Мари Кондо - Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Разбор книг – мощное средство самопознания. Книги, которые вы решаете сохранить, поскольку они вас радуют, раскрывают ваши персональные ценности. Один из моих клиентов, Кен, был инженером. Начиная наводить порядок, он ставил себе целью создать упорядоченное пространство, в котором можно работать эффективнее. Когда я попросила Кена описать свое представление об идеальной трудовой жизни, он смешался, хотя выразил мысль, что был бы рад пораньше приходить домой.

Однако, перебирая свои книги, он обнаружил, что среди них немало работ, посвященных саморазвитию и, в частности, способам вести более удовлетворительную жизнь и больше любить свою работу. Это помогло Кену осознать, что он хотел получать больше удовольствия от труда и жаждал достичь самореализации путем развития своего потенциала. Это открытие вновь разожгло в нем страсть к своей профессии. Так что, как видите, наведение порядка – это на самом деле эпическое путешествие самопознания.

После книг следующая категория – документы. Разбор документов обычно бывает самой затратной по времени частью наведения порядка на рабочем месте. Даже сегодня, когда смартфоны и планшеты стали вездесущими, а число бумажных материалов существенно снизилось, людей все равно окружает бумажное море.

Основное правило в работе с бумагами – выбросить все. У моих клиентов всегда бывает ошарашенный вид, когда я это говорю. Конечно же, я не имею в виду, что нужно уничтожить все бумажные документы подчистую. Я просто пытаюсь донести до собеседника, какая железная решимость нужна, чтобы отобрать только те документы, которые действительно абсолютно необходимы, и выбросить все остальное. На рабочем месте ничто так не достает нас, как бумаги, которые, кажется, накапливаются быстрее, чем мы успеваем это осознать. Бумажные листки кажутся такими тоненькими, что мы часто не задумываясь оставляем их у себя. Однако когда приходится их разбирать, этот процесс съедает много времени, потому что нам нужно убедиться, что мы знаем их содержание. Что еще хуже: чем больше бумаг у нас накапливается, тем больше времени требуется на поиски конкретного документа или отчета и тем труднее приводить их в порядок. По этой причине я рекомендую специально выделить время в расписании для наведения порядка в бумажных документах.

Как и при работе с другими категориями, для начала соберите все свои бумаги в кучку и рассмотрите каждую. Документы – единственная категория, которую нельзя сортировать по «критерию радости». Вместо этого вы должны проверить их содержание. Даже письма и документы в конвертах следует вынуть и просмотреть, страницу за страницей, на случай закравшихся в них рекламных листовок или других нежелательных материалов.

Возможно, полезно будет рассортировывать бумаги по категориям, пока вы бегло просматриваете их содержание. Тогда после завершения этого процесса будет быстрее и легче разложить их на нужные места. Бумажные документы можно разделить на три широкие категории: «требующие рассмотрения», «хранить обязательно» и «хранить, потому что этого хочется».

Категория «требующие рассмотрения» включает документы, предусматривающие какие-либо действия с вашей стороны – например, счета и проектные предложения, на которые необходимо дать отзыв. Я рекомендую хранить их все в одном вертикальном картотечном ящике, пока вы с ними не разберетесь. Тогда они не смешаются с документами из других категорий.

Теперь давайте взглянем на документы, которые мы обязаны хранить. По закону требуется, чтобы мы хранили определенные типы отчетов, банковские выписки, контракты и прочее в течение определенного периода времени вне зависимости от того, радуют они нас или нет. Сортируйте их по категориям и отправляйте на хранение на стеллаж для документов или на полки. Если нет необходимости хранить оригиналы, можно отсканировать их и хранить в электронном виде (см. главу 4). В этом случае эффективнее будет складывать такие документы в отдельную стопку и потом отсканировать все в один заход. Однако имейте в виду, что со сканированием связаны ловушки, о которых я буду говорить на с. 96–99.

Последняя категория – это бумажные документы, которые вы хотите оставить себе по иным причинам. Например, такие, которые вы считаете нужным держать под рукой как справочные, или такие, что действительно радуют вас. Хранить их или нет – этот вопрос целиком и полностью в вашей компетенции. Но поскольку, когда люди держатся за свои вещи «просто так», часто возникает проблема рецидива, учитывайте, что основное правило для бумаг – выбросить все.

Во время уроков наведения порядка, когда клиенту трудно решить, какие документы оставить, а какие выбросить, я засыпаю его вопросами по поводу каждой бумажки: «Когда вам это понадобится?», «Как давно вы это храните?», «Насколько часто вы это перечитываете?», «Можно ли найти тот же контент в Интернете?», «Вы уже перенесли это в компьютер?», «Возникнут ли у вас проблемы, если вы избавитесь от этого?», «Вы уверены, что это приносит вам радость?».

Если обнаруживаете, что никак не можете решить, сохранить ли вам какой-то конкретный документ, не расслабляйтесь. Не упускайте эту драгоценную возможность. Задавайте трудные вопросы и пообещайте себе разобраться с документами так тщательно и полно, чтобы больше никогда не приходилось устраивать столь же масштабное мероприятие. Если предпосылка «выброси все» заставляет вас упрямиться, представьте себе, как я вхожу в кабинет и объявляю, что сейчас пущу под нож все ваши документы. Что вы сделаете? За какими листочками броситесь, стремясь спасти их от шредера?

Вы можете обнаружить, что можно избавиться почти от всех бумажных документов, но это, конечно, зависит от специфики вашей работы. Одна учительница средней школы рассказала мне, что перевела в цифровой формат все необходимое, полностью опустошив два шкафа для хранения документов, а заодно увеличив эффективность своей работы.

Один мой знакомый бизнес-менеджер завел привычку определять, нужно ли ему хранить документ, прямо в момент получения. Ненужный документ тут же отправлялся под нож, и у него перестали накапливаться кучи бумаги. Но при пользовании шредером нужно соблюдать осторожность. Тот же самый менеджер привык включать его настолько поспешно, что однажды пустил на ленточки письмо от одного из своих подчиненных с заявлением об уходе – вместе с конвертом. (Честно говоря, это был мой бывший начальник, а заявление, которое он нечаянно уничтожил, было моим.)

Документы – единственная категория, которую нельзя сортировать по «критерию радости».