществляемых на протяжении всех фаз жизненного цикла проекта.

В дальнейшем говоря о проекте, мы будем придерживаться именно такого понимания определения проекта, не исключая, однако, что применительно к условиям деятельности конкретной организации и понятие «проект», и определение фаз его жизненного цикла могут несколько отличаться от описанных выше.

Информационные технологии (ИТ) – это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов (Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ)[14]. Как отрасль человеческой деятельности информационные технологии занимаются созданием, внедрением, эксплуатацией и развитием информационных систем.

Информационная система (ИС) – система обработки информации и соответствующие организационные ресурсы (человеческие, технические, финансовые и т. д.), которые обеспечивают и распространяют информацию (ISO/IEC 2382-1:1993[11]).

Можно выделить следующие направления в информационных технологиях:

• разработка и развитие программного обеспечения;

• внедрение информационных систем;

• развитие и модернизация вычислительных мощностей и инфраструктуры передачи данных.

Основным отличием ИТ-проектов от проектов, реализуемых в других сферах человеческой деятельности, например, в строительстве или производстве является то, что проектное управление в ИТ имеет дело с неосязаемыми результатами в информационном пространстве. Кроме того, ИТ-проекты имеют ряд свойственных только им факторов, влияющих на успешность выполнения проекта.

В процессе управления ИТ-проектом, руководство проекта помимо вопросов управления, свойственных обычным проектам: дедлайны, ограничения бюджета и недостаток людей, которые могут быть задействованы в проекте, сталкивается с необходимостью решения уникальных технологических вопросов, связанными с техническими средствами, операционной системой, программным обеспечением, проблемами с базами данных и т. д.

В связи с тем, что результат ИТ-проекта (по внедрению ИС) неосязаем – его нельзя измерить в общепринятых единицах измерения (килограммы, метры, секунды и т. д.), представить в пространстве, осязать физически – требования к результатам проекта и планирование работ должны быть максимально детальны. В отличие от строительных и производственных проектов у ИТ-проектов нет нормативов затрат для типовых операций, да и сами типовые операции являются таковыми лишь очень укрупнённо и в рамках схожих проектов.

Учитывая то, что в настоящее время информационные технологии в принципе являются элементом получения конкурентного преимущества, многие организации стараются внедрить информационные системы в как можно более сжатые сроки, не проводя детального планирования и постановки задачи по информатизации, что крайне негативно сказывается на результатах проекта.

Можно сказать, что особенность ИТ-проектов относительно проектов, реализуемых в других сферах деятельности, в их повышенной сложности и более высокой степени риска. Сложность ИТ-проекта зависит от следующих факторов:

• Организационный объём проекта. Организационный объём проекта применительно к ИТ-проектам по внедрению информационных систем определяет количество обособленных организационных единиц, в которых будет осуществлено внедрение/тиражирование информационной системы. Под обособленной организационной единицей в данном случае понимается и отдельная, как юридическое лицо организация, и отдельное подразделение в рамках конкретной организации – юридического лица. Показатель практически линейно влияет на стоимость работ. Размер и структура организационного объёма влияет как на выбор методов управления организационным объёмом, способов координации работ, так и на другие аспекты проекта.