Алексей Челяпин - Проектное управление в сфере информационных технологий

• Уровень исполнения проекта. На этом уровне осуществляется непосредственное выполнение работ по проекту. Детализация работ проекта – максимальная, периодичность контроля и отчётности – минимальные. Обычно на этом уровне управления проекта располагаются исполнители-субподрядчики или рабочие группы по направлениям работ проекта.

Выделение уровней управления проектом помогает соотнести участников проекта и их роли с соответствующими их уровням и ролям инструментами и методами управления, точнее осуществить привязку ролей проектного управления к уровням организационной структуры организации.

Описание процессов проектного управления и их регламентация необходимы, чтобы определить, кто, как и когда совершает действия, связанные с проектным управлением, и носят прикладной характер. Как упоминалось выше, процессы характеризуются наличием входящей информации в начале процесса и наличием конкретного результата на выходе процесса.

Процессы проектного управления должны быть описаны в привязке к определённым объектам проектного управления (проектам, программам, портфелям) и к организационно-ролевой модели проектного управления.

Предметом рассмотрения данной книги будут являться процессы, относящиеся к управлению проектом. Управление программами и портфелями будет упоминаться укрупнённо и только для сохранения целостности концепции системы проектного управления.

До того, как приступить к описанию процессов, необходимо понять, какие процессы включать в рамки проектного управления, а какие нет. PmBok и другие популярные стандарты проектного управления предлагают группировать процессы, основываясь на этапах жизненного цикла проекта, начиная с группы процессов инициации проекта и заканчивая группой процессов завершения проекта.

Для некоторых организаций такой подход может оказаться неприемлемым по причинам, связанным с особенностями осуществления инициации проектов и их завершения у этих организаций.

Зачастую процессы инициации проекта не включаются в жизненный цикл проекта, т. к. проект может быть инициирован извне, а информация о необходимости его выполнения доводиться до организации-исполнителя в директивном порядке (например, в случае реализации Государственных программ). В других случаях, помимо фазы завершения проекта, требуется определение такой фазы как «постпроект», требуемой в случае выполнения сложных проектов для мониторинга за состоянием и для доработки результатов проекта после их формальной передачи заказчику.

Этапы жизненных циклов разных проектов могут отличаться в рамках проектной деятельности одной организации в зависимости от видов реализуемых проектов.

Не все процессы проектного управления могут выполняться в рамках проектной деятельности конкретной организации. Часть процессов может выполняться функциональными подразделениями в рамках текущей деятельности (например, управление закупками, управление договорами).

Общий принцип определения процессов проектного управления – их соотнесение с ролями команды управления проектом. Не выполняемые командой проекта процессы – за рамками проектного управления.

Следует отделять процессы проектного управления, выполняемые в рамках этапов жизненного цикла проекта, от процессов, не выполняемых в рамках этапов жизненного цикла проекта. Первые процессы можно определить как ОСНОВНЫЕ, вторые – как ПОДДЕРЖИВАЮЩИЕ проектное управление. Общий состав процессов проектного управления приведён на рисунке 1.8.

При создании системы проектного управления регламентацию и внедрение процессов проектного управления следует проводить, начиная с таких основных процессов, как Календарное планирование, Формирование и предоставление отчётности и таких поддерживающих процессов, как Паспортизация и учёт проектов, Подготовка совещаний и протоколирование, Контроль за исполнением проектных решений.

Выбор формата описания процессов зависит от предпочтения заказчика и от удобства использования того или иного формата в конкретном случае. Описание процессов рекомендуется выполнять как минимум в текстовом и табличном видах, по возможности дополнив описанием в виде диаграммы или модели процесса, описанной в одном из распространённых форматов описания процессов (например, ЕРС- Event Driven Process Chain – нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями).

Пример описания процесса в табличном виде приведён в таблице 1.2. Примеры описания процесса в виде схемы процесса в формате ЕРС и дорожечной диаграммы приведены на рисунках 1.9. и 1.10.

К разработанным регламентам выполнения процессов проектного управления рекомендуется прилагать формы рабочих документов (отчётов, реестров, планов и т. д.).

Рисунок 1.8. Состав процессов проектного управления

Для сложных процессов, требующих специализированных навыков и инструментов выполнения, целесообразно разрабатывать методики, описывающие, как и с помощью каких методов выполняется конкретный процесс или операция.

К процессам, требующим разработки методик их выполнения, можно отнести такие процессы, как Календарное планирование, Управление изменениями, Управление рисками, Приоритезация проектов и другие.

Рисунок 1.9. Пример описания процесса в виде диаграммы ЕРС

Таблица 1.2. Пример табличного описания процесса

Рисунок 1.10. Пример описания процесса в виде дорожечной диаграммы

В зависимости от масштабов и периодичности проектной деятельности, осуществляемой организацией, необходимо оценить потребность в определении проектного управления как одного из видов деятельности организации, направленного на достижение целей организации путём реализации проектов.

В случае если проектная деятельность организации носит регулярный характер, направлена на достижение целей организации (связана с основной деятельностью организации), рекомендуется упорядочить такую деятельность, закрепив её нормативным актом организации.

Таким нормативным актом может служить распоряжение или приказ руководителя организации, дополненный документом, определяющим основные понятия и принципы проектного управления в организации, например Положением о проектном управлении. Это позволит «легализовать» проектную деятельность в рамках организации, наделить соответствующими правами, обязанностями и ответственностью участников проектной деятельности.