Анастасия Борзенко - ХАССП. Лайфхак. ISO 22000

2 Если в компании есть СЭД, это, казалось бы, все упрощает, однако, много людей не могут заставить себя что-то написать, потому что сразу станет ясно, кто именно подал идею, а вдруг она, правда бредовая? А вдруг за что-то накажут? Мало кому хочется выглядеть глупо.

Либо, у каких-то сотрудников напрямую доступа к компьютеру нет, а вот идеи есть. Так что, на первом этапе лучше всего бланки для подачи идей подготовить анонимные, но, собираемые с каждой смены или процесса. Рассмотрены должны быть все предложения.

3 Часто компании инициируют подачу идей через руководителей. Это не совсем хорошо, потому что руководители по субъективным причинам могут идеи «завернуть», либо, сами сотрудники решить, что их идеи «украдут» по пути до конечной инстанции. Это не шутка, люди правда так думают. Рассмотрены должны быть все идеи, поданные на рассмотрение без этих «контрольных пунктов».

4 Если поданные идеи оказываются рациональными, здесь уже важно поощрение, небольшое, но снова с обязательным обращением ко всему персоналу компании от лица Генерального директора и информацией о том, что анонимные бланки не дают возможности определить конкретно кто и когда подал идею, так что, награждение будет для всей смены или отдела (либо, идет в Фонд выплат и приплюсуется к вознаграждению на следующий раз). Маленькое, пусть маленькое, но оно есть и будет. Это же этап «обкатки и адаптации», руководству важно настроить этот процесс должным образом и оно обращается с просьбой поддержать.

5 В следующий раз те, кто подает идеи и хочет получить вознаграждение лично, можно указать ФИО и должность. Люди оценят то, что руководство компании серьезно относится к мнениям, здесь имеет значение на первом этапе не сумма, а алгоритм.

Обращение Генерального директора – Сбор идей без начальников и менеджеров по пути следования идей, анонимно – Обработка результатов – Поощрение – Улучшение процесса подачи предложений.

По сути, любая система это в первую очередь не документы и графики, записи, отчеты – это правильно выстроенные коммуникации. Компании, которые не делают акцента на коммуникациях в этом аспекте (часто линейные менеджеры меняются в компании с периодичностью до года, а четкой стандартизованной процедуры кросс-функционального взаимодействия и описания процесса нет, потому что нет времени – надо показывать KPI «наверх» и т.п.) не являются стабильными и рано и ли поздно все равно к этому придут.

Настраивать коммуникации, начиная от обращения Генерального директора и заканчивая письмом благодарности и небольшим обзором идей, а также, выделением тех областей, которые нуждаются в изменениях, исходя из стратегических целей компании – хорошее начало для того, чтобы доска была не просто доской, а рабочим инструментом.

После того, как «доска подачи предложений» станет рабочей, и, адаптированной для подачи предложений (в общем виде, на доске будет зона с информацией по принятым предложениям, зона по уже внедренным предложениям, зона с бланками для подачи предложений), необходимо принять во внимание следующее:

1 на доске не должно быть стикеров, чем грешат многие компании. Стикеры это то, что не надежно и компании лучше от стикеров отходить вообще. Магниты, либо прищепки.

2 Доска должна анализироваться не реже одного раз в год для оценки влияния поданных предложений на стратегические цели компании, результативность, эффективность и производительность сотрудников тех подразделений, где эти идеи переросли в конкретные цели подразделений (РЭП).

РЭП:

Результативность – способность достигать поставленной цели. Эффективность – затраты на выполнение цели (не только деньги это и время, и нервы, и силы, здоровье персонала)

Производительность – количество полученного «результата» на единицу времени.

Ну, и напоследок, обсудим самые главные ошибки, которые совершают менеджеры по качеству в процессе своей работы. Старайтесь их избегать, чтобы не закопать себя в самом начале своего прекрасного пути по построению системы.

Ошибка первая: Я построю систему менеджмента по стандарту и Вы обязаны соблюдать все требования

Не забывайте, что, если компания существует – она уже имеет систему управления, и Ваши слова звучат в таком случае совсем неубедительно. Это все равно, что кирпич заявит о своем намерении изменить форму фундамента… Зачем строить новое, если хорошо работает старое? (если у людей стабильная зарплата и они каждый день принимают массу решений, Вы не убедите их в обратном этим аргументом), Вас начнут воспринимать как помеху и всячески избегать. Поставьте себя на место других, разве Вы бы обрадовались, что в компании появился кто-то, кто говорит, что знает, как лучше и требует в ответ чего-то непонятного?

Ошибка вторая: Система поможет компании работать лучше

Никогда не говорите таких слов коллегам, особенно руководителям процессов, особенно тем, кто задействованы в производстве или продажах – тем самым вы наживаете себе врагов! А эти подразделения очень важны для системы менеджмента качества. Что значит лучше, тем самым вы даете всем понять, что работают они плохо, а Вы их научите работать «как следует»? А если они старше вас по возрасту в пару раз, представляете, что Вас ожидает?

Слова менеджера по качеству, которые внушают доверие, следующие: «Система менеджмента качества поможет компании определить места, которые нуждаются в улучшении и определить пути решения текущих проблем с минимальными рисками и вложениями! Если Вам не хватает персонала, где это видно? Покажите это на бумаге, не на словах, покажите это в цифрах, а я помогу донести до Генерального Директора! Если Вам не хватает ресурсов, где это видно? Если Вы не можете работать из-за плохой работы смежного департамента, где это видно? Покажите мне, покажите, а не говорите! Давайте вместе определим, как это показать!»

Ошибка третья: Я напишу Вам стандарты, и Вы будете по ним работать

Лишнее слово здесь «я», менеджер по качеству должен четко себе уяснить – его работа собирать нужных людей для написания нужных документов! Написать стандарт для производства никто лучше производства не сможет, лишь они знают все «подводные камни» и знают, что им необходимо улучшать, а что усиленно контролировать, его задача помочь людям рассказать о том, что их волнует, чтобы после обозначить это в стандартах. Вы – помощник, а не надсмотрщик. Очень важно уяснить это в самом себе. Остальные сотрудники помогают Вам тем, что находят время и дают информацию, а Вы помогаете им добиться того, чтобы их услышали, понимаете?