Ирина Ускова - Кофейня без франшиз. Руководство по открытию уникальной кофейни

Обязанности управляющего (администратора):

1. Работа с поставщиками ингредиентов. Найти лучшие цены, договориться об отсрочке платежей, вовремя заказать ингредиенты, так чтобы работа кофейни не остановилась.

2. Анализ продаж. Что лучше всего продается, сколько позиций в чеке, почему люди покупают тот или иной товар, в какое время больше всего людей, есть ли зависимость спроса от дня недели.

3. Контроль работы бариста. Пунктуальность, чистоплотность, вежливость, аккуратность проведения инвентаризаций.

4. Контроль ежемесячных платежей поставщикам и арендодателям.

5. Финансовое планирование. Составление прогнозов выручек на основе анализа текущих продаж.

Обязанности бариста:

1. Обслуживание гостей за баром.

2. Готовка напитков и закусок по меню заведения.

3. Контроль сроков годности продукции.

4. Контроль запасов ключевых ингредиентов для работы. Оперативное оповещение управляющего о закупке.

5. Поддержание чистоты в течение дня.

6. Выполнение плановых показателей выручки.

7. Информирование гостей об акциях, бонусной системе.

Если кофеен несколько

Когда одна кофейня формата «to go» перерастает в сеть из 3 и более, штат сотрудников начинает расти. В формате «кофейня с кухней» эти должности появляются сразу.

• Директор

• Коммерческий директор

• Администратор (управляющий)

• Старший бариста (бар-менеджер, тренер-бариста)

• Бариста

• Работник кухни

• Бухгалтер

• Маркетолог

• Уборщица

Директор, коммерческий директор, администратор – эти должности на первых порах станут твоими основными. Сформировать стратегию продаж, проанализировать результат, найти поставщиков и договориться о нужных условиях, выстроить систему мотивации сотрудников – эта и еще много другой интересной работы ежедневно ждет тебя, пока ты не будешь готов передать часть своих функций узкопрофильным специалистам.

Заниматься всем самостоятельно совсем не обязательно даже на старте. Сконцентрируйся на своих самых сильных качествах, опытности и на том, что вообще не считаешь для себя работой. Для остальных функций найди партнера в виде компании подрядчика.

Намного проще, когда в команде два руководителя: один занимается текущими делами, а второй – развитием и анализом результатов. Именно так работает сейчас новосибирская сеть «Академия кофе». А когда-то по такому же принципу начинали Coffee Like и «Бодрый день».

Есть множество примеров и одиночного старта, например, Starbucks, «Шоколадница», Cofix, Traveler’s Coffee.

В кофейне это должность равносильна шеф-повару на кухне. Этот человек решает вопросы вкуса, состава, отслеживает тенденции рынка по напиткам и имеет самый развитый вкусовой диапазон. Именно с ним лучше проводить дегустации новых товаров поставщиков, и именно ему нужно контролировать стандарты приготовления напитков в меню. Эта должность отлично сочетается с функциями администратора, потому что в ней требуются и навыки продаж, управления, командообразования, и умения вести переговоры с гостями и поставщиками.

Как найти такого сотрудника:

• повысить в должности самого успешного бариста, у которого самые высокие выручки, так как человек умеет выстраивать коммуникацию с гостями, быстро обслуживать и подбирать напитки под гостей;

• не брать в штат, а привлекать его только на момент аттестации сотрудников или при обновлении меню.

На собеседовании уточни:

• опыт управления, сколько лет и сколько человек было в коллективе;

• опыт поднятия продаж в только что запущенных точках;

• опыт участия в выставках и соревнованиях;

• что именно больше всего не нравится в должности баристы. Солидарен ли ты с ним в этом мнении – эти взгляды он будет дальше тиражировать на твоих сотрудников;

• готов ли человек к риску и зависимости зарплаты от результата;

• насколько подготовленным человек пришел на собеседование – узнал ли о твоей компании заранее. Это и будет уровнем его вовлеченности в любую работу.

Если ты сам не разбираешься в бухгалтерском учете, то обратись в компании, которые эти услуги тебе окажут в формате аутсорсинга, то есть бухгалтер не будет официально устроен в твоей компании. В этом случае надо точно знать, какие функции ты передаешь бухгалтеру, а какие контролируешь сам. Все это указывается в договоре на оказание бухгалтерских услуг, и ежемесячно специалисту выплачивается фиксированная сумма. Это удобно, потому что доступно по стоимости, не требует аренды офиса, покупки компьютера, принтера и лицензионных программ, а также нет необходимости в закупке канцелярских принадлежностей, которых в бухгалтерии всегда очень много.

Надо признать, что бухгалтерия – очень важный отдел компании, и хороший бухгалтер может прилично сэкономить для своей компании, все это в рамках закона. Поэтому нередко встречается история, когда бухгалтер по важности становится в один ряд с директором.

На индивидуальных консультациях я часто сталкиваюсь с тем, что начинающие рестораторы предпочитают во всем разобраться самостоятельно либо планируют использовать облачные системы, например http://www.kontur.ru/, так как считают, что найти надежного бухгалтера непросто, боятся обмана или непрофессионализма.

Как было у меня. На старте я сразу решила не лезть в дела бухгалтерии, поэтому первым моим финансовым помощником была коллега с предыдущего места работы. Отсутствие каких-либо знаний в этих делах не расстраивало меня до тех пор, пока я не поймала себя на мысли, что бухгалтер слишком сильно влияет на мой рабочий настрой. И все это происходило потому, что она не владела всей ситуацией и преподносила свои дела как самые важные. Только после того, как я разобралась в уровне важности ее вопросов, я смогла находиться в состоянии комфорта и принимать правильные решения. В том числе поменять бухгалтера.

Помнишь, как было в школе: каждый учитель считает, что его предмет самый важный, и заставляет тебя относиться к нему как к единственному, на который действительно стоит тратить время.

Бухгалтер – важный человек в компании, как и многие другие сотрудники, главная задача которых – делать то, в чем они разбираются, и так, чтобы компания получала от их работы блага. Выполнять свою работу они должны так, чтобы их результат не мешал руководителю выполнять свои функции, а супербухгалтер работает так, что директор вообще не ощущает его присутствия.

Золотое правило: Бухгалтерии нет, если нет продаж. Поэтому не позволяй страху незнания манипулировать собой.