Александр Трусь - Психология управления. Практикум

О ценности часа спроси возлюбленных, нетерпеливо ожидающих свидания…

О ценности минуты спроси опоздавшего на поезд…

О ценности секунды спроси уцелевшего в аварии…

О ценности миллисекунды спроси у серебряного медалиста Олимпийских игр…

Для эффективного руководителя ценен любой временной промежуток! Он понимает, что Его Величество Время не ждет никого! Поэтому грамотно использует каждое мгновение – оно бесценно. Эффективно работающие руководители начинают не с задач. Ни начинают с оценки времени. Причем не с его планирования, а его диагностики, т. е. выяснения того, на что фактически уходит их время. Потом, используя различные современные технологии, они пытаются управлять распределением времени, максимально сокращать его непродуктивное использование. Наконец они консолидируют время, которое могут контролировать, объединяя его в большие блоки. Данный процесс состоит из трех этапов; его соблюдение лежит в основе повышения эффективности любого руководителя:

• регистрация времени;

• управление временем;

• консолидация времени.

Время – необходимый элемент: когда Архимед вызывался с помощью рычага и опорного пункта поднять Землю, он требовал времени.

Задание

Опираясь на свой жизненный и управленческий опыт и апеллируя к здравому смыслу, ответьте на следующие вопросы.

• В каких жизненных ситуациях вы обращаете особое внимание на время?

• Какие причины (факторы, обстоятельства) заставляют вас обращать повышенное внимание на время?

• Пробовали ли вы когда-нибудь «сосчитать» время, затрачиваемое на какую-либо сторону вашей деятельности? (Как вы это делали? Каковы были результаты? Помогли ли эти результаты сделать траты вашего времени более продуктивными?)

• В чем, на ваш взгляд, главная «беда» времени (временного ресурса) руководителя?

Что такое «пунктуальность»? Всегда ли она необходима? Ваши руководители (коллеги, друзья, знакомые) могут назвать вас пунктуальным человеком?

• «Тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем». Насколько, по вашему мнению, корректен данный термин?

• Можем ли мы управлять временем?

Для меня в любых отношениях простейшая и скорейшая универсальная проверка человека – это пунктуальность.

Задание

Проведите эксперимент.

• Возьмите чистый лист бумаги и опишите, как вы распределяете свое время в течение дня и недели (какие задачи вы решаете, и как много времени они отнимают).

• В течение недели ежедневно заполняйте бланк «Один рабочий день» (Приложение 2). Таким образом, в пятницу в конце рабочего дня у Вас будет пять заполненных бланков.

• Проведите анализ полученных результатов: сравните свое представление о распределении рабочего времени с реальным положением дел.

Человек находит время для всего, чего он действительно хочет.

• Определите, какое количество времени у вас отводится на выполнение задач различных типов:

– важных и срочных;

– важных и несрочных;

– неважных и срочных;

– неважных и несрочных.

• Подумайте:

– От решения каких задач вы можете отказаться?

– Какие задачи вы можете решать, руководствуясь принципом Скарлетт: «Я подумаю об этом завтра»?

– Какие задачи вы можете делегировать сотрудникам, находящимся в вашем непосредственном подчинении?

– Какие задачи можно решать более оперативно, т. е затрачивая на их выполнение меньшее количество временных ресурсов?

– Решение каких задач вы можете консолидировать (скомплексировать), объединив их в большие логические блоки?

Чтобы сделать что-либо хорошо, нужно меньше времени, чем объяснять, почему получилось так плохо.

Грамотно организованная структура рабочего пространства должна соответствовать структуре внимания человека, которое устроено следующим образом:

сознание человека может успешно работать только с одним объектом (делом, мыслью, документом);

предсознание может контролировать от 7±2 объекта. Занимаясь одной главной проблемой (мыслью, документом), вы можете держать в поле внимания еще примерно 5–9 проблем (мыслей, документов), не больше. Как тут не вспомнить известный каждому из нас с детских лет принцип Машеньки: «Одну ягодку беру, на другую смотрю, третью примечаю, четвертая мерещится…»;

подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока сознание работает над одной проблемой (мыслью, документом), подсознание – над всеми остальными.

Исходя из структуры внимания человека, организуйте области своего рабочего стола следующим образом:

– центр внимания – в котором находится один объект (документ), с которым вы непосредственно работаете;

– область ближайшего внимания, содержащая 7±2 объекта, «близко необходимых» вам для работы;

– область далекого внимания – все остальное.

«…В кабинете у Анатолия Борисовича (Чубайса) все холодно, правильно… Голый стол, посредине ручка и листок бумаги. Никакого бардака, ничего личного. Возможно, минимализм создан сознательно. Мой служебный кабинет тоже очень формален…

Кабинеты – это слабое место наших руководителей, их ахиллесова пята. Во многих хозяин считывается на раз. Я всегда стараюсь попасть к важному для меня человеку в кабинет. Прежде чем начать разговор, сканирую, что висит, что стоит. И мотаю на ус. С теми, у кого повсюду навалены бумаги, недопитый кофе на циркуляре, окна настежь, в пепельнице непогашенный окурок можно держаться без формальностей. А если, как у Чубайса, ручка и листок, значит, передо мной человек в футляре. Значит, никакого панибратства… Сухо, технологично».

Задание

• Проанализируйте организацию структуры своего рабочего пространства.

• Внесите необходимые коррективы для улучшения рабочего пространства с учетом структуры внимания человека.

Используйте «Систему 5С»:

1. Сортируйте (избавьтесь от всего ненужного).

2. Соблюдайте порядок (определите для каждой вещи свое место).

3. Содержите рабочее место в чистоте.

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка.

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание.

Под метафорическим термином «пожиратели времени» подразумевается широкий спектр организационных, управленческих, рабочих, психологических и иных факторов, оказывающих негативное («пожирающее») влияние на ценный и единственно невосполнимый ресурс руководителя – время.