Александра Юркова - Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч

.

Характеристика №6. Регулярность, ротация, длительность, или Вес 3500, рост 52

Деловые мероприятия бывают регулярными и разовыми. Регулярность зависит от целей инициатора и самого мероприятия, специфики отрасли. Регулярные мероприятия проводятся, как правило, не чаще 1 раза в год, однако крупные конгрессы международных ассоциаций могут проходить 1 раз в 2 года, 1 раз в 3 или 4 года.

Если мероприятие регулярное, то в распоряжении организатора могут оказаться базы данных участников, наработки по формированию деловой программы, участию спикеров. Размер регистрационного взноса в таком случае также уже бывает рассчитан. Если мероприятие проводится в 4й раз и более – то оно претендует на включение в базу данных международных мероприятий ICCA (если также собирает более 50 делегатов и путешествует по миру).

Если мероприятие регулярное, то здесь мы оцениваем также, всегда ли оно проводится в одном городе/регионе, либо в разных. В большинстве своем эта характеристика относится к конгрессам международных ассоциаций. Ротируемые (путешествующие по миру) мероприятия учитываются ICCA, информация по особенностям их проведения, требованиям инициаторов хранится в базах данных. У организатора есть возможность узнать, как должно проводиться это мероприятие, посоветоваться с иностранными коллегами, которые обеспечивали проведение мероприятия в другом регионе. Для этого для членов ICCA в базах данных ассоциации предусмотрен сервис Business Exchange.

Мероприятия могут длиться от 1 дня (обычно это не очень крупные мероприятия городского масштаба, семинары, тренинги) до двух недель (образовательные школы, курсы). В среднем же научные конгрессы длятся 3—5 дней, бизнес-мероприятия 2—3 дня, правительственные встречи – 1—2 дня.

Теперь, познакомившись с ротацией мероприятий, мы подошли к одному из самых интересных, ключевых моментов в международной конгрессной деятельности. Это необходимо уяснить, как Отче наш. И корпоративные, и некорпоративные международные мероприятия часто имеют привычку путешествовать по миру. Таким образом, мероприятие приобретает более широкий кругозор, подогревает интерес к себе каждого отдельного участника: кроме участия в деловой программе, делегаты знакомятся с изучаемой ими отраслью науки, либо тем видом бизнеса, которым они занимаются – в разных странах и регионах, узнают больше о культуре и истории городов и стран. Практика перемещения мероприятий по миру сформулировала другую практику – объявления тендеров на право проведения мероприятия в том или ином регионе. Города и страны всего мира борются за право проведения конгресса на своей территории. Почему – мы поговорим позже, когда будем обсуждать анатомию делового мероприятия, а в частности – его шею – эффективность, тогда мы и познакомимся с социально-экономической эффективностью крупных мероприятий для города. Но сейчас важно запомнить, что проведение крупных конгрессов и конференций в стране и городе приносит большую пользу региону: увеличивается поток денежных средств, растут налоговые отчисления, увеличивается количество рабочих мест, местные специалисты имеют возможность посетить это мероприятие в большем количестве, чем в случае, когда нужно ехать в другую страну. Поэтому инициаторы мероприятий – международные ассоциации – и проводят тендеры, в которых участвуют разные дестинации. Похожую процедуру мы все наблюдали, когда Сочи претендовал на право проведения Олимпийских игр. В классике жанра последовательность в рамках процедуры обычно предельно проста: у ассоциации существуют требования (guidelines), которым должна соответствовать дестинация, регион. Конгрессное бюро вместе с представителями потенциального локального организационного комитета (например, на тендер по конгрессу Международной ассоциации педиатров подает заявку Российское педиатрическое общество, являющееся его членом) готовит тендерную документацию – предложение о проведении конгресса, например, в Санкт-Петербурге. Параллельно с петербургской заявкой поступают заявки от Праги, Парижа, Берлина, Сингапура – любых городов. Правление ассоциации рассматривает заявки и выбирает место проведения следующего конгресса. Как правило, это происходит за 2—4 года до даты проведения мероприятия.

Вы узнаете, как составить концепцию делового мероприятия, как формируется программа, что общего у программы конференции и дипломного проекта, что такое архитектура делового мероприятия, как привлечь интересных спикеров, подобрать необходимую площадку, и зачем нужен режиссер

Деловое мероприятие без деловой или научной программы, что всадник без головы – скачет неосознанно, непонятно куда и неизвестно как, если вообще скачет. Но даже, если и скачет, то не всадник, а конь, у которого, впрочем, своя голова вполне себе имеется. Так что, похоже, двигаться куда-то без хотя бы чьей-то головы вообще никак не получится. Программа мероприятия, содержание, «контент» – это самая главная, основная составляющая делового мероприятия. Это голова, мозг нашей Конференции.

Программа должна быть интересной для участников, спикеры – экспертами в своей области, которых полезно услышать, увидеть, познакомиться с ними. Темы, поднимаемые на мероприятии, должны быть важными и актуальными для делегатов. А вот чтобы они действительно стали таковыми, инициатору или организатору необходимо тщательно изучить информационное поле. Для этого регулярно отслеживают интересные темы и идеи, наблюдают за конкурентами, партнерами и коллегами и даже внимательно следят за негативными высказываниями в профессиональном сообществе.

В конце 2005г компании стала понятна необходимость создания своего продукта – собственного мероприятия – тогда как основным видом деятельности компании было обслуживание заказных мероприятий – научных конференций, компания работает как РСО. Цели были следующие:

1) увеличение продаж в перспективе на 7 лет;

2) расширение базы потенциальных клиентов, возможность для постоянных коммуникаций с потенциальными клиентами (холодные звонки себя уже исчерпали, нужны были другие методы);

3) выход на региональные рынки (Сибирь и Урал);

4) PRцели – создание имиджа эксперта на всероссийском уровне (тогда было еще непонятно, в какой области); создание дополнительных регулярных информационных поводов для общения с научными СМИ.

Цели компании на тот момент были не совсем SMART, однако аналитики компании изучали актуальные темы, которые волновали научное сообщество в целом и в Сибири и на Урале в частности, отслеживали политику государства в области развития науки. Решение пришло. Было выбрано направление – коммерциализация инноваций и научных разработок. Так родился форум ОТ НАУКИ К БИЗНЕСУ, которому в 2016 году исполнится 10 лет, форум собирает представителей научных организаций и крупного бизнеса со всей России и из-за рубежа. www.fs2b.ru.