Анастасия Рыжина - Digital минимализм. Как навести порядок в цифровой среде, перестать зависеть от гаджетов и делать то, что нравится

Перечитайте ваш список. Выделите то, что относится к хранению документов. И теперь обратите внимание, на какие большие группы вы разделили эти документы. Это и будет максимально персонализированная структура папок.

Обычно в списке к документам относится от 10 до 25 пунктов, для удобного восприятия этого много. Посмотрите, можно ли объединить пункты списка между собой по общему признаку. В верхнем уровне у вас должно получиться примерно от трех до десяти крупных категорий, а более детальное разделение – внутри них.

Теперь в вашем файловом хранилище создайте пустые папки с названиями этих категорий. Выберите из списка только то, что вам актуально. Такие папки могут организоваться на разных носителях, исходя из вашего удобства (это мы уже рассматривали в прошлой главе).

Примеры наиболее популярных категорий: «Работа», «Учеба», «Хобби», «Книги», «Фильмы», «Музыка», «Игры», «Программы», «Бытовые файлы», «Фотографии», «Воспоминания» (именно по этим категориям дальше в книге я даю советы по расхламлению). Возможно, что-то из документов занимает так много места или настолько важно, что у него будет отдельная папка. Имена папок можно брать «стандартные» или придумать свои.

«Ночь… Тишина… И только я шуршу в ноутбуке. Не спится. И мне не нравится название «Работа» для папки. Слишком скучно. Неожиданно придумалась папка «Мода». Работаю стилистом, и раньше все было просто разбросано по ноутбуку черт знает как…»

Если в вашей системе существуют папки «по умолчанию», вы можете попробовать воспользоваться ими. Но гораздо интереснее сделать структуру «под себя». Кстати, это отличный повод потренировать фантазию и поднять себе настроение. Кто сказал, что папки должны называться скучно? «Вышивание», «Фото», «Всякости», «Астраханчик», «Экстрим», «Соленья» – вы ограничены только сферами деятельности и собственной фантазией.

«У меня все файлы были раньше по папочкам расположены на рабочем столе – подойдет в качестве общего места для расхламления? Я планирую убрать их с рабочего стола в итоге. Но на данный момент так удобнее, потому как постоянно захожу в эти папки и что-то удаляю. А когда начну работать – наверное, начну привыкать работать с новым местом… Или нет?»

Обязательно создайте структуру сразу в том месте, где будут постоянно лежать документы. Не нужно куда-то «временно» пристраивать ее, чтобы потом планировать перенести – делайте сразу «на чистовик». Как говорится, нет ничего более постоянного, чем временное. В процессе расхламления у вас выработается привычка класть все на место. И будет лучше, если вы выберете правильное место сразу, чтобы потом не переучиваться. К тому же если вам неудобно ходить по папкам сейчас, то потом удобнее не станет – ищите сразу комфортное решение.

Нет смысла размышлять в теории о том, какой вариант удобнее. Думайте руками. Положите документы в одно место, в другое, третье. И где они удобно улягутся и при этом не будут мозолить глаза, там их и оставьте.

Файлы «от компьютера».Часто программы или операционная система создают собственные папки и файлы в «Моих документах» и других местах для пользователя по умолчанию, и сколько их ни удаляй – они появляются заново. Не позволяйте им оказываться в одной папке с личными документами. Если это не ваш личный файл – в документах ему не место.

На курсах у меня пользователи выбирали для документов папку по умолчанию, сносили оттуда все системное – и у них ломался Outlook, потому что он там вообще-то живет. Вот и пусть живет дальше – оставьте папки по умолчанию системе и создайте себе отдельный уголок.

Смешивать «компьютерные» и личные файлы – это примерно как держать в одном ящике отвертки и шампунь. Во-первых, при пользовании личной папкой вам важно охватить все документы одним взглядом. Когда внутри появляется подобный «виртуальный налет», внимание рассеивается (а внимания у нас и так дефицит). Во-вторых, автоматическая резервная копия будет прихватывать их вместе с остальными, а это – дополнительное место на диске резервного хранения. Лучше всего «отделиться» от системы, создав большую папку под документы со своим именем, и уже внутри хранить личные файлы.

Не распыляйтесь.Система папок должна быть простой. Лучше всего, если все они будут названы одним-двумя понятными словами, на одном языке, и их суммарно будет не больше десятка. Почему такое число? Исследования доказали, что человеческий мозг в силах запомнить не более 5–7 объектов разом. Например, если вы захотите заказать больше пяти видов мороженого в кафе, придется сверяться с меню, чтобы ничего не забыть. Так же и с папками – когда перед глазами у нас от пяти до десяти крупных категорий, содержащих только файлы по определенной тематике, мы уже не думаем: «И куда я мог сохранить резюме?..» А целенаправленно лезем в папку с работой. Если же в документах лежит примерно сорок папок с разными названиями и еще десятка три бесхозных документов – вы подвисаете, начиная читать названия.

Еще пример – если у вас несколько разных увлечений, лучше сохранить их все в одну большую папку «Хобби». И уже внутри создать подпапки для каждого из них: «Макраме», «Кик-боксинг», «Итальянская философия». Таким образом, едва открыв документы, вы легко найдете, куда спрятали сочинения Фомы Аквинского или видеоролик по отработке базовых ударов в челюсть.

«Значит, так. В теории получается следующее. Новая мегапапка: «Светлое будущее». Мегапапка со всем, что было до этого: «Темное прошлое». Мои категории папок: библиотека, кинематограф, фотографии, личный архив, работа, музыка, подборки, творческие проекты, программы. Итого 9 штук. Хотела уложиться в 5–6 категорий, но не получилось. Основное место хранения у меня будет внешний жесткий диск, чтобы пользоваться одними и теми же документами и на ноутбуке, и на стационарном компьютере».

Зачем делать пустые папки?Вы можете не увидеть особого смысла в создании «пустого каркаса», если у вас есть относительно удобная структура, где совсем мало мусора. Но я рекомендую попробовать. Создание совершенно новой структуры, куда вы постепенно будете переносить документы, имеет психологический эффект.

Переложить документы из старых папок в новые с таким же названием – недолго. Но вы сразу увидите, какого порядка можно достичь, и вам это понравится. Это похоже на переезд в новую квартиру: в девственно-чистой комнате хочется добавить буквально пару предметов мебели. Старые папки невольно тянут за собой старые привычки. Если у вас уже есть хорошая удобная структура, выполнение заданий поможет вам сократить объем документов в 2–3 раза.