Дмитрий Болдогоев - Личная эффективность на 100%: Сбросить балласт, найти себя, достичь цели

Успех в профессиональной сфере, который увидят все, – постарайтесь спланировать и спрогнозировать свои первые действия в первые дни и недели после назначения. Ваш яркий персональный успех (если вы становитесь не освобожденным руководителем, а продолжаете работать на своем участке) или успех другого, достигнутый с вашей помощью, позволит быстрее завоевать авторитет, а также снимет вопросы типа «Почему именно его/ее назначили, чем он/она лучше меня?» со стороны новых подчиненных.

Теперь остановимся на слабых сторонах и угрозах.

Нет опыта и соответствующих навыков управления– нужен тренинг, общение с руководителем, самообразование. Лучше заранее научиться, чем в первые же дни допустить ошибки, которые тут же бросятся всем в глаза.

Склонность к дружеским отношениям и некоторому панибратству– продумать дистанцию в общении, избегая крайностей (теперь ко мне только на «вы» и по имени-отчеству, запись на прием и т. п.). Подготовьтесь и, как только назначение состоится, переговорите откровенно тет-а-тет с теми, с кем отношения скорее дружеские, нежели служебные. Договоритесь о некоторых правилах (не рассказываем всем о том, как вне работы мы вместе проводим время, соблюдаем корректность общения при других).

Появление неформального лидера– заранее подумайте о том, кто это может быть, постарайтесь собрать максимум информации об этом человеке, особенно о его или ее мотивах. Как только будет объявлено о вашем назначении, поговорите наедине с этим человеком. Ваша задача – либо предложить что-то, компенсирующее неформальному лидеру разочарование, что начальником назначили не его, либо сделать его своим неформальным замом, либо загрузить так, чтобы времени на деструктивное поведение не оставалось.

Неисполнение указаний подчиненными– помимо управленческих навыков, которые, как мы говорили, стоит приобрести до, а не после назначения, старайтесь по максимуму получить обратную связь от каждого подчиненного, чтобы прогнозировать их реакцию и отношение к поставленным задачам. Мотивируйте подчиненных, определите достаточное количество контрольных точек, чтобы вовремя понять, что работа не выполняется или выполняется не так, как надо. Старайтесь все важные задачи дублировать по электронной почте, чтобы избежать отговорок типа: «Я не так понял, не услышал, забыл».

Панибратство, отсутствие субординации– стоит сразу же оговорить правила взаимодействия со всеми теми, кто, по вашему мнению, склонен к такому поведению. Сделать это лучше наедине, подчеркнув свое особое внимание и доверие человеку.

Как видите, у нас уже получился примерный план действий. Теперь стоит его конкретизировать и рассчитать во времени.

Второй способ использования SWOT-анализа – это сравнение двух или нескольких уже имеющихся вариантов решения. Таким способом можно принимать решения в любой сфере, в том числе и совершенно далекой от работы. В этом случае вы просто анализируете каждую из альтернатив в формате SWOT, сравниваете количество и удельный вес позитивных и негативных его частей, отвечаете на вопрос о том, что из сильных сторон и возможностей можно усилить, а что из слабых сторон и угроз минимизировать (как мы это сделали в предыдущем примере), а затем уже принимаете решение, взвесив цену вопроса.

Это еще один метод аналитического поиска решений проблемы. Использовать «Рыбью кость» можно двумя методами – можно идти от проблемы или от ее решения.

Для начала давайте рассмотрим, как идти от проблемы. Итак, сама проблема – ваш ребенок постоянно опаздывает на уроки, за что достается и ему, и вам, когда вы приходите на родительское собрание. Головой рыбы в этом случае становится сама проблема – «опоздание на урок» (см. диаграмму ниже). Крупные кости рыбы показывают те основные факторы (возможно, в вашем случае они будут совершенно другими), которые реально могут привести к опозданию. От крупных костей отходят более мелкие – слагаемые крупных костей, т. е. те менее значимые факторы, которые определяют более существенные. Далее мы начинаем искать решения на уровне мелких костей:

• маршрут (технология) – можно ли добираться другим способом? Например, дорога на автобусе может занимать как 15, так и 30 минут в зависимости от пробок. Можно ли использовать трамвай, метро или идти пешком так, чтобы избежать пробок? Можете ли вы отвозить ребенка на машине, используя другой маршрут, на котором нет такого количества пробок? Если на какой-то из этих вопросов вы дали положительный ответ, то возможное решение уже найдено;

• ошибки в расчетах времени (измерители) – мы можем вместе с ребенком или за него рассчитать время более точно, «заложив» вероятные погрешности;

• пропал интерес (человек) – можем ли мы вернуть интерес к учебе в целом или к тому, чтобы ребенок был заинтересован в положительной оценке по дисциплине? Как заинтересовать? Материально (обещаем подарок в случае, если опозданий не будет всю четверть), нематериально (похвала, стыд, интерес к учебе за счет чтения дополнительной интересной литературы, через интересные факты в изучаемых предметах);

• проспал (машина) – покупаем новый будильник или устанавливаем бо́льшую громкость звонка на мобильном телефоне либо контролируем лично или по телефону, что ребенок вовремя встал.

Так мы проходим по всем возможным причинам появления проблемы и находим (или в каких-то случаях не находим) варианты решения. Далее эти варианты сравниваем друг с другом и принимаем решение о том, с чего начнем.

«Рыбья кость»

Вторым способом использования «Рыбьей кости» является движение «от результата». Рассмотрим деловую ситуацию, с которой, кстати, сталкивается огромное количество компаний, – совещания проходят неэффективно (т. е. результат получают не всегда) и занимают слишком много времени. Головой рыбы у нас в этом случае станет цель – 100 %-ное достижение поставленной цели совещания и соблюдение регламента. Крупными костями станут ключевые, с нашей точки зрения, факторы успеха. Мелкие кости будут составляющими крупных. Таким образом, мы можем получить, например, следующую «рыбку» (рассмотрим крупные кости и прилегающие к ним мелкие без рисунка, по описанию).

1. Оптимальный состав участников и их подготовленность:

• только те, кто действительно влияет на решение данного вопроса;

• состав одного и того же совещания может меняться в зависимости от обсуждаемого вопроса;

• участники заранее получили план совещания, регламент, цели в формате SMART, необходимую информацию, информацию о своей роли на совещании.