Алексей Челяпин - Проектное управление в сфере информационных технологий

• Координация и повышение оперативности взаимодействия участников проектной деятельности за счёт:

– единого понимания всеми участниками проектов целей, границ и содержания реализуемых проектов и соответствия реализуемых проектов стратегическим целям Заказчика проекта;

– чёткого определения функций, полномочий, зон ответственности, формализации процедур взаимодействия основных участников проектной деятельности;

– применения специализированного программного обеспечения поддержки процессов проектного управления, обеспечивающего эффективные коммуникации и автоматизированное формирование отчётности.

• Повышение ответственности исполнителей за достижение результатов проектов, а не за выполнение своих функций (все участники проектной деятельности одинаково понимают свои функции, полномочия и зоны ответственности при реализации проектов, а также мотивационные схемы).

• Снижение трудозатрат специалистов, временных и финансовых издержек на управление проектами (специализированное программное обеспечение поддержки процессов проектного управления автоматизирует единые правила выполнения процессов управления и формирование проектных документов на основе типовых форм).

В целом внедрение системы управления проектами повышает эффективность достижения организацией своих целей за счёт применения проектного управления.

Система проектного управления – это набор элементов проектного управления, сконфигурированных под потребности конкретной организации и направленный на эффективное выполнение проектов организации, на достижение целей деятельности организации. Таким образом, цели конкретных проектов должны быть связаны с целями деятельности организации. Как это происходит?

Внутренние проекты, как правило, направлены на реорганизацию и развитие деятельности, повышение её эффективности и таким образом влияют на достижение стратегических показателей организации.

Внешние проекты, как правило, направлены на получение дохода от проектной деятельности, на достижение показателей организации в этом виде деятельности: величины выручки от выполнения проектов, рентабельности проектов, эффективности использования ресурсов и т. д.

И внутренние, и внешние проекты имеют свои показатели (целевые и контрольные) и при выполнении показателя проекта выполняется процент (доля) показателя деятельности организации. Таким образом, совокупность показателей одного или нескольких проектов позволяют достичь 100 % выполнения показателя деятельности организации.

Более подробно о взаимосвязи проектов по информатизации с целями деятельности организации будет сказано в главе «От стратегии к отдельному проекту».

Модель системы проектного управления изображена на рисунке 1.5.

В соответствии с приведённой моделью основными элементами системы проектного управления организации являются:

• Объекты проектного управления;

• Субъекты проектного управления;

• Процессы проектного управления;

• Нормативное обеспечение проектной деятельности;

• Технологическое обеспечение проектной деятельности;

• Персонал, участвующий в проектной деятельности.

Рисунок 1.5. Модель системы проектного управления

Для применения проектного управления необходимо чётко понимать, в отношении чего оно будет осуществляться. Современные стандарты проектного управления в качестве объектов проектного управления определяют:

• Проекты. В соответствии с ГОСТ Ρ 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений.

• Программы. В соответствии с ГОСТ Ρ 54871 -2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению программой» программа – совокупность взаимосвязанных проектов и другой деятельности, направленных на достижение общей цели и реализуемых в условиях общих ограничений. По сути, программа – это сложный проект, в котором отдельные направления, мероприятия, задачи можно реализовать по отдельности: в виде проектов или отдельных мероприятий. Цель программы – увеличить контроль и управляемость взаимосвязанных мероприятий и проектов. Принципы управления программой, в общем, соответствуют принципам управления проектом.

• Портфели проектов. В соответствии с ГОСТ Ρ 54870-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов» портфель проектов – набор компонентов, которые группируются вместе с целью эффективного управления и для достижения стратегических целей организации. Цели и принципы формирования портфелей коммерческих и некоммерческих организаций могут существенно отличаться. Цель деятельности коммерческих организаций – получение дохода, следовательно – сохранение стабильности получения дохода в обозримой перспективе – основная задача стратегического планирования. Эту задачу можно решить путём диверсификации бизнеса за счёт включения в портфель различных по видам деятельности и содержанию проектов. Крупная коммерческая компания, например, для удобства управления может формировать портфели по направлениям своей деятельности и закреплять управление портфелями за руководителями соответствующих видов деятельности. Для некоммерческих организаций цели и принципы формирования портфелей, ввиду различных целей деятельности некоммерческих организаций, зависят исключительно от специфики деятельности конкретной организации.

Для конкретно взятой организации применение проектного управления всегда связано с переходом вопроса об объектах проектного управления из теоретической в практическую плоскость. Что считать проектом? Что считать программой? Что считать портфелем и по каким признакам группировать проекты и программы в портфели? Нужно ли конкретной организации управление программами и портфелями, или достаточно управления проектами?

Ответы на эти вопросы зависят от специфики организации и не так очевидны, как может показаться на первый взгляд. Для примера рассмотрим структуру объектов управления органа государственной власти субъекта Российской Федерации (например, N-ской области). В состав объектов управления входят:

• Государственные программы N-ской области;

• Подпрограммы Государственных программ N-ской области;

• Мероприятия, входящие в подпрограммы Государственных программ N-ской области;