Хилли Джейнс - Латте или капучино? 125 решений, которые могут изменить вашу жизнь

• составьте один большой список или несколько отдельных списков для разных проектов. Либо воспользуйтесь табличным форматом, приведенным ниже;

• расставьте приоритеты. Рассортируйте задание по четырем категориям: срочные и важные, несрочные, но важные, срочные, но неважные и несрочные и неважные. Так вы поймете, с чего нужно начать. Если все кажется срочным и важным, попробуйте передать большинство заданий другим исполнителям;

• спросите себя, что произойдет в худшем случае, если вы не выполните задание вовремя, и как вы справитесь со своей неудачей. Это успокоит вас и позволит сделать объективную оценку вещей.

Желание выложиться на полную – похвальное качество. Но перфекционизм, доведенный до экстремального уровня, не всегда является лучшим рецептом успеха. Согласно профессору Рэнди Фросту, американскому психологу, изучавшему этот предмет, перфекционисты могут чрезмерно критиковать себя и не верить в собственные силы. Они часто вырастают в семьях, в которых родители устанавливают очень высокие стандарты и резко критикуют ошибки. Конечно, здорово иметь коллег, которые задают ритм остальным и крайне внимательны к деталям, но перфекционисты могут быть нерешительными, замедлять работу, срывать сроки сдачи, не видеть общую картину, тем самым сводя с ума своих коллег (и начальников). Когда я мучилась по поводу детали, один бывший начальник, достигший многого, сказал мне: «Не позволяй лучшему быть врагом хорошего». Это здравый совет.

ОТВЕТ: достаточно хорошо

Это злободневная тема для психологов и инструкторов по персональному росту. Списки, несомненно, помогают занятым людям планировать и расставлять приоритеты. Но нужно ли составлять один длинный список или делать их несколько для разных заданий? И как часто их составлять? И где? На бумаге, компьютере, а может, в телефоне? Эксперт по управлению временем Дэвид Аллен предлагает составлять один главный список с такими заданиями, как «распланировать отпуск», «нанять нового работника», «съездить в автосервис», а под этими заголовками расписать необходимые для выполнения задания действия. Он также рекомендует легко обновляемые цифровые календари, чтобы следить за тем, когда нужно сделать необходимый шаг. Преимущество составления списка на электронном носителе состоит в том, что его проще обновлять на ходу, чем список на бумаге.

Если вы считаете, что вам полезно составлять списки, делайте это наиболее удобным для себя способом – то есть так, чтобы они действительно помогали вам выполнять задания в срок. Будучи маниакальной составительницей списков, я на работе предлагаю компромисс: начинайте новый список дел каждую неделю и выделяйте маркером важнейшие приоритеты (см. «Управление собственным временем»). Либо делайте заметки, до какого дня задание должно быть выполнено. Все невыполненные пункты можно перенести в новый список на следующей неделе.

ОТВЕТ: составляйте один список

Если, сосредоточиваясь в течение долгого времени на одном и том же сложном задании, вы когда-нибудь говорили «у меня болит мозг», вы были недалеки от правды. Невролог Джона Лерер, например, считает, что мыслительная часть мозга, ответственная за принятие решений, истощается при избыточной нагрузке; «переключение» и грезы наяву помогают привнести мысли и идеи из разных частей мозга, чтобы мы размышляли более творчески. Именно поэтому у нас часто возникает момент «Эврика!» во время бездумного глядения в окно или мытья посуды. Только не занимайтесь этим целыми днями.

ОТВЕТ: грезить наяву

Часто ли вы раздражаетесь, потому что вам кажется, что вы делаете гораздо больше остальных? Если ваша задача на работе – управлять людьми, возможно, стоит научиться более эффективно делегировать свои полномочия. Задания, которые нельзя выполнить в течение двух минут (согласно правилу эксперта по управлению Дэвида Аллена), можно либо передать другому, либо отложить до того момента, когда у вас будет на них время. Однако, передавая дела, убедитесь в том, что коллеги ясно понимают, что от них требуется, и согласны на это. Или сделайте себе пометку проверить их работу позже. В крупных компаниях можно составить онлайн-документ для каждого отдела, в котором указано, какие действия ожидаются от каждого работника. В конце недели каждый указывает, что было действительно сделано. Вам не нужен эксперт по управлению, чтобы понимать: признательность за хорошо выполненное задание или конструктивные замечания по поводу неудачи заострят ваше умение передавать дела.

ОТВЕТ: передать другому

А знали ли вы?

… о «сандвиче похвалы». Эту подсказку я получила от очень уважаемого руководителя в сфере издательства, когда та объясняла, как добиться от кого-то переделки статьи. Совет применим ко многим ситуациям, в которых вам нужно отвергнуть идею или убедить кого-то предпринять еще одну попытку. Сначала скажите что-то положительное, затем сообщите плохие новости и закончите вторым положительным комментарием. Плохие новости окажутся между положительными отзывами, как в сандвиче. К примеру: «Спасибо! Мне очень нравится ваша статья. Вы, несомненно, провели обширные исследования, а часть про Х очень интересна. Но стиль нам не совсем подходит, и статья чуть длиннее, чем я ожидала. Звучит чересчур академично. Может, вы могли бы укоротить ее и немного облегчить стиль? Мы бы очень хотели опубликовать ее. Думаю, это не займет у вас много времени».

Если и существует более времязатратный аспект офисной жизни, чем электронная почта, то это совещания. Иногда дни полностью забиты ими, оставляя мало времени собственно на работу, что приводит к волнениям и расстройствам. Но всегда ли две головы лучше одной? В отношении «мозговых атак» было проведено несколько интересных исследований, предположивших обратное: эксперименты показали, что люди, работающие самостоятельно, предлагали более качественные идеи, чем работающие в группе. Считается, что это происходит из-за «эффекта свидетеля»: в группе сотрудники меньше заботятся о результатах по сравнению с теми, кто трудится в одиночку и знает, что только он будет ответственен за результат. «Совещания любят те, кто не любит делать дела», – утверждает автор публикаций о психологии Оливер Беркман в «Help! How to Become Slightly Happier and Get a Bit More Done».