Александр Трусь - Психология управления. Практикум

Таблица 2.1

Метод многокритериальной оценки задач (событий, вариантов)

Специалист в области тайм-менеджмента Г. Архангельский (2007) делится своими секретами управления временем.

1. Постановка четких целей.

Создавайте свою «стратегическую картонку» – список ключевых целей (как личных, так и рабочих) на текущий год (или примерно на равный году период). Цели – это от трех до семи важнейших достижений, которые вы по-настоящему хотите реализовать в ближайшие обозначенные вами несколько месяцев. Ставя цели, используйте четкие, конкретные измеримые формулировки. Начинайте планирование дня с первого взгляда на свою «стратегическую картонку». Подумайте: какой шаг я могу сделать сегодня, чтобы достичь этих целей?

Немного сделает тот, кто возьмется за дело раньше, чем будет совершенно готов.

2. Борьба с неприятными делами, встающими на пути к достижению поставленных целей.

Вспомните, есть ли у вас «лягушки» – маленькие, не требующие много времени, но неприятные и откладываемые дела. Каждое утро съедайте натощак одну лягушку, не приступая к другим делам. Вы удивитесь, насколько сильно вскоре приблизится достижение ваших целей.

3. Деление больших «слонов» на маленькие «бифштексы».

Представьте себе, что «слоны» – это огромные, долгосрочные задачи, для выполнения которых нужно делать небольшой шаг, каждый день планируйте съедение небольшого бифштекса – кусочка слона. Нарисуйте обзорную «схему разделки туши», заштриховывайте выполненные, дела т. е. «съеденные» части. Формулируйте бифштексы результативно-ориентированно.

Еще ничего не сделано, пока что-то осталось сделать.

4. Планируйте день по жестко-гибкому алгоритму.

Разделите день в ежедневнике на две колонки: слева напишите «жесткие встречи», справа – «гибкие задачи». В колонку «жесткие встречи» поставьте события, привязанные к определенному, заранее известному вам и вашим партнерам, времени. Жесткие встречи не должны занимать более 50–60 % рабочего дня. Остальное время – для гибких задач и неожиданных обстоятельств. В колонку «гибкие задачи» выписывайте все, что нужно сделать сегодня, но непринципиально в какое время и в какой последовательности. Гибкие задачи выполняйте в порядке приоритетности: самым важным уделяйте лучшее время.

Мы должны использовать время как орудие, а не как удобную кушетку.

5. Выявление личных ценностей с помощью «мемуарника».

В конце дня оглянитесь назад и вспомните главное событие дня. Опишите его в ежедневнике или в отдельном блокноте. Подумайте, какая ваша жизненная ценность определила именно это событие главным событием дня? В конце недели перечитывайте написанное и формулируйте главное событие недели. Сверяйте ваши повседневные дела и цели, которые ставите, с ценностями, отраженными в «мемуарнике».

Экономия времени требует времени.

6. Привязывание дел не только ко времени, но и к контексту.

Многие дела привязаны не к жесткому времени, а к «контексту».

Например: «люди» – задачи, которые удобно решить в момент общения с каким-либо человеком. «Место» – в момент нахождения в определенном месте.

«Проекты» – в момент работы по определенному проекту. Заведите в ежедневнике отдельные разделы для таких задач. Заглядывайте в них в момент общения с человеком, находясь в соответствующем месте, и т. д. Продумайте и используйте собственные контексты. Например:

– «регионы»;

– «филиалы»;

– «поставщики»;

– «друзья»;

– «учеба» и т. п.

Опасайся тех, кто сетует на нехватку времени, – они крадут твое.

7. Награждение себя «промежуточными радостями».

Выпишите в отдельный раздел ежедневника те награды, которыми побалуете себя за достижения, например за выполнение задач, изложенных в § 2 и § 3. Не назначайте себе в качестве подарка то, что вы и так делаете. Выделите какие-то приятные занятия, которые используются именно и только как награда за выполненные важные дела.

Люди, которым всегда некогда, обыкновенно ничего не делают.

8. Ведение творческой картотеки.

Если вы много работаете над творческим продуктом (статьи, документы, презентации, бизнес-идеи…), заведите творческую картотеку – единое хранилище ваших мыслей. Это могут быть блокнот, коробка с бумажными карточками, заметки в Outlook и т. п. Первый принцип картотеки – любая мысль должна быть материализована. Второй принцип – каждой мысли предоставить свой материальный носитель. Третий принцип – карточки нужно регулярно просматривать (особенно когда вы впадаете в «творческий ступор», либо находитесь в творческом поиске).

Мое любимое животное – мул. Мул гораздо умнее лошади. Он знает, когда нужно перестать есть, и знает, когда нужно прекратить работать.

9. Планирование и организация отдыха в течение рабочего дня.

Обязательно делайте мини-перерыв на отдых (один раз в полтора часа). Чтобы не забывать об этом запрограммируйте Outlook или мобильный телефон. Во время перерыва переключайтесь на другие дела. Выйдите из помещения, сделайте небольшую разминку, подышите воздухом. Старайтесь полностью отключить мозг от рабочих проблем. Например, прочитайте вслух какое-нибудь стихотворение, найдите неожиданную новую деталь в привычном пейзаже.

О том, насколько плодотворно я потрудился, я сужу не по своей усталости, а по тому, насколько я не устал.

10. Практическое использование тайм-менеджерских техник ежедневно.

От теории и рекомендаций переходите к практике, ежедневно используя изложенные идеи в своей работе.

Раскладывая слишком малое количество работы на слишком долгое время, ты засоряешь жизненное пространство.

В дополнение к десяти пунктам, предложенным Г. Архангельским, добавим интересную идею, которую обнаружили у автора многих книг по бизнесу и управлению, предпринимателя, консультанта по директ-маркетингу и копирайтера Д. Кеннеди (2015). «Один из моих главных секретов довольно прост. Я всегда решаю, что мне нужно СДЕЛАТЬ. Не начать, не поделать часок, не попробовать – а именно СДЕЛАТЬ. Затем выделяю на выполнение каждой такой задачи время (от пяти-десяти минут до пары часов). Упорядочиваю эти блоки, расписываю свой день до минуты, затем устраняю помехи (раздражители) и делаю все, что наметил, в отведенное время. Если у вас хватит силы воли организовать свою работу так как я, безжалостно себя контролировать и отбрасывать любые помехи, вы сможете делать столько же. Соответственно, если вы хотите продвинуть и других на новый уровень результативности, обучите их этой методике и заставьте ею воспользоваться – сверяя их ежедневные планы на старте и на финише рабочего дня.