Джамиля Котлярова - Записки удаленщика [Как стать крутым фрилансером] [litres]

Моя любимая система работы – это работа блоками. Я разбиваю день на блоки по два-четыре часа в зависимости от задач и посвящаю каждый блок только одному делу. Это позволяет не распыляться, не уставать и эффективно реализовывать все намеченные планы, не переживая, что что-то важное «не влезло» в график.

Объясню на примере. Допустим, сегодня мне нужно смонтировать вебинар, написать посты и отредактировать статьи авторов, с которыми я работаю. Монтаж занимает около четырех часов, написание постов и редактура – по два часа. Распределяю я задачи по приоритету и сложности: вебинар монтирую раньше, так как нужно учесть время на рендер (сохранение смонтированного видео в файл) и загрузку, а клиенту он нужен к вечеру. Посты и статьи я планирую на следующие дни – они могут подождать.

Значит, когда я сажусь за работу в полдень, первые четыре часа я монтирую вебинар. Дальше ставлю его на рендер и иду обедать – отдыхаю около часа. После обеда закидываю вебинар в облако или на видеохостинг и открываю статьи – стараюсь чередовать сложные/ креативные задачи и рутинные, редактура относится ко второму типу. Вычитываю, правлю, возвращаю авторам или ставлю в публикацию, делаю еще один небольшой перерыв и приступаю к написанию постов.

В итоге я работаю в среднем шесть-семь часов, иногда меньше, если нет больших задач вроде монтажа, иногда больше, если веду сразу несколько крупных проектов. И это оптимальный вариант: можно учесть задачи разных клиентов, не прокрастинировать, думая, за что хвататься первым делом, и не отвлекаться на мелочи. А для этих самых мелочей выделить еще один блок.

Даже если вы будете работать иначе, концентрация на одном деле должна стать для вас главным правилом и ориентиром. Лучше заниматься только конкретной задачей, не отвечая параллельно на звонки, сообщения, не забегая на секунду в соцсети, не внимая просьбам близких сходить выкинуть мусор.

На все попытки вас отвлечь – неважно, родными или клиентами – отвечайте одинаково: сделаю, как освобожусь, и называйте примерный срок. Вам не нужно все бросать и немедленно выполнять просьбу или развернуто отвечать клиенту. Не молчите, но при этом дайте понять, что прямо сейчас у вас в приоритете другое дело.

Если вы введете в привычку не отвлекаться, со временем для вас не составит труда быстро выполнить какую-то задачу, которая раньше растягивалась на дни или даже недели. На фрилансе наполнением и распределением времени занимаетесь исключительно вы.

Чтобы система работала, нужно планировать все дела. Когда у вас есть четкий план, вам гораздо проще сразу приступить к работе. Если плана нет, легко забыть про важные задачи и потратить много времени на прокрастинацию, думая, что сделать в первую очередь. Я составляю план на неделю в воскресенье вечером и на каждый день вечером или с утра. Рядом с компьютером у меня лежит открытый ежедневник со списком дел, созвонами и встречами, если они есть. Мне проще работать, когда все основные задачи перед глазами, а вот детализирую я их в отдельных блокнотах и планерах. Вообще, у меня три бумажных блокнота: ежедневник, тетрадь с идеями по личному и клиентским проектам, тетрадь для курсов (в нее я записываю идеи из просмотренных курсов и составляю программы своих). Помимо этого, я использую еще онлайн-планировщики: в Trello у меня есть несколько досок для своих и клиентских проектов, где я веду контент-планы, разрабатываю стратегии и слежу за их выполнением.

Составлять план на день, чек-листы и списки задач полезно для повышения продуктивности: каждый раз, когда вы вычеркиваете выполненную задачу, организм вырабатывает порцию дофамина. Чем больше дел вы будете доводить до конца, тем больше приятных эмоций будете испытывать, а мозг будет стремиться получать еще больше дофамина – поэтому между прокрастинацией и действием выберет второе.

Я знаю людей, которые все держат в голове, не записывая дела ни в ежедневник, ни хотя бы в телефон. В итоге они жалуются на постоянную усталость, забывчивость и нехватку времени: упускают интересные проекты, вовремя не звонят клиенту, опаздывают, пытаются охватить необъятное и вписать в один день слишком много задач, которые стоило бы растянуть на неделю. Это демотивирует, плохо влияет на отношения с окружающими и, ко всему прочему, снижает уровень дофамина: ведь многие дела забываются или долгое время не доводятся до конца. Если хотите навести порядок в работе и жизни и сберечь нервы, записывайте хотя бы основные дела на день – вы увидите, насколько проще позволить ежедневнику снять с вас груз мыслей, чем держать все в голове.

При этом бывает сложно приступить или, наоборот, вовремя переключиться на следующую задачу. Для контроля я использую тайм-трекеры. Самый простой – «помидорка», где вы ставите таймер на 15 или 25 минут, по истечении которых слышите сигнал и устраиваете пятиминутный перерыв. Его я запускаю, если мне тяжело себя заставить взяться за дело, например, когда меня пугает объем работы: тогда я включаю «помидорку» и говорю себе, что поработаю над проектом 15 минут, а дальше – как пойдет. В большинстве случаев я втягиваюсь и работаю гораздо дольше, потому что главное – начать, преодолеть этот барьер. Разбивка больших проектов на маленькие, даже малюсенькие, шаги тоже очень помогает: когда понимаешь, что тебе нужно сделать очень много, теряешься, а если прописать задачи вплоть до «открыть таблицу и сделать заголовки у столбцов», работа кажется гораздо более простой и понятной.

Также я использую простейший таймер, который просто засекает, сколько времени я работала над задачей. Эти данные я вношу в отчетную таблицу по проектам, которые выполняю с почасовой оплатой.

Есть и более сложные трекеры: они автоматически рассчитывают время, которое вы расходовали на мессенджеры, конкретные сайты и приложения, а потом анализируют его и дают рекомендации. Такие трекеры полезно использовать в первые месяцы работы из дома, чтобы увидеть, куда уходит время и как его можно оптимизировать.

Чтобы вы не думали, что я вас сейчас буду учить бегать в пять утра и покупать тренажеры, сразу честно признаюсь: для меня спорт – до сих пор слабое место, и мне сложно заставлять себя заниматься. При этом я прекрасно понимаю: без движения мое здоровье быстро ослабеет, начнутся проблемы с позвоночником, суставами, зрением (и давайте сделаем вид, что геморроя в этом мире не существует).

Но бороться с гиподинамией нужно в любом случае, независимо от нашей любви или нелюбви к спорту. Я нашла для себя простой выход: вместо скучных для меня упражнений я включаю динамичную музыку и танцую, как мне хочется. Без инструкций, уроков, тренеров, просто двигаюсь всем телом. При этом стараюсь обращать внимание, какие части тела хочется размять: машу руками, прыгаю, кручу головой, тянусь. Так можно слушать несколько треков по несколько раз в день, а два-три раза в неделю устраивать «танцевальные сессии» по полчаса-часу – как душа пожелает.