Борис Литвак - Наука управления. Теория и практика

Возникшие угрозы требуют принятия своевременных мер по их устранению. Обнаружившиеся факты невыполнения поставленных задач и недостижения поставленных целей в намеченные сроки могут привести к снижению «планки» поставленных стратегических целей или продлению сроков их достижения. Эти факты ставят перед руководителем задачу принятия дополнительных мер, а возможно, и изыскания дополнительных ресурсов, корректировки решений, принятых ранее, для своевременного достижения поставленных стратегических целей.

Одной из главных задач РПСР-анализа является подготовка рекомендаций на основании полученных сигналов о возможностях и об угрозах, возникших в процессе реализации принятых управленческих решений и изменений внешней и внутренней среды. Они необходимы для корректировки ранее принятых планов и решений или принятия новых, т. е. для реализации одной из основных задач стратегического управления – своевременной корректировки стратегии и принятых ранее стратегических решений.

Для выработки рекомендаций могут быть использованы методы мозговой атаки или другие методы работы с экспертами. Требования РПСР-анализа состоят в том, чтобы вырабатываемые рекомендации основывались:

• на определении результатов принятых ранее стратегических решений и воздействий внешней и внутренней среды;

• оценке результатов и воздействий;

• выявлении их причин;

• установлении сигналов об открывшихся в процессе реализации принятых ранее стратегических решений новых возможностях и угрозах.

При подготовке рекомендаций должны учитываться технологии и ресурсы, которыми располагает объект управления, организационные возможности его системы управления, факторы внешней среды, в которой он функционирует.

Разработанные в процессе РПСР-анализа таблицы и полученная информация служат основанием для формирования у управленца более глубокого представления о факторах, механизмах, силах, оказывающих влияние на развитие управленческой ситуации. В свою очередь, более глубокое понимание ситуации принятия решения способствует появлению новых идей по достижению поставленных целей. Именно такие идеи составляют основную ценность рекомендаций, получаемых в результате проведенного РПСР-анализа.

Подготавливаемые в результате РПСР-анализа рекомендации предназначены для использования при стратегическом управлении развитием объекта управления как на стадии формирования видения путей развития объекта управления, так и на стадии реализации принятых стратегических решений.

К проведению SWOT -анализа должны привлекаться специалисты, непосредственно участвующие в работах на объекте управления в данной управленческой ситуации, поскольку они владеют необходимой информацией о текущем положении объекта управления, его слабых и сильных сторонах, угрозах и возможностях. Для участия в проведении SWOT-анализа могут привлекаться также эксперты, обладающие необходимыми профессиональными знаниями и опытом.

Заполнение табл. 5.1–5.6 позволит получить достаточно полное представление о слабых и сильных сторонах объекта управления, существующих угрозах и открывающихся возможностях, которые могут быть использованы прежде всего при разработке стратегии, разработке и принятии стратегических решений.

Проведение ситуационного анализа эффективно, как правило, только в том случае, когда он осуществляется с использованием современных технологий и специально разработанных методов. Ситуационный анализ позволяет исходя из более глубокого понимания ситуации и динамики ее развития вырабатывать и принимать более обоснованные управленческие решения, а также предвидеть возможное возникновение кризисных ситуаций и принимать своевременные меры по их предотвращению.

Особенно актуальным является проведение ситуационного анализа при решении комплексных проблем, представляющих для организации особую важность. Организация и проведение ситуационного анализа на всех этапах, его методическое и информационное сопровождение могут быть поручены специально созданным аналитической и рабочей группам в соответствии с поставленными перед ними задачами и делегированными им полномочиями.

К числу задач, решаемых аналитической и рабочей группами, относятся:

• разработка системы отслеживания возникновения критических ситуаций, требующих проведения ситуационного анализа;

• создание мониторинга по анализируемым направлениям деятельности;

• подбор, адаптация и разработка методов анализа и систематизации информации;

• подбор и адаптация модуля статистического анализа данных;

• определение и актуализация перечня отслеживаемых направлений деятельности;

• определение эталонных ситуаций для каждого отслеживаемого направления деятельности;

• формирование и актуализация банка ситуаций (как эталонных, так и проанализированных ранее);

• формирование и актуализация банка экспертов;

• подготовка инструментария, включая математический аппарат, для определения факторов, характеризующих развитие ситуации, и индексов оценки их состояния;

• определение и актуализация факторов, характеризующих состояние ситуации, оценка их сравнительной важности, разработка индексов оценки состояния ситуации;

• подбор и адаптация методов формирования оценочных систем;

• подбор и адаптация методов организации, проведения и определения результатов мозговой атаки по оценке ситуации;

• определение выработанных альтернативных вариантов;

• подбор и адаптация методов разработки сценариев;

• подбор, адаптация и разработка методов оценки качества экспертных заключений, включая оценку точности;

• подбор и адаптация методов анализа чувствительности ситуации.

Эффективное использование ситуационного анализа для решения управленческих проблем, представляющих особую важность для организации, невозможно сегодня без соответствующего компьютерного сопровождения и специальных автоматизированных систем, предназначенных для обработки данных и сопровождения основных процедур ситуационного анализа.

К числу таких систем относятся автоматизированные системы поддержки ситуационного анализа, основанные на методе аналогий, автоматизированные системы диагностики ситуаций, обработки статистической информации, многомерного шкалирования, факторного анализа, кластер-анализа, автоматизированные системы оценки ситуаций, автоматизированные системы обработки экспертной информации при определении коллективных экспертных оценок и т. д.

Если при выработке управленческих решений в организации ситуационный анализ проводится регулярно, то целесообразно создать специальную организационную структуру, основной задачей которой является обеспечение и сопровождение ситуационного анализа. В частности, может оказаться целесообразным создание центра ситуационного анализа или ситуационной комнаты.