Анастасия Рыжина - Digital минимализм. Как навести порядок в цифровой среде, перестать зависеть от гаджетов и делать то, что нравится

Пишите не ответ на вопрос «Где это лежит сейчас», а ответ на вопрос «Где мне было бы удобно этим пользоваться». Постарайтесь расширить свои возможности, не поддаваясь привычкам. Например, вы всю жизнь держали фото на стационарном компе. Но что будет, если попробовать вариант с облаком? Синхронизацию со смартфоном? Внешний жесткий диск? Давайте пофантазируем – удобно ли это будет? [6] На данном этапе не думайте о безопасности данных – об этом мы поговорим чуть позже, в главе про бэкапы. Обеспечить абсолютную сохранность невозможно, но очень многое можно предусмотреть. Думайте в первую очередь о собственном удобстве. Потому что если ради сохранности данных нужно каждый раз добывать их откуда-то с кувырком через голову и греблей вприсядку – на кой она нужна, такая безопасность?

Если категории у вас в процессе работы перемещаются из одного места в другое, тогда стоит записать оба с соответствующими пометками. Чуть дальше мы разберем, как работать с «текучкой» файлов. Возьмем те же фото – сначала они сохраняются на смартфонах, и только потом многие разбирают их вручную, чтобы положить в альбомы для просмотра. То есть конечным местом хранения в этом случае для фотографий будет альбом, а папка на смартфоне – «текучка», которую нужно регулярно очищать. У каждого будет своя, удобная для него схема.

Сравните полученный результат с написанным. Совпадает ли он с реальностью? Что нравится? Что хочется изменить?

Ожидания и реальность.Если многое сейчас не совпадает с желаемым, это повод полностью пересмотреть структуру хранения информации. Это может стать настоящим подвигом, но результат того стоит. Если совпадение частичное – начните с того, чтобы локализовать каждый вид информации на своем месте.

«Я поняла, в чем был затык. Что папка одна – картинки, а использую для разных целей, от рабочих до сентиментальных. Разделила папку с картинками на две папки, и структура сразу выстроилась как надо!»

Вы можете обнаружить, что некоторые вещи, обозначенные в списке как один пункт, по факту разбросаны по нескольким местам. Например, у вас есть «личные фотографии» одной записью, но при этом часть из фото находится на жестком диске ноутбука, часть в облаке, а часть выложена в виде постов в соцсетях. Это говорит о том, что ваш мозг воспринимает их как единый объект, хотя по факту они им не являются. Работа с такой «рассеянной» информацией требует много ресурсов. И важной задачей будет продумать, как объединить их в общий массив, который не расползается по разным углам, и вам будет легко его контролировать.

Если к какому-то пункту информации у вас нет определенного места хранения или их несколько – нужно тестировать. Здесь уже не работает сидение с ручкой и бумагой – нужно пробовать разные варианты, и пробовать руками. Иногда мы просто не знаем, удобно ли это нам; когда мы пытаемся это вообразить, голова начинает сбоить от переизбытка информации и отказывается думать. Поэтому – берите и пробуйте. В виртуальной среде мы ничем не рискуем, всегда можно откатить неудачную версию обратно. А тот вариант, который наиболее органично впишется в вашу жизнь, и будет оптимальным.

«Когда я задумалась о структуре – вот тут наступило прозрение! Мне не подходит сложная матрешечная структура. Чтобы папочка – в папочке – да в папочке… Максимум – одна дочерняя папка. Иначе получается, что в спешке я создаю кучу дублежа. Например, в папке «Книги» образовалась целая куча подпапок: «Чтение дня», «Закачать в электронную книжку», «В электронной книжке», «Прочитано» (этой вообще несколько штук в каждой подпапке). Перенесла все книги в корень главной папки, удалив дубли. И что вы думаете? Я обнаружила книгу, о существовании которой я совершенно забыла и поэтому купила второй раз».

Бывают ситуации, когда люди держат кучу копий в разных местах, боясь их потерять. Хаотично редактируют и перетасовывают файлы везде, где эти копии есть. И в результате запутываются – где у них новая версия, где старая, нужно ли это хранить и где это все теперь искать. Особенно часто возникают проблемы с фотографиями со всевозможных устройств, которые мы частично копируем, частично нет, и в результате не можем совершенно точно сказать, можно ли удалить это фото с телефона или оно уникально. Но такая же ситуация бывает и с другими видами документов: например, мы храним все копии копий рабочих файлов, вместо того чтобы выделить среди них одну, самую свежую.

«У меня ноутбук, нетбук, телефон, фотоаппарат, диктофон, 6 флешек, 2 выносные памяти, закладки в нескольких браузерах и два активных электронных ящика. И везде – нужная информация. Беда в том, что я боюсь потерять дорогую информацию и копирую ее несколько раз, а потом забываю, где что находится. Редактирую в одном месте, но не редактирую в другом, начинаю сомневаться, что эта редакция продублирована, и дублирую еще раз, и так по несколько циклов. Жутко выматывает, когда пытаюсь привести к общему знаменателю. Чаще всего я точно знаю – нужная мне сейчас фотография (книга, заметка, картинка, трек и т. п.) существует! Но отыскать ее невозможно! И, в конце концов, в моем виртуальном добре в очередной раз вырастает хорошая куча, которая порой доводит до слез».

Самый простой способ сохранять контроль над документами – хранить их в определенном месте и в единственном экземпляре. Это важно для контроля над ситуацией: так вы используете только самую новую версию файлов, свеженьких, как пирожки с хрустящей корочкой.

С боязнью лишиться всех своих документов сразу помогают справиться резервные копии (они же бэкапы). Файлы из резервных копий не нужно редактировать, у них другая функция. Поэтому у вас никогда не появится пять вариантов одной папки. При этом бэкапы всегда готовы прийти на выручку, если вы, например, утопили смартфон в бассейне во время веселой вечеринки. Подробнее об этом можно прочесть в главе «Знакомимся с резервным копированием» (о копировании, не о вечеринках).

Первое практическое упражнение. Создаем одну большую папку (если вы работаете на компьютере, выберите самый свободный жесткий диск). И без разбора сваливаем туда все документы. С облачными документами рекомендую поступить так же. Теперь эта папка (или папки) – полный архив старых файлов, который мы впоследствии полностью разберем и перенесем нужное в новую удобную структуру. Вы можете назвать ее «Свалка», «Разобрать» или придумать ей любое другое имя. Одна из участниц курса назвала ее «Мегапапка смерти», другая – разделила файлы на свалку «Темное прошлое» и новую структуру «Светлое настоящее». Дерзайте!