Андрей Булава - Менеджер на миллион

Каждому кусочку вашей работы вы должны уделить внимание, отвести определённое количество времени. Что еще? Каждый день планируйте время на непредвиденное.

Задания на проработку по системности

ПЕРВОЕ:уделите час времени на анализ всех ваших действий, это называется охват всей системы работы или helicopterview – обзор с вертолета. Поднимитесь мысленно наверх и посмотрите на то, что вы делаете, как это выглядит детально, как расположить все зоны вашей ответственности. За какие процессы вы отвечаете на своей должности?

Вам необходимо собрать всю имеющуюся информацию, систематизировать все свои действия – это второе. Создайте пошаговый план. Задавайте вопросы, проведите ревизию своей памяти – какой информацией вы владеете. Если нет достаточной информации, тогда собирайте ее из профессиональных источников, это могут быть журналы, газеты, профессиональные подписки – то, что связано с вашей должностью.

Итак, задача простая, составить список всех зон ответственности и добавить их описание.

Приведу пример из сферы HR. Рассмотрим 9 зон ответственности HR, как выделяет их CIPD (Chartered Institute of Personell and Development). У меня есть свое видение на это счет (другая доказательно-практическая база) и мое деление работы HR состоит из 8 зон ответственности, но я назову вам все классические 9. А вы уже подстроите их под себя.

Пример по зонам ответственности:

1. Рекрутинг, селекшн. Найм и отбор персонала. Создание кадрового резерва.

2. Оплата . Оплатные схемы и систематизация финансовой мотивации.

3. Взаимодействие с сотрудниками.Например, В США развиты профсоюзы, и там с профсоюзами ведет переговоры HR. У нас эта функция связана не столько с работой с профсоюзами, сколько с получением обратной связи от сотрудников.

4. Трудовое законодательство.

5. Охрана труда и безопасность труда.

6. Организационный дизайн.Это то пространство, куда эйчаров обычно не пускают. Это прерогатива тех HR, которые разбираются в бизнесе настолько, что могут дать дельный совет, как построить структуру компании – это и называется организационный дизайн, когда эйчар консультирует владельца бизнеса и управляющих директоров.

7. Вовлечение сотрудников.Основная цель: уменьшение текучки кадров и все, что с этим связано, помимо финансовой мотивации. Взаимосвязь есть, но если финансовая мотивация краткосрочна, то вовлечение – это долгосрочная мотивация, Сюда входят бонусы за выслугу лет, кунштюки, которые вручаются самым лучшим (фитнес-карты, например), рейтинги сотрудников, нематериальные бонусы.

8. Охота на таланты.Кроме того, что вы сами воспитываете своих сотрудников, вам нужно искать их, «хантить». Это зона, в которой эйчар, должен держать глаза открытыми, а ушки на макушке, чтобы вовремя приметить нужного сотрудника в своей или другой компании и оперативно включить его в систему управления талантами.

9. Охота за знаниями и технологиями. Поиск новых технологий и знаний

Это вид сверху. Теперь картина ясна: “Вот что мне нужно делать если я HR”. Это пример, в реальности же, все будет зависеть от вашей организационной структуры и определённых KPI, но суть вы теперь понимаете. Это похоже на самостоятельную проработку должностной инструкции, не с целью написать очередной документ, а с целью систематизировать работу.

Ваши дальнейшие действия:

• вы проводите анализ, рассматриваете ваши зоны ответственности по вашей работе/бизнесу;

• анализируете свою зону компетентности (насколько хорошо вы выполняете свою работу в каждой зоне ответственности);

• ставите себе оценки в каждой зоне ответственности по десятибалльной шкале. Там где не 10, отмечаете, что нужно сделать, чтобы было 10.

Для наглядности возьмем блок «работа по обеспечению кадрового резерва». Конечно, менеджер будет постоянно взаимодействовать с HR, и говорить, что у него постоянные перебои и с сотрудниками нередко случаются казусы. Ставим пятерку по десятитибалльной шкале т. е. 50 на 50. Что нужно чтобы была десятка? Хочу, чтобы у меня постоянно были в запасе на буферных должностях два человека, и еще, чтобы всегда наготове были несколько резюме заинтересованных людей, уже прошедших отбор и готовых выйти на работу в течение двух дней.

Там, где не знаете какую оценку себе поставить – пишете, что необходимо знать/изучить. Это абсолютно нормально. Какие-то зоны ответственности вы будете для себя открывать впервые: «о, оказывается я должен за это отвечать, а почему я за это не отвечаю?». Даже в крупных корпорациях не уделяется этому достаточно внимания, не разъясняются ваши зоны ответственности. По сути, даже к лучшему, когда вы их сами для себя определяете, потому что они все время меняются, нельзя зафиксировать их раз и навсегда в инструкции. Поэтому смотрите, читайте, держите глаза открытыми.

ВТОРОЕ:посмотрите каких результатов вы ожидаете от себя по каждой из зон ответственности, что будет свидетельством того, что в этой зоне вы работаете хорошо. Это могут быть KPI (key performance indicators / ключевые показатели работы) [1] Подробнее тема KPIs/KCIs будет раскрыта в пятой главе. ,тогда готовим списки измеримых результатов, которые будут показателями результата в каждой зоне. Например, два человека в запасе и десять резюме наготове – это и есть мои KPI, они измеримы, я их могу проверить в любой момент. Если они есть – значит в этой зоне все ок. Если нет – значит плохо.

Задание для продвинутых Определение ваших KСIs (key capability indicators).Это такое поведение, которое улучшает KPIs. Например, один из KPI продавца – количество сделок за день (количество покупателей). Одним из KCI в этом случае будет количество аргументов, называемых продавцомво время презентации покупателю. Вы легко можете заметить взаимосвязь: больше аргументов называешь – покупатели чаще соглашаются на сделку. Соответственно, управляя этим KCI я могу увеличить количество сделок.

Это отдельная большая тема, которую я обычно раскладываю по полкам на специальном тренинге по построению систем обучения в корпорациях, но если вы ухватили суть – вам станет намного легче управлять вашими подчиненными и собой при достижении нужных KPI.

Поэтому, в дополнительном задании к каждому блоку ответственности добавьте колонку и укажите какие элементы помогут вам достигать нужных KPI.

Задания на проработку для подчиненных

Если у вас есть подчиненные, попробуйте дать те же задания и им, пусть потратят полчаса, набросают схемы и отчитаются перед вами, расскажут как они видят свою работу. Включите в задание и самооценку по десятибалльной шкале. Поверьте, вы узнаете много нового.