Мари Кондо - Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Вне зависимости от отрасли индустрии или типа организации, большинство людей могут удалять черновые варианты документов и устаревшие списки дел, а также опустошать компьютерную корзину с ненужными материалами. Я лично чищу корзину в последний день каждого месяца.

Расставайтесь с цифровыми данными с благодарностью, так же как и с материальными вещами. Вместо того чтобы отдельно благодарить каждый файл, просто включите свой «рубильник теплых чувств» на все время, пока сортируете цифровые документы.

Смысл в том, чтобы прощаться с каждым источником данных, вплоть до самого незначительного файла, с благодарностью за ту роль, которую он сыграл в вашей жизни. Сделайте это – и можете больше ни о чем не беспокоиться.

Поисковая система настолько усовершенствовалась, что организовывать документы стало несравнимо легче. Однако исследования показывают, что люди предпочитают искать документы с помощью навигации [19] «… предпочитают искать документы с помощью навигации …»: Bergman, O., Whittaker, S., Sanderson, M., Nachmias, R., & Ramamoorthy, A. (2010). The effect of folder structure on personal file navigation. Journal of the American Society for Information Science and Technology 61 (12), с. 2426–2441. по папкам, а не через поиск. Приятно, когда точно знаешь, где хранится тот или иной цифровой документ. Даже если вы в основном ищете файлы через поиск, важно организовать цифровой материал. Если слишком много файлов разбросано по всему вашему компьютеру, поиск может давать ошибочные результаты. Вы же не хотите, чтобы поиск по слову «терраса», когда вы ищете презентацию для клиента, подсовывал вам документы из недавнего проекта перестройки собственного дома! Кроме того, если у вас сохранено много похожих версий одного документа, вычислить самую последнюю из них тоже бывает трудно.

Создайте несколько основных папок, чтобы минимизировать размышления на тему «куда положить» или «где найти». Тогда вы сможете использовать поисковый инструмент внутри папки, быстро обнаруживая то, что вам нужно. В каждой организации есть свои требования к ведению цифрового документооборота, но три главные папки, которыми я пользуюсь, в целом подходят для всех.

Создайте несколько основных папок, чтобы минимизировать размышления на тему «куда положить» или «где найти».

Текущие проекты– с вложенной папкой под каждый проект. (Постарайтесь, чтобы папок было не больше десяти. В конце концов, у многих ли из нас бывает больше десяти проектов одновременно? А если у вас это именно так, из следующей главы вы узнаете, как упорядочить использование времени.)

Документация, содержащая стратегии и процедуры, к которым вы регулярно обращаетесь. Обычно эти файлы предоставлены другими людьми, и вы их, как правило, не изменяете. Это, например, договоры и личные дела служащих.

Сохраненная работа. В этой папке хранятся документы по завершенным проектам, которые вы будете использовать в будущем. В их числе – файлы, которые помогают вам в новых проектах: например, презентация, оставшаяся от работы с предыдущим клиентом, которая может стать хорошей заготовкой для следующего. Также это файлы с информацией, которую вы нашли и которая может оказаться полезной позднее, например, бенчмаркинг (эталонное тестирование) компаний-конкурентов или исследования, важные для вашей отрасли. Возможно, вы захотите сохранить какие-то завершенные проекты, чтобы иметь под рукой портфолио, которое можно показывать перспективным клиентам или новым служащим, проводя их подготовку.

Если вы держите личные файлы в той же общей папке, добавьте вложенную папку с грифом «личное», чтобы не смешивать персональные и рабочие материалы.

Храните цифровые документы организованно. Поддерживать порядок намного легче, когда у вас есть небольшой набор интуитивно понятных первичных папок. Если вы решаете сохранить новый документ, вкладывайте его в самую подходящую папку. Ненужные документы сразу удаляйте. Полезность такой системы хранения возрастет, если вы будете последовательно перемещать похожие документы в одно и то же место и хранить только то, что вам необходимо. Завершив работу над очередным проектом, решите, заслуживает ли он перемещения в папку «Сохраненная работа» или его можно удалить. Нет необходимости хранить такую документацию, как правила компании, если она доступна в других местах или больше не понадобится.

Рабочий стол вашего компьютера должен быть особенным местом, но многие превратили его в свалку. Рабочие столы часто «замусорены» загруженными файлами, которые использовались только раз, старыми фотографиями или забытыми документами. Когда-то на моем рабочем столе хранилось столько файлов, что я даже не мог прочесть их имена! Каждый раз, включая компьютер, я проваливался в визуальный хаос, причем почти все его составляющие уже не приносили мне никакой пользы.

Превратите компьютерный рабочий стол в место, которое будет помогать вам делать свою работу и приносить радость.

На рабочем столе могут находиться текущие документы, которые требуют обработки и определенных действий: например, отчеты, которые нужно прочесть, презентации, над которыми нужно сегодня поработать, или неоплаченные счета. Я также размещаю на рабочем столе папку «Искры радости». В ней могут содержаться такие файлы, как научная статья, которой я горжусь, или видеоклип с моим выступлением. Я обновляю эти файлы по мере того, как публикую новые работы, веду новые курсы или беру новых клиентов, которых обучаю ораторскому мастерству. Я также всегда держу в ней одну свежую семейную фотографию.

И наконец, выберите вдохновляющие обои для рабочего стола, которые будут вас радовать.

На моем рабочем столе размещены только папка с именем «Хранилище» и любые документы, например фотографии, которые мне потребуются в этот конкретный день.

Я считаю рабочий стол компьютера своего рода письменным столом, поэтому выкладываю на него лишь те вещи, которые буду использовать в ближайшие часы. Моя папка для хранения похожа на шкаф-картотеку. Внутри нее две вложенные папки, одна под названием «Документы», а другая под названием «Фото». Также там находятся документы, которые мне нужно будет просмотреть в ближайшие дни, и фотографии, которые я буду использовать в течение следующих двух-трех дней. Папка «Фото» содержит фотографии, которые я хотела бы использовать в проектах в недалеком будущем.

В папке «Документы» хранятся собственно документы, презентации в PowePoint и файлы PDF . Я обожаю все сортировать и организовывать, так что для каждой из этих категорий у меня есть особая папка, но, честно говоря, нет необходимости заходить так далеко. Любой документ можно с легкостью найти с помощью поиска по ключевым словам.