Анастасия Борзенко - ХАССП. Лайфхак. ISO 22000

Ошибка седьмая: Документы – самое важное, если не будет всех необходимых документов мы «завалим» аудиты внешней стороны

Аудит будет и в самом деле «завален» перед торговой сетью или органом по сертификации, но при условии, что не будет никаких свидетельств того, что процессы, обозначенные в стандартах, никак не реализуются в деятельности компании. Иначе говоря, отсутствие обязательной процедуры – несоответствие критическое, а вот отсутствие измерения процессов – безобразие в глазах аудиторов форменное…

Документы играют роль, особенно записи, которые выступают свидетельством, но, куда больше аудиторов заботит вовлеченность персонала и понимание того, что люди и правда осознают смысл того, во что их вовлекают. Особенно для международных органов по сертификации. Неправильно говорить, что документы – это все. Документы – важная составляющая, но самое важное в системе менеджмента качества это движение к улучшениям. Начало, которым кладет вовсе не новая процедура, а новая идеология.

Это ключевые фразы-ошибки, которых следует стараться избегать в самом начале Вашей работы, а со следующей главы мы непосредственно перейдем в рабочий процесс, пока же, давайте выделим важное из этой вводной главы.

Итоги:

– Решение о построении системы приняло Руководство, и это его воля, а значит, является теперь работой каждого сотрудника в компании. А задача менеджера по качеству эту волю до всех донести и при помощи команды внедрить в действие. Без объяснения и разъяснений, это факт, как фиксированная заработная плата – никуда Вы не денетесь, и Вас всем придется принять как должное. Всем без исключения. Проблемы при внедрении СМБПП в основном возникают у тех менеджеров по качеству, кто до конца не осознает собственную роль в компании и с самого первого дня хватается за разработку документации. Высокие лидерские качества необходимы, работайте над ними и улучшайте изо дня в день.

– Система уже существует. Процессы уже есть. Ресурсы уже работают и переделать все существующее надо с минимальными рисками и потерями, и наиболее комфортно для сотрудников, потому что они не просто главный ресурс человеческий, как говорят стандарты серии ISO, а ваши основные помощники. Именно они будут внедрять процедуры, вести записи, работать с KPI и помогать вам определять слабые места в процессе внутренних аудитов.

– Менеджер по качеству единственный человек в компании, у которого уникальная возможность быть везде и сразу, главное, в самом начале не наделать ошибок, которые потом долго и нужно придется исправлять, их несколько, но имеют колоссальное значение. Как в знаменитой цитате: «У Вас не будет другого шанса произвести первое впечатление». Конечно, это неправда, и шанс будет и не один, но незачем начинать свой путь с трудностей, выстроенных собственноручно?

– Никогда не говорите людям, что научите их работать лучше, давая понять, что сейчас они работают плохо. Улучшения это не документация, которую Вы разрабатываете и внедряете, это идеология, которую Вы несете своим участием в жизни существующих процессов компании и взаимодействии с ними через Генерального Директора (даже если он об этом и не знает, важно – добиться его присутствия на ключевых совещаниях, а это совещания после внутренних аудитов, первое вводное совещание и совещания совместно с органом по сертификации системы менеджмента качества)

– Система есть в любой компании, но она не идеальна, а, чтобы сделать ее идеальной придётся признать то, что существуют слабые места. Это одно и самых сложных в работе менеджера по качеству, дать понять сотрудникам, что он не враг, а помощник, что через него Генеральный директор услышит и поможет решить. Но, важно понимать, что любая признанная ошибка должна подкрепляться крайне вескими корректирующими решениями, не формальными выдержками из международного стандарта, а четкими и готовыми мероприятиями, с установленными сроками и указанием необходимых ресурсов. Знакомясь с людьми, старайтесь их слушать и изучать процессы, за которые они отвечают.

Ваша позиция уникальная еще и тем, что Вы получаете возможность узнать, как устроена работа всех подразделений компании, больше никто функционально не имеет на такое право. Так пользуйтесь им и знакомьтесь до самых глубин с тем, что будет частью системы, за внедрение и поддержание которой Вас и наняли отвечать.

Мы уже договорились, что стандарт говорит нам «ЧТО», но, не говорит «КАК», это мы определяем сами. Так что, далее мы пойдем по его требованиям и рассмотрим варианты и подходы. Чтобы не возникло путаницы с самого начала по уже прочитанному, обдумайте и вспомните о чем мы говорили?

О том, что СМБПП по своей сути это ISO 9001 (СМК) + ХАССП. То есть, давайте сразу оговорим рабочие группы, которые нам потребуются для построения нашей интегрированной системы менеджмента безопасности пищевой продукции.

В рамках базы СМК и всей системы касательно управления, мониторинга и измерения системы менеджмента безопасности пищевой продукции (СМБПП) – Рабочая группа – Владельцы процессов СМБПП.

В рамках внедрения непосредственно ХАССП непосредственно на производстве – Рабочая группа ХАССП.

У Вас будет две рабочих группы, первая из числа владельцев процессов, которые принимают решения, управляют ресурсами в рамках глобальной системы, а вторая из производственников и, опять же, тех людей из числа владельцев процессов, которые могут влиять на изменения в отношении ХАССП (в части планирования, информирования, принятия решений и т.п.)

В обоих группах координатором выступает менеджер по качеству. Зачем вообще это разделение? Затем, что свои меры управления и критерии у каждой группы, а также, свои необходимые документы и отчеты.

Рабочая группа СМБПП

§ Приказ о внедрении СМБПП

§ Политика СМБПП

§ Цели СМБПП

§ Область применения СМБПП

§ Руководство СМБПП

§ Документированная информация СМБПП, включающая:

– Управление документированной информацией

– Управление несоответствиями продукта и процесса

– Внутренний аудит

– Коррекции, корректирующие и предупреждающие действия

§ Схема взаимодействия процессов СМБПП

– схема взаимодействия

– владельцы процессов

– описание процессов (входы и выходы)

– измерение (KPI) и мониторинг процессов

§ В части отчетов:

– Отчеты по измерению и мониторингу Целей

– Отчеты по измерению и мониторингу KPI процессов

– Отчеты по внутренним аудитам СМБПП

– Отчет по анализу со стороны Высшего Руководства.